導入事例ルーマニアのビザ申請代行会社がDS-160の処理時間を96%短縮した方法
VizeAmerica.comは、5人のチームで繁忙週に最大200件のDS-160を処理しています。以前は1件あたり120～125分のスタッフの時間がかかっていましたが、今では5分未満です。ブログ記事の全文をお読みください。
VizeAmerica.comについて
VizeAmerica.comは、米国の非移民ビザ申請を専門とするルーマニアのビザ申請代行会社です。5人のチームで、クライアントの受付、DS-160フォームの作成、書類の確認、面接の予約を担当し、1週間に最大200件の申請を処理しています。
沿革
VizeAmerica.comは、事業になる前は人助けでした。2001年当時、創業者は村で唯一英語が話せてインターネットを使える人でした。近所の人たちが、ブカレストの米国領事館への書類の提出を手伝ってもらいに家へやって来たのです。
"ルーマニアのブカレストにある米国領事館への書類の提出を手伝ってほしいと、大勢の人が家に来ていました。"
2006年、その知識をオンラインで公開しました。vizeamerica.comは、米国ビザ申請者向けの無料のルーマニア語情報サイトとして開設されました。当時、大使館自身も提供していなかったものです。
"当時、米国大使館にはルーマニア語のページがありませんでした。その後、ウェブサイトを見つける人がどんどん増えるにつれて、少しずつ有料サービスを始めました。"
評判が広まり、SEOも追い風になりました。サイトはルーマニアの検索エンジンで米国ビザ関連の検索結果の上位に表示されるようになり、それを中心に有料のビジネスが育っていきました。
課題
スタッフは5人、それに対して1週間で200件に達することもあるDS-160の順番待ち。すべての申請を手作業で処理し、受付の電話、やり取り、CEACへの入力を含めて1件あたり120～125分かかっていました。
目に見えないエラーがさらに状況を悪化させました。余分なスペースによる検証エラー、誤った形式で入力された日付。件数が多いと、小さなミスが何時間もの時間を奪っていました。
そんなとき、1つのグループで165人の申請者を抱えるクライアントが現れました。
"そのとき、よし、自動化の方法を探すか、自分で作ろうと思ったんです。"
解決策
チームは手作業のクライアント受付フォームを、DS160.ioのホワイトラベル受付フォームに置き換えました。進捗の自動追跡と通知により、申請者とのやり取りの往復がなくなりました。
成果
120～125分かかっていた申請が、今ではスタッフの作業時間4～5分で済みます。チームは事前入力されたデータを確認し、自動提出を開始して、次の作業に移ります。以前は手が届かなかった週200件のフォームも、確認作業は約17時間です。
"DS160.ioを使い始める前は、フォーム1件につき約120～125分かかっていました。今では代行会社向けの画面から提出プロセスを開始すれば、1件あたり4～5分で済むようになりました。"
生まれた時間の使い方
DS-160の作業から解放され、チームは本当に大切なこと、つまり面接の予約、クライアントとのコミュニケーション、提出後のサポートに集中しています。同じチームで、より多くのクライアントに対応できます。
"スタッフはDS160.ioの導入で生まれた時間を、DS160提出後のプロセス、つまり実際のビザ面接の予約手続きをより適切に管理するために使っています。"