導入事例：VizeAmerica.comはいかにしてDS-160の処理時間を96%削減したか
ルーマニアのビザ申請代行会社VizeAmerica.comは、5人のチームでDS-160にかかる時間をフォーム1件あたり120–125分から4–5分へと96%削減しました。導入の経緯と、繁忙期に何が変わったのかをご紹介します。
VizeAmerica.comは、5人のチームで週に最大200件のDS-160フォームを処理しています。以前は1件に120–125分かかっていましたが、今では5分もかかりません。
その歩みをご紹介します。導入事例の詳細ページもご覧いただけます。
VizeAmerica.comについて
VizeAmerica.comは、米国の非移民ビザ申請を専門とするルーマニアのビザ申請代行会社です。5人のチームでクライアントの受付、DS-160フォームの作成、書類の確認、面接の予約までを担い、週に最大200件の申請を処理しています。
これまでの歩み
VizeAmerica.comは、事業になる前は人助けでした。2001年当時、創業者は村で唯一英語を話せ、インターネットにアクセスできる人物でした。近所の人々が、ブカレストの米国領事館に提出する書類の作成を手伝ってもらおうと家を訪れていたのです。
「ルーマニアのブカレストにある米国領事館に提出する書類を手伝ってほしいと、たくさんの人が家に来ていました。」
2006年、その知識をオンラインで公開しました。vizeamerica.comは、米国ビザ申請者向けの無料のルーマニア語情報サイトとして始まりました。当時は大使館自体もそうした情報を提供していなかったのです。
「当時、米国大使館にはルーマニア語のページがありませんでした。その後、ウェブサイトを見つけてくれる人がどんどん増えるにつれて、少しずつ有料サービスを提供するようになりました。」
口コミで評判が広がり、SEOも追い風になりました。サイトはルーマニアの検索エンジンで米国ビザ関連の検索結果の上位に表示されるようになり、その周りに有料の事業が育っていきました。
課題
スタッフは5人、そして待ち行列は週に200件のDS-160フォームに達することもありました。そのすべてを手作業で入力し、1件あたり120–125分かかっていました。
目に見えないエラーが状況をさらに悪化させていました。余分なスペースによる入力チェックのエラーや、誤った形式で入力された日付などです。小さなミスでも、件数が増えれば何時間も失われます。
そんなとき、1つのグループで165人の申請者を抱えるクライアントが現れました。
「そのとき私は自分に言いました。よし、自動化の仕組みを探すか、自分で作ろう、と。」
解決策
チームは手作業のクライアント受付フォームを、DS160.ioのホワイトラベル受付フォームに置き換えました。進捗の自動追跡と通知により、申請者との何度ものやり取りがなくなりました。
成果
120–125分かかっていたフォームが、今では4–5分で済みます。チームは事前入力されたデータを確認し、自動提出を開始したら、次の作業に移ります。DS-160に費やす週あたりの時間は半分以下になりました。
「DS160.ioを使い始める前は、フォーム1件あたり約120-125分かかっていました。それが、代行会社向けの画面から提出処理を開始すれば、フォーム1件あたり4-5分にまで短縮できるようになりました。」
生まれた時間の使い方
DS-160の作業から解放されたチームは、本当に大切なこと、つまり面接の予約、クライアントとのコミュニケーション、提出後のサポートに集中しています。同じチームで、より多くのクライアントに対応できるようになりました。
「スタッフは、DS160.ioの利用で生まれた時間を使って、DS-160の後のプロセス、つまり実際のビザ面接の予約手続きをより適切に管理しています。」
導入前と導入後
| 指標 | DS160.io導入前 | DS160.io導入後 |
|---|---|---|
| フォーム1件あたりの時間 | 120–125分 | 4–5分 |
| DS-160に費やす週あたりの時間 | 約1,000時間 | 50%以上削減 |
| エラー・修正率 | 高い（スペース、日付） | ごくわずか |
| 導入にかかった時間 | — | 5分 |
| スタッフの主な業務 | データ入力 | 面接の予約とクライアント対応 |
ひとつのアドバイス
迷っている他の代行会社の経営者に何を伝えたいかと尋ねると、こう答えてくれました。
「今すぐ始めましょう！明日まで待たないでください。方法は私に聞いてください。」
VizeAmerica.com創業者との一問一答（全文）
以下は、私たちのインタビューへの回答を編集せずにそのまま掲載したものです。
あなたの代行会社について簡単に教えてください。スタッフの人数、ビザのクライアントの種類、クライアントが主に話す言語は何ですか。
私は2001年に、米国ビザを申請する人々に無料でアドバイスをすることから始めました。村で英語を話せてインターネットにもアクセスできるのは私だけだったので、ルーマニアのブカレストにある米国領事館に提出する書類を手伝ってほしいと、たくさんの人が家に来ていました。2006年以降、ビザの申請方法をルーマニア語で無料で紹介するウェブサイトとしてvizeamerica.comを始めました（当時、米国大使館にはルーマニア語のページがありませんでした）。その後、ウェブサイトを見つけてくれる人がどんどん増えるにつれて、少しずつ有料サービスを提供するようになり、SEOの取り組みのおかげでルーマニアの検索結果ページでとても目立つ存在になりました。
週に何件のDS-160フォームを処理していましたか。また、受付から提出まで1件あたりおよそどれくらいかかっていましたか。
スタッフ5人で、週に40-200件のフォームを扱っています。DS160.ioを使い始める前は、フォーム1件あたり約120-125分かかっていました。それが、ds160.ioの代行会社向けの画面から提出処理を開始すれば、フォーム1件あたり4-5分にまで短縮できるようになりました。
DS-160の作業だけに、週に何時間を費やしていましたか。
週に約1000時間です。
その作業で最大のボトルネック、あるいはエラーの原因は何でしたか。
入力欄の余分なスペースをチェックする仕組みがなかったこと（私たちのフィードバックを受けて、今では新しいds160.ioのプロセスに標準のチェックとして組み込まれています）と、日付を間違えて入力してしまうこと（月/日と日/月の取り違え）です。
今ではDS-160 1件にどれくらいかかりますか。また、週に何件処理していますか。
4-5分です。件数は依頼次第ですが、今ではずっと多くの件数を、ずっと速く処理しています。
現在、DS-160の作業に週何時間を費やしていますか。
以前の半分以下です :)
エラー率や修正率は変わりましたか。変わったなら、およそどのくらいですか。
はい、大幅に変わりました。今では事前入力された内容に目を通して手早く確認し、あとは提出処理を開始して4-5分待てば完了します。最後のステップとして、写真を手動でアップロードするだけです。
より多くのクライアントを受け入れたり、スタッフの時間を別の業務に振り向けたりできるようになりましたか。具体的に教えてください。
はい、より多くのお客様に対応しやすくなりました。また、スタッフはds160.ioの利用で生まれた時間を使って、DS-160の後のプロセス、つまり実際のビザ面接の予約手続きをより適切に管理しています。
別の解決策を探すきっかけは何でしたか。また、DS160.ioを試す前にためらいはありましたか。
すでにすべてのフォームを管理するのがとても大変になっていたので、データ入力を自動化する方法を探していました。でも最大の難題は、1つのグループに165人の申請者がいるお客様でした。そのとき私は自分に言いました。よし、自動化の仕組みを探すか、自分で作ろう、と。」 :) そしてds160.ioを見つけ、その日から利用しているのはここだけです。
チームが使い始められるようになるまで、どのくらいかかりましたか。
5分です。
DS160.ioを検討している他のビザ申請代行会社の経営者に、何を伝えたいですか。
今すぐ始めましょう！明日まで待たないでください。方法は私に聞いてください :)
VizeAmerica.comは、DS160.ioの代行会社向けの画面を通じて毎週数百件のDS-160フォームを処理しています。サービスの詳細はvizeamerica.comをご覧ください。
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