КейсКак румынское визовое агентство сократило время обработки DS-160 на 96%
VizeAmerica.com проводит до 200 DS-160 за загруженную неделю силами команды из пяти человек. Раньше каждая анкета стоила 120–125 минут работы. Теперь — менее пяти. Читать полную статью в блоге.
О VizeAmerica.com
VizeAmerica.com — румынское визовое агентство, специализирующееся на заявлениях на неиммиграционные визы U.S. Команда из пяти человек занимается приёмом клиентов, подготовкой формы DS-160, проверкой документов и записью на собеседования, обрабатывая до 200 заявлений в неделю.
История
Прежде чем VizeAmerica.com стал бизнесом, это была дружеская услуга. В 2001 году основатель был единственным человеком в своём посёлке, кто говорил по-английски и имел доступ в интернет. Соседи приходили домой за помощью с подачей документов в консульство U.S. в Бухаресте.
"К нам приходило много людей, чтобы я помогал им подавать документы в консульство U.S. в Бухаресте, Румыния."
В 2006 году эти знания перешли в онлайн. vizeamerica.com запустился как бесплатный ресурс на румынском языке для заявителей на визу U.S. — то, чего тогда не предлагало само посольство.
"Тогда у посольства U.S. не было страниц на румынском. Постепенно мы начали предлагать платные услуги, по мере того как всё больше людей находили сайт."
Слухи распространялись. SEO помогало. Сайт стал одним из самых заметных результатов в румынских поисковиках по визовым запросам U.S., и вокруг него вырос платный бизнес.
Проблема
Пятеро сотрудников и очередь, которая в неделю доходила до 200 DS-160. Каждая анкета вручную: 120–125 минут, считая первичный разговор, переписку и набор в CEAC.
Незаметные ошибки усугубляли ситуацию — лишние пробелы, не проходящие валидацию, даты, введённые в неправильном формате. Маленькие ошибки, съедавшие часы при таком масштабе.
Затем пришёл клиент со 165 заявителями в одной группе.
"Тогда я сказал себе: ладно, давайте искать решение для автоматизации или построим его сами."
Решение
Команда заменила свои ручные формы приёма клиентов на формы приёма с whitelabel-брендингом от DS160.io — с автоматическим отслеживанием прогресса и оповещениями, устранившими переписку с заявителями.
Результаты
Анкеты, которые стоили 120–125 минут, теперь занимают 4–5 минут работы. Команда проверяет предзаполненные данные, запускает автоматическую подачу и идёт дальше. Неделя на 200 форм, прежде недостижимая, — это около 17 часов проверки.
"До того как мы начали работать с DS160.io, на каждую форму уходило около 120-125 минут, а теперь получается 4-5 минут на форму, после того как мы запускаем подачу через интерфейс агентства."
Как используется освободившееся время
С DS-160 «снятыми с тарелки», команда сосредоточена на том, что важно, — записи на собеседования, общении с клиентами и поддержке после подачи. Та же команда, больше клиентов.
"Сотрудники используют дополнительные часы, выигранные благодаря DS160.io, чтобы лучше управлять процессом после DS-160 — фактическими шагами по записи на визовое собеседование."