डेटा प्रसंस्करण करार

यह डेटा प्रसंस्करण करार (“DPA”) यह निर्धारित करता है कि Galah Enterprises Pty Ltd (ACN 682 927 779), जो DS160.io (“DS160.io”) के रूप में व्यापार करती है, DS160.io व्यावसायिक वर्कस्पेस का उपयोग करने वाले व्यावसायिक ग्राहक (“ग्राहक” (Customer)) की ओर से व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण कैसे करती है। यह DS160.io की सेवा की शर्तों (“करार” (Agreement)) का भाग है और तब प्रभावी होता है जब ग्राहक उन्हें स्वीकार करता है, करार के खंड 1(e) में निर्धारित किसी भी तरीके से: बॉक्स पर टिक करके या “I accept these Terms” पर क्लिक करके, DS160.io के साथ किसी करार पर हस्ताक्षर करके, या किसी व्यावसायिक वर्कस्पेस के लिए भुगतान करके या उसका उपयोग करके।

1. परिभाषाएँ

जिन शब्दों को यहाँ परिभाषित नहीं किया गया है, उनका वही अर्थ है जो GDPR (सामान्य डेटा संरक्षण विनियमन, Regulation (EU) 2016/679) में दिया गया है। “डेटा संरक्षण कानून” (Data Protection Law) का अर्थ है GDPR, UK GDPR और UK Data Protection Act 2018, स्विस Federal Act on Data Protection, और कोई अन्य डेटा संरक्षण कानून जो ग्राहक के व्यक्तिगत डेटा पर लागू होता है। “ग्राहक व्यक्तिगत डेटा” (Customer Personal Data) का अर्थ है अनुलग्नक I में वर्णित वह व्यक्तिगत डेटा जिसका प्रसंस्करण DS160.io ग्राहक की ओर से करता है। “आवेदक” (Applicant) का अर्थ है वह व्यक्ति जिसका DS-160 ग्राहक के वर्कस्पेस में तैयार किया जाता है। “उप-प्रोसेसर” (Sub-processor) का अर्थ है वह तृतीय पक्ष जिसे DS160.io ग्राहक व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए नियुक्त करता है। “SCC” (मानक संविदात्मक खंड, Standard Contractual Clauses, SCCs) का अर्थ है Commission Implementing Decision (EU) 2021/914 के साथ संलग्न मानक संविदात्मक खंड।

2. भूमिकाएँ और दायरा

ग्राहक, ग्राहक व्यक्तिगत डेटा का नियंत्रक (controller) है और DS160.io उसका प्रोसेसर (processor) है। यह DPA केवल ग्राहक व्यक्तिगत डेटा को कवर करता है: ग्राहक के वर्कस्पेस में आवेदक का डेटा। DS160.io ग्राहक के अपने खाते और बिलिंग डेटा, तथा उसके कर्मचारियों के साइन-इन डेटा का प्रसंस्करण, अपनी गोपनीयता नीति के अंतर्गत नियंत्रक के रूप में करता है।

अनुलग्नक I प्रसंस्करण की विषय-वस्तु, अवधि, प्रकृति और प्रयोजन, व्यक्तिगत डेटा के प्रकारों और डेटा विषयों की श्रेणियों का वर्णन करता है।

3. ग्राहक के दायित्व

ग्राहक उस प्रसंस्करण के लिए, जिसका वह निर्देश देता है, एक विधिसम्मत आधार रखने के लिए, और आवेदकों को GDPR के अनुच्छेद 13 और 14 द्वारा अपेक्षित जानकारी देने के लिए उत्तरदायी है। चूँकि DS-160 स्वास्थ्य और गिरफ़्तारियों तथा दोषसिद्धियों के बारे में पूछता है, इसलिए ग्राहक विशेष रूप से स्वास्थ्य संबंधी उत्तरों के लिए GDPR के अनुच्छेद 9 के अंतर्गत एक शर्त और आपराधिक इतिहास संबंधी उत्तरों के लिए GDPR के अनुच्छेद 10 के अंतर्गत एक आधार के लिए उत्तरदायी है, उदाहरण के लिए आवेदक की स्पष्ट सहमति, इससे पहले कि वे उत्तर DS160.io के माध्यम से दर्ज या एकत्र किए जाएँ।

DS160.io क्लाइंट लिंक पर एक वैकल्पिक सहमति चरण प्रदान करता है, जिसे ग्राहक अपने वर्कस्पेस की सेटिंग्स में या प्रत्येक लिंक के लिए चालू करता है। जिस क्लाइंट लिंक पर यह चालू है, वह आवेदक को एक गोपनीयता सूचना और इस प्रसंस्करण का विवरण दिखाता है, जिन्हें DS160.io ने टेम्पलेट के रूप में लिखा है, जो ग्राहक की ब्रांडिंग के अंतर्गत दिखाए जाते हैं और DS160.io का नाम केवल ग्राहक के सॉफ़्टवेयर प्रदाता के रूप में लेते हैं, और आवेदक को लिंक का उपयोग केवल सहमति देने के बाद करने देता है, जिसमें स्वास्थ्य और आपराधिक इतिहास संबंधी उत्तरों के लिए स्पष्ट सहमति भी शामिल है। ग्राहक उस टेम्पलेट को अपनी स्वयं की सूचना के रूप में अपनाता है और उस सूचना के लिए, इस बात के लिए कि सहमति उचित आधार है या नहीं, तथा उन आवेदकों के लिए जो ऐसे लिंक के अलावा किसी अन्य माध्यम से DS160.io तक पहुँचते हैं, उत्तरदायी बना रहता है। DS160.io ग्राहक के लिए प्रत्येक सहमति और उसकी वापसी को दर्ज करता है। समूह लिंक पर, जिसके माध्यम से ग्राहक द्वारा समूह प्रमुख नियुक्त किया गया व्यक्ति कई आवेदकों के फ़ॉर्म भरता है, प्रमुख प्रत्येक आवेदक के लिए उस सूचना के ऐसे संस्करण पर सहमति देता है जो उनकी ओर से सहमति देने के लिए लिखा गया है। वह सहमति आवेदक का अपना क्लाइंट लिंक नहीं खोलती, जो फिर से सहमति माँगता है। ग्राहक तय करता है कि क्या कोई प्रमुख किसी वयस्क आवेदक की ओर से सहमति दे सकता है, और इस बात के लिए उत्तरदायी बना रहता है कि प्रमुख प्रत्येक आवेदक की ओर से कार्य कर सकता है।

DS160.io को ग्राहक के निर्देश हैं: यह DPA, करार, और ग्राहक द्वारा DS160.io का उपयोग और विन्यास, जिसमें क्लाइंट लिंक भेजना, उत्तर दर्ज करना और संपादित करना, किसी आवेदन के संदेशों में आवेदकों को लिखना, तथा CEAC पर दाखिला आरंभ करना शामिल है। CEAC से आयात शुरू करना, या आवेदकों को क्लाइंट लिंक पर उसे शुरू करने देना, जो तब तक चालू रहता है जब तक ग्राहक उसे बंद न करे, भी एक निर्देश है; विवरण दर्ज करने वाला व्यक्ति पुष्टि करता है कि आवेदक जमा किए गए DS-160 की उस कॉपी के लिए सहमत है जो CEAC बनाता है।

4. DS160.io के दायित्व

निर्देश। DS160.io ग्राहक व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण केवल ग्राहक के दस्तावेज़ीकृत निर्देशों पर करता है, जिसमें EEA और UK के बाहर अंतरण भी शामिल हैं, जब तक कि कानून अन्यथा अपेक्षा न करे; उस स्थिति में DS160.io पहले ग्राहक को बताता है, जब तक कि कानून इसे निषिद्ध न करे। यदि DS160.io को लगता है कि कोई निर्देश डेटा संरक्षण कानून का उल्लंघन करता है, तो वह ग्राहक को बताता है।

गोपनीयता। DS160.io द्वारा ग्राहक व्यक्तिगत डेटा के प्रसंस्करण के लिए अधिकृत प्रत्येक व्यक्ति लिखित गोपनीयता दायित्व से बाध्य है और उसे उपयुक्त गोपनीयता और सुरक्षा प्रशिक्षण प्राप्त होता है। DS160.io के कर्मचारी ग्राहक का वर्कस्पेस या किसी आवेदक का आवेदन केवल किसी समस्या की जाँच करने के लिए ग्राहक की अनुमति से खोलते हैं, और अन्यथा केवल विफल दाखिला प्रक्रियाओं के निदान अभिलेख देखते हैं।

सुरक्षा। DS160.io अनुलग्नक II में दिए गए तकनीकी और संगठनात्मक उपाय लागू करता है और उन्हें कम से कम उतना सुरक्षात्मक बनाए रखता है जितना वहाँ वर्णित है।

सहायता। प्रसंस्करण की प्रकृति को ध्यान में रखते हुए, DS160.io ग्राहक की सहायता करता है:

• अपने अधिकारों का प्रयोग करने वाले आवेदकों के अनुरोधों का उत्तर देने में। ग्राहक अपने वर्कस्पेस में आवेदकों के उत्तर स्वयं देख, सुधार और हटा सकता है; DS160.io किसी आवेदक के डेटा को हटाने का कार्य संभालता है और ग्राहक के अनुरोध पर प्रतियाँ प्रदान करता है। ग्राहक व्यक्तिगत डेटा के बारे में DS160.io को सीधे प्राप्त होने वाला कोई भी अनुरोध वह ग्राहक को अग्रेषित करता है और ग्राहक के निर्देश के बिना उसका उत्तर नहीं देता;
• GDPR के अनुच्छेद 32 से 36 के अंतर्गत अपने दायित्वों को पूरा करने में, जिसमें डेटा संरक्षण प्रभाव आकलन और पूर्व परामर्श शामिल हैं, DS160.io के पास उपलब्ध जानकारी के साथ।

5. व्यक्तिगत डेटा उल्लंघन

ग्राहक व्यक्तिगत डेटा को प्रभावित करने वाले किसी व्यक्तिगत डेटा उल्लंघन की जानकारी होने के बाद DS160.io बिना अनुचित विलंब के, और किसी भी स्थिति में 48 घंटों के भीतर, ग्राहक को सूचित करता है। सूचना में, जितना उस समय ज्ञात हो, उल्लंघन की प्रकृति, संबंधित आवेदकों और अभिलेखों की श्रेणियाँ और अनुमानित संख्या, संभावित परिणाम, और किए गए या प्रस्तावित उपायों का वर्णन होता है, और DS160.io अधिक जानकारी मिलने पर उसमें जोड़ता जाता है। DS160.io उल्लंघन को नियंत्रित करने के लिए उचित कदम उठाता है और उसके बारे में किसी पर्यवेक्षी प्राधिकरण या आवेदकों को तब तक सूचित नहीं करता जब तक ग्राहक निर्देश न दे या कानून अपेक्षा न करे।

6. उप-प्रोसेसर

ग्राहक DS160.io को उप-प्रोसेसरों को नियुक्त करने का सामान्य प्राधिकार देता है। इस DPA की तिथि पर नियुक्त उप-प्रोसेसर अनुलग्नक III में सूचीबद्ध हैं।

किसी उप-प्रोसेसर को जोड़ने या बदलने से पहले DS160.io ग्राहक को, वर्कस्पेस के स्वामी को ईमेल द्वारा और अनुलग्नक III को अद्यतन करके, कम से कम 30 दिनों की सूचना देता है। ग्राहक उस अवधि के भीतर उचित डेटा संरक्षण आधारों पर आपत्ति कर सकता है; यदि पक्ष आपत्ति का समाधान नहीं कर पाते, तो ग्राहक करार के खंड 5(c) के अंतर्गत DS160.io का उपयोग समाप्त कर सकता है, और किसी भी अप्रयुक्त अग्रिम भुगतान किए गए शुल्क का आनुपातिक प्रतिदाय प्राप्त कर सकता है।

DS160.io प्रत्येक उप-प्रोसेसर पर, लिखित अनुबंध द्वारा, ऐसे डेटा संरक्षण दायित्व लागू करता है जो कम से कम इस DPA के समान संरक्षण देते हैं, और प्रत्येक उप-प्रोसेसर के निष्पादन के लिए ग्राहक के प्रति उत्तरदायी बना रहता है।

7. अंतरराष्ट्रीय अंतरण

DS160.io ग्राहक व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण संयुक्त राज्य अमेरिका में अपने मुख्यालय में स्थित अपने सर्वरों पर करता है, और उसके उप-प्रोसेसर संयुक्त राज्य अमेरिका में हैं। जहाँ ग्राहक GDPR के अधीन है और DS160.io को किया गया अंतरण किसी तृतीय देश को किया गया अंतरण है, वहाँ पक्ष SCC के मॉड्यूल 2 (नियंत्रक से प्रोसेसर) में प्रवेश करते हैं, जो संदर्भ द्वारा समाविष्ट हैं, जिसमें ग्राहक डेटा निर्यातक और DS160.io डेटा आयातक है, और ये विकल्प लागू होते हैं:

• खंड 7 (डॉकिंग खंड) लागू नहीं होता;
• खंड 9: विकल्प 2 (सामान्य लिखित प्राधिकार), अनुभाग 6 में दी गई सूचना अवधि के साथ;
• खंड 11: वैकल्पिक शब्दावली लागू नहीं होती;
• खंड 13: सक्षम पर्यवेक्षी प्राधिकरण अनुलग्नक I में निर्धारित अनुसार है;
• खंड 17 और 18: आयरलैंड का कानून और न्यायालय;
• SCC के अनुलग्नक I, II और III इस DPA के अनुलग्नक I, II और III द्वारा पूरे किए जाते हैं।

जहाँ ग्राहक UK GDPR के अधीन है, वहाँ पक्ष SCC के UK International Data Transfer Addendum (यूके अंतरराष्ट्रीय डेटा अंतरण परिशिष्ट, संस्करण B1.0) में भी प्रवेश करते हैं, जिसकी तालिकाएँ इस DPA से पूरी की जाती हैं और कोई भी पक्ष उसकी धारा 19 के अंतर्गत उसे समाप्त नहीं कर सकता।

जहाँ ग्राहक स्विस Federal Act on Data Protection (FADP, स्विस संघीय डेटा संरक्षण अधिनियम) के अधीन है, वहाँ SCC, FADP द्वारा शासित अंतरणों पर भी इन अनुकूलनों के साथ लागू होते हैं: GDPR के संदर्भों को FADP के संदर्भों के रूप में पढ़ा जाएगा; सक्षम पर्यवेक्षी प्राधिकरण Federal Data Protection and Information Commissioner (संघीय डेटा संरक्षण और सूचना आयुक्त) है; “सदस्य राज्य” (Member State) शब्द स्विट्ज़रलैंड में अभ्यस्त रूप से निवास करने वाले डेटा विषयों को, खंड 18(c) के अनुसार, वहाँ के न्यायालयों में दावे लाने से नहीं रोकता; और खंड 17 और 18 अन्यथा इस अनुभाग में निर्धारित अनुसार बने रहते हैं।

किसी आवेदक का DS-160 CEAC पर दाखिल करने से आवेदक के उत्तर अमेरिकी विदेश विभाग (US Department of State) को भेजे जाते हैं। वह अंतरण ग्राहक के निर्देश पर, सेवा के प्रयोजन के रूप में, किया जाता है, और अमेरिकी विदेश विभाग एक प्राप्तकर्ता है, उप-प्रोसेसर नहीं। CEAC से किसी DS-160 का आयात उसे पुनः प्राप्त करने वाला विवरण CEAC को भेजता है और, जमा किए गए DS-160 के लिए, वहाँ एक नई, बिना हस्ताक्षर वाली कॉपी बनाता है; यह भी ग्राहक के निर्देश पर किया जाता है।

8. विलोपन और वापसी

जब ग्राहक द्वारा DS160.io का उपयोग समाप्त होता है, तो DS160.io ग्राहक व्यक्तिगत डेटा का एक निर्यात, मशीन-पठनीय प्रारूप में, 30 दिनों के लिए ग्राहक को उपलब्ध कराता है, और फिर उसे हटा देता है (करार का खंड 11(e))। जब तक ग्राहक DS160.io का उपयोग करता है, DS160.io किसी वर्कस्पेस या किसी आवेदक के ग्राहक व्यक्तिगत डेटा को ग्राहक के अनुरोध के 30 दिनों के भीतर हटा देता है। हटाया गया डेटा DS160.io के डेटाबेस बैकअप में, और संग्रहीत फ़ाइलों के पुराने संस्करण उसके संग्रहण प्रदाता के पास, हटाए जाने के बाद 7 दिनों तक, एन्क्रिप्टेड रूप में, रहते हैं और फिर अधिलेखित कर दिए जाते हैं। DS160.io ग्राहक व्यक्तिगत डेटा को केवल वहीं अधिक समय तक रखता है जहाँ कानून इसकी अपेक्षा करता है, और तब केवल उसी प्रयोजन के लिए।

9. लेखापरीक्षा और जानकारी

DS160.io ग्राहक को इस DPA और GDPR के अनुच्छेद 28 के अनुपालन को प्रदर्शित करने के लिए आवश्यक जानकारी उपलब्ध कराता है, और अपने प्रसंस्करण के बारे में ग्राहक के उचित लिखित प्रश्नों का उत्तर देता है। DS160.io ग्राहक द्वारा या उसके द्वारा नियुक्त किसी स्वतंत्र लेखापरीक्षक द्वारा, निरीक्षणों सहित, लेखापरीक्षाओं की अनुमति देता है, किसी भी 12 महीनों में एक बार (या किसी व्यक्तिगत डेटा उल्लंघन के बाद अथवा जहाँ कोई पर्यवेक्षी प्राधिकरण अपेक्षा करे, वहाँ अधिक बार), कम से कम 30 दिनों की लिखित सूचना पर, कारोबारी घंटों के दौरान, गोपनीयता के कर्तव्य के अधीन, और ग्राहक की लागत पर। जहाँ वर्तमान प्रलेखन किसी लेखापरीक्षा अनुरोध का उत्तर देता हो, वहाँ DS160.io उस अनुरोध को उस प्रलेखन से पूरा कर सकता है।

10. दायित्व और पूर्वता

इस DPA के अंतर्गत प्रत्येक पक्ष का दायित्व करार के खंड 12 (दायित्व) में दी गई सीमाओं के अधीन है, सिवाय वहाँ जहाँ डेटा संरक्षण कानून उन सीमाओं की अनुमति नहीं देता। यदि यह DPA करार से विरोध में है, तो यह DPA प्रभावी होगा; यदि यह SCC से विरोध में है, तो SCC प्रभावी होंगे।

यह DPA तब तक प्रभावी रहता है जब तक DS160.io ग्राहक व्यक्तिगत डेटा का प्रसंस्करण करता है। SCC के अतिरिक्त, जो अनुभाग 7 में निर्धारित अनुसार शासित होते हैं, यह DPA न्यू साउथ वेल्स, ऑस्ट्रेलिया के कानून द्वारा शासित है, और प्रत्येक पक्ष न्यू साउथ वेल्स के न्यायालयों और उनसे अपील सुनने वाले न्यायालयों के अनन्य क्षेत्राधिकार के अधीन होता है।

अनुलग्नक I: प्रसंस्करण का विवरण

A. पक्ष

डेटा निर्यातक और नियंत्रक: ग्राहक, जैसा कि उसके DS160.io व्यावसायिक वर्कस्पेस में पहचाना गया है। संपर्क: वर्कस्पेस का स्वामी।

डेटा आयातक और प्रोसेसर: Galah Enterprises Pty Ltd, जो DS160.io के रूप में व्यापार करती है, 26 Knight Street, Arncliffe NSW 2205, Australia। संपर्क: privacy@ds160.io।

B. अंतरण और प्रसंस्करण का विवरण

डेटा विषयों की श्रेणियाँ

• आवेदक: ग्राहक के ग्राहक (क्लाइंट), और उनके परिवारों के सदस्य, जिनमें बच्चे शामिल हैं, जिनका DS-160 ग्राहक के वर्कस्पेस में तैयार किया जाता है।
• समूह प्रमुख: वे लोग जिन्हें ग्राहक एक ही लिंक से आवेदकों के किसी समूह के फ़ॉर्म भरने के लिए नियुक्त करता है, और जिनका स्वयं आवेदक होना आवश्यक नहीं है।
• आवेदक के उत्तरों में नामित लोग, जैसे परिवार के सदस्य, नियोक्ता, यात्रा साथी और संयुक्त राज्य अमेरिका में संपर्क।
• ग्राहक के कर्मचारी, जैसा कि किसी आवेदन के संपादन इतिहास में दर्ज है और आवेदकों को भेजे गए संदेशों के लेखकों के रूप में।

व्यक्तिगत डेटा की श्रेणियाँ

• वह सब कुछ जो DS-160 पूछता है: नाम, जन्म तिथि और जन्म स्थान, राष्ट्रीयता, राष्ट्रीय पहचान और पासपोर्ट का विवरण, पते, फ़ोन नंबर, ईमेल पते और सोशल मीडिया पहचानकर्ता, यात्रा योजनाएँ और इतिहास, परिवार के सदस्य, शिक्षा और कार्य इतिहास।
• आवेदक की वीज़ा फ़ोटो और आवेदन के लिए अपलोड किए गए कोई भी दस्तावेज़।
• दाखिल करने के अभिलेख: CEAC Application ID, सुरक्षा प्रश्न का उत्तर, पुष्टि पृष्ठ, और CEAC द्वारा वापस दिखाए गए प्रत्येक पृष्ठ की एक PDF।
• CEAC से आयात: किसी DS-160 को पुनः प्राप्त करने के लिए दर्ज किए गए स्थान, Application ID, उपनाम, जन्म वर्ष और सुरक्षा प्रश्न का उत्तर; CEAC द्वारा वापस दिखाए गए उत्तर; जमा किए गए DS-160 के लिए, CEAC द्वारा बनाई गई कॉपी का Application ID और सुरक्षा प्रश्न का उत्तर; और हर आयात की प्रगति और परिणाम का एक अभिलेख, जिसमें कोई उत्तर नहीं होता।
• प्रत्येक उत्तर का संपादन इतिहास: पुराना और नया मान, परिवर्तन किसने किया और कब।
• आवेदन के बारे में ग्राहक के कर्मचारियों और किसी आवेदक के बीच संदेश, जिनमें ईमेल द्वारा भेजे गए आवेदक के उत्तर भी शामिल हैं, और प्रत्येक कब भेजा गया और कब पढ़ा गया। ईमेल द्वारा भेजे गए उत्तर के संलग्नक नहीं रखे जाते।
• क्लाइंट-इनटेक पृष्ठों से उपयोग डेटा, जिन्हें कोई आवेदक क्लाइंट लिंक के माध्यम से खोलता है।
• जहाँ कोई क्लाइंट लिंक इसकी माँग करता है, वहाँ आवेदक की सहमति का अभिलेख: सहमति कब दी गई या वापस ली गई, सूचना का संस्करण और भाषा, और प्रयुक्त ब्राउज़र।
• समूह लिंक के लिए: प्रमुख का नाम और ईमेल पता, लिंक कब ईमेल किया गया और कब खोला गया, और प्रमुख द्वारा दी गई सहमति पर, यह कि वह आवेदक की ओर से दी गई थी।

विशेष श्रेणियाँ और आपराधिक डेटा: स्वास्थ्य डेटा (GDPR का अनुच्छेद 9: संक्रामक रोग, मानसिक या शारीरिक विकार, नशीली दवाओं का उपयोग) और आपराधिक दोषसिद्धियों तथा अपराधों से संबंधित डेटा (GDPR का अनुच्छेद 10: गिरफ़्तारियाँ, दोषसिद्धियाँ और अन्य आपराधिक मामले), DS-160 के सुरक्षा और पृष्ठभूमि संबंधी प्रश्नों से।

अंतरण की आवृत्ति: निरंतर, जब तक ग्राहक DS160.io का उपयोग करता है।

प्रसंस्करण की प्रकृति: क्लाइंट लिंक और ग्राहक के कर्मचारियों के माध्यम से उत्तर एकत्र करना; उन्हें संग्रहीत और एन्क्रिप्ट करना; मुक्त-पाठ उत्तरों का अंग्रेज़ी में अनुवाद करना; ग्राहक के कर्मचारियों या किसी आवेदक के कहने पर पासपोर्ट स्कैन से विवरण निकालना, ताकि उनसे उत्तर सुझाए जा सकें; वीज़ा फ़ोटो की स्वचालित जाँच करना; क्लाइंट-लिंक और संदेश ईमेल भेजना तथा उनके प्रति आवेदकों के उत्तर प्राप्त करना; सहमति माँगने वाले क्लाइंट लिंक पर आवेदकों की सहमति दर्ज करना; और, जब ग्राहक कोई दाखिला आरंभ करता है, तो उत्तरों को CEAC पर दर्ज करना और परिणाम दर्ज करना। जब ग्राहक के कर्मचारी, या क्लाइंट लिंक पर कोई आवेदक, कहते हैं, तो DS160.io CEAC से किसी DS-160 को नए आवेदन में, या आवेदन के उत्तरों की जगह, वापस पढ़ता भी है।

प्रयोजन: ग्राहक के लिए आवेदकों के DS-160 आवेदन तैयार करना और दाखिल करना।

प्रतिधारण: जब तक ग्राहक का वर्कस्पेस अस्तित्व में है, फिर अनुभाग 8 के अनुसार। विफल दाखिला प्रक्रिया के निदान अभिलेख 90 दिनों के बाद हटा दिए जाते हैं, और प्रत्येक दाखिला प्रक्रिया के चरणों के अभिलेख 30 दिनों के बाद। पासपोर्ट स्कैन से निकाले गए विवरण 30 दिनों के बाद हटा दिए जाते हैं, या स्कैन हटाए या बदले जाने पर उससे पहले। ईमेल द्वारा प्राप्त उत्तर को Amazon Web Services तब तक रखता है जब तक DS160.io उसे आवेदन के संदेशों में पढ़ नहीं लेता, और अधिकतम 14 दिनों तक। CEAC से किसी DS-160 का आयात करने के लिए दर्ज किया गया विवरण आयात द्वारा उसे पढ़ना शुरू करते ही हटा दिया जाता है, और अधिक से अधिक एक घंटे के भीतर; किसी आयात ने जो पढ़ा, CEAC द्वारा बनाई गई कॉपी का विवरण और किसी आयात के निदान अभिलेख 90 दिनों के बाद हटा दिए जाते हैं।

उप-प्रोसेसरों को अंतरण: अनुलग्नक III के अनुसार, वहाँ सूचीबद्ध प्रयोजनों और डेटा के लिए, जब तक DS160.io उनका उपयोग करता है।

C. सक्षम पर्यवेक्षी प्राधिकरण

उस EU सदस्य राज्य का पर्यवेक्षी प्राधिकरण जहाँ ग्राहक स्थापित है या, जहाँ ग्राहक EU में स्थापित नहीं है किंतु GDPR के अधीन है, उस सदस्य राज्य का प्राधिकरण जहाँ GDPR के अनुच्छेद 27 के अंतर्गत उसका प्रतिनिधि स्थापित है। UK GDPR के लिए, Information Commissioner’s Office (सूचना आयुक्त कार्यालय)। स्विस Federal Act on Data Protection के लिए, Federal Data Protection and Information Commissioner (संघीय डेटा संरक्षण और सूचना आयुक्त)।

अनुलग्नक II: तकनीकी और संगठनात्मक उपाय

विश्राम अवस्था में एन्क्रिप्शन। आवेदक के उत्तर, उनका संपादन इतिहास, किसी आवेदन के बारे में संदेश, प्रत्येक दाखिले पर बनाई गई आवेदन की प्रति, CEAC Application ID और सुरक्षा उत्तर, तथा दाखिला प्रक्रियाओं के निदान अभिलेख AES-256 (GCM) से एन्क्रिप्ट किए जाते हैं। एन्क्रिप्शन कुंजी एक प्रबंधित कुंजी भंडार में, डेटाबेस और उसके बैकअप से अलग, रखी जाती है, इसलिए उसके बिना इनमें से किसी को भी पढ़ा नहीं जा सकता। केवल आवेदक का नाम, जन्म का वर्ष, कांसुलेट और वीज़ा प्रकार, आवेदन सूचियों के लिए, पठनीय रहते हैं। CEAC से किसी DS-160 का आयात करने के लिए दर्ज किया गया विवरण, आयात ने जो पढ़ा, और CEAC द्वारा बनाई गई कॉपी का विवरण भी इसी तरह एन्क्रिप्ट किए जाते हैं।

पारगमन में एन्क्रिप्शन। DS160.io तक का समस्त ट्रैफ़िक HTTPS पर प्रदान किया जाता है। मेल सर्वर पासवर्ड और प्रमाणीकरण कुंजियों जैसे गुप्त डेटा एन्क्रिप्ट करके संग्रहीत किए जाते हैं।

होस्टिंग। डेटाबेस, एप्लिकेशन सर्वर और वह ब्राउज़र जो प्रत्येक DS-160 को दाखिल करता है, DS160.io के अपने हार्डवेयर पर, संयुक्त राज्य अमेरिका में उसके मुख्यालय के परिसर में चलते हैं। परिसर को ताले में बंद रखा जाता है।

पहुँच नियंत्रण। केवल DS160.io की टीम उत्पादन प्रणालियों तक पहुँच सकती है। कर्मचारी किसी वर्कस्पेस या आवेदन को केवल किसी समस्या की जाँच करने के लिए ग्राहक की अनुमति से खोलते हैं, और अन्यथा केवल विफल दाखिला प्रक्रियाओं के निदान अभिलेख देखते हैं। जाँच के दौरान कर्मचारियों द्वारा किए गए परिवर्तन DS160.io द्वारा किए गए परिवर्तनों के रूप में दर्ज होते हैं। प्रत्येक खाता बहु-कारक प्रमाणीकरण चालू कर सकता है, और किसी वर्कस्पेस के भीतर पहुँच उन भूमिकाओं के अनुसार होती है जो ग्राहक निर्धारित करता है।

परिचालन में न्यूनीकरण। DS160.io की परिचालन चेतावनियाँ उसके अपने सर्वरों पर चलती हैं और वर्कस्पेस तथा आवेदनों को आंतरिक ID से पहचानती हैं, कभी भी नाम या ईमेल पते से नहीं। वीज़ा फ़ोटो की जाँच DS160.io के अपने सर्वरों पर की जाती है, किसी तृतीय पक्ष द्वारा नहीं।

बैकअप और पुनर्प्राप्ति। डेटाबेस का बैकअप लिया जाता है, और बैकअप 7 दिनों तक रखे जाते हैं। संग्रहीत फ़ाइलों के पुराने संस्करण संग्रहण प्रदाता द्वारा 7 दिनों तक रखे जाते हैं। आपदा पुनर्प्राप्ति का लक्ष्य 24 घंटे का पुनर्प्राप्ति बिंदु और पुनर्प्राप्ति समय है।

लॉगिंग, निगरानी और पैचिंग। DS160.io की प्रणालियों को लॉग किया जाता है और उनकी निगरानी की जाती है, और कमज़ोरियों का प्रबंधन समय पर पैचिंग के साथ किया जाता है।

प्रशिक्षण। ग्राहक व्यक्तिगत डेटा तक पहुँच रखने वाले प्रत्येक व्यक्ति को गोपनीयता और सुरक्षा प्रशिक्षण प्राप्त होता है।

प्रतिधारण। विफल दाखिला प्रक्रियाओं के निदान अभिलेख 90 दिनों के बाद, दाखिला प्रक्रिया के चरणों के अभिलेख 30 दिनों के बाद, और विलोपन अनुरोध पर डेटा 30 दिनों के भीतर हटा दिया जाता है, जैसा कि अनुभाग 8 में है। CEAC से आयात के लिए दर्ज किया गया विवरण एक घंटे के भीतर हटा दिया जाता है, और उसने जो पढ़ा वह 90 दिनों के बाद।

अनुलग्नक III: उप-प्रोसेसर