Estudo de casoComo uma agência de vistos romena reduziu o tempo de processamento do DS-160 em 80%
A VizeAmerica.com processa até 200 formulários DS-160 por semana com uma equipe de cinco pessoas. Cada um costumava levar de 20 a 25 minutos. Agora leva menos de cinco. Leia a publicação completa do blog.
Sobre a VizeAmerica.com
A VizeAmerica.com é uma agência de vistos romena especializada em solicitações de visto de não imigrante dos EUA. Com uma equipe de cinco pessoas, eles cuidam da captação de clientes, da preparação do formulário DS-160, da revisão de documentos e do agendamento de entrevistas, processando até 200 solicitações por semana.
História
Antes de a VizeAmerica.com ser um negócio, era um favor. Lá em 2001, o fundador era a única pessoa em sua vila que falava inglês e tinha acesso à internet. Os vizinhos iam até a casa em busca de ajuda para enviar documentos ao Consulado dos EUA em Bucareste.
"Tínhamos muitas pessoas indo até a casa para que eu as ajudasse a enviar documentos ao Consulado dos EUA em Bucareste, na Romênia."
Em 2006, ele colocou esse conhecimento on-line. O vizeamerica.com foi lançado como um recurso gratuito em romeno para solicitantes de visto dos EUA — algo que a própria embaixada não oferecia na época.
"A embaixada dos EUA não tinha páginas em romeno naquela época. Aí, aos poucos, começamos a oferecer serviços pagos à medida que mais e mais pessoas encontravam o site."
A notícia se espalhou. O SEO ajudou. O site se tornou um dos resultados mais proeminentes nos motores de busca romenos para consultas sobre visto dos EUA, e um negócio pago cresceu em torno dele.
O problema
Cinco funcionários. Até 200 formulários DS-160 por semana. Cada um preenchido à mão, de 20 a 25 minutos.
Erros invisíveis pioravam a situação — espaços extras reprovando na validação, datas digitadas no formato errado. Pequenos erros que consumiam horas em escala.
Aí um cliente apareceu com 165 solicitantes em um único grupo.
"Foi aí que eu disse a mim mesmo: OK, vamos procurar uma solução de automação ou construir uma eu mesmo."
A solução
A equipe substituiu seus formulários manuais de captação de clientes pelos formulários de captação whitelabel do DS160.io — com acompanhamento automático de progresso e alertas que eliminaram as idas e vindas com os solicitantes.
Os resultados
Formulários que levavam de 20 a 25 minutos agora levam de 4 a 5. A equipe revisa os dados pré-preenchidos, inicia o envio automatizado e segue em frente. As horas semanais com DS-160 caíram mais da metade.
"Levava cerca de 20 a 25 minutos para cada formulário antes de começarmos a usar o DS160.io, e isso nos permitiu reduzir para 4 a 5 minutos por formulário, depois que iniciamos o processo de envio pela interface da agência."
Como o tempo extra é usado
Com os DS-160 fora do prato, a equipe se concentra no que importa — agendamento de entrevistas, comunicação com clientes e suporte pós-envio. Mesma equipe, mais clientes.
"A equipe está usando as horas extras ganhas com o uso do DS160.io para gerenciar melhor o processo pós-DS160: as etapas reais de agendamento da entrevista de visto."