Gửi cho khách hàng liên kết tiếp nhận

Mỗi biểu mẫu có thể mang địa chỉ email của khách hàng mà nó thuộc về. Khi đã đặt, bạn có thể gửi cho khách hàng đó liên kết tiếp nhận an toàn của họ chỉ bằng một cú nhấp — gửi từ chính địa chỉ đại lý của bạn — và xem lại tại một nơi mọi thứ đã được gửi cho biểu mẫu.

Điều kiện tiên quyết. Quy trình này dành cho Chủ sở hữu và Quản trị viên của một workspace Business. Để thực sự gửi liên kết, biểu mẫu cần có email khách hàng và workspace cần đã cấu hình email mang thương hiệu của bạn (SMTP).

Đặt email khách hàng

Mở một biểu mẫu và tìm trường Email khách hàng trong phần tổng quan của biểu mẫu. Nhấp vào biểu tượng bút chì để chỉnh sửa, nhập địa chỉ của khách hàng và lưu (Enter để lưu, Escape để hủy). Địa chỉ phải là một email hợp lệ; gửi giá trị trống để xóa nó.

Sau khi đặt, địa chỉ cũng xuất hiện dưới dạng một nhãn nhỏ trên hàng của biểu mẫu trong danh sách biểu mẫu của bạn, để bạn thấy ngay biểu mẫu nào có khách hàng được gắn kèm.

Gửi liên kết tiếp nhận

Khi đã đặt email khách hàng, một nút Gửi liên kết cho khách hàng xuất hiện bên cạnh. Nút được bật khi SMTP của workspace đã được cấu hình — cho đến lúc đó nó bị vô hiệu hóa kèm một liên kết để thiết lập email mang thương hiệu của bạn.

Nhấp vào nút, xác nhận trong hộp thoại và nền tảng sẽ gửi cho khách hàng của bạn một liên kết tiếp nhận an toàn. Email này:

Từ đại lý của bạn — gửi qua máy chủ SMTP của bạn, từ tên và địa chỉ người gửi bạn đã cấu hình.
Một thông điệp đơn giản, dạng văn bản thuần, chứa một liên kết có dạng …/client-intake/<form>?token=…. Nếu bạn đã thiết lập tên miền tùy chỉnh, liên kết sẽ dùng tên miền đó.
Bằng ngôn ngữ của khách hàng — email và biểu mẫu tiếp nhận đều dùng ngôn ngữ liên kết khách hàng mặc định của workspace (đặt trong Cài đặt Workspace → Cài đặt Đại lý), để thông điệp khớp với biểu mẫu mà khách hàng nhìn thấy.

Liên kết hết hạn sau 30 ngày — hãy gửi một liên kết mới bất cứ lúc nào nếu nó hết hạn. Trong khi gửi, nút hiển thị Đang gửi…, rồi Đã gửi liên kết khi hoàn tất.

Tùy chỉnh mẫu email

Theo mặc định, chúng tôi soạn email tiếp nhận cho bạn. Để gửi nội dung của riêng bạn, hãy mở Cài đặt không gian làm việc → Mẫu email cho khách hàng (Chủ sở hữu/Quản trị viên, không gian làm việc Doanh nghiệp). Mẫu ở dạng văn bản thuần và bạn có thể chỉnh sửa cả tiêu đề lẫn nội dung.

Mẫu được đặt theo từng ngôn ngữ. Chọn một ngôn ngữ, viết tiêu đề và nội dung rồi lưu lại. Khi bạn gửi liên kết, chúng tôi dùng mẫu của bạn cho ngôn ngữ liên kết khách hàng mặc định của không gian làm việc. Nếu bạn chưa viết mẫu cho ngôn ngữ đó, chúng tôi sẽ dùng mẫu mặc định tích hợp cùng ngôn ngữ đó — không bao giờ dùng mẫu của bạn từ ngôn ngữ khác.

Đặt các biến này vào tiêu đề hoặc nội dung và chúng tôi sẽ thay thế khi gửi email:

{{clientLink}} — liên kết tiếp nhận an toàn. Bắt buộc trong nội dung; không thể lưu mẫu nếu thiếu.
{{expiryDate}} — ngày liên kết hết hạn, định dạng theo ngôn ngữ của khách hàng.
{{agencyName}} — tên đại lý của bạn.
{{formName}} — tên biểu mẫu.
{{customerEmail}} — địa chỉ email của khách hàng.

Khi bạn nhập, trình chỉnh sửa hiển thị bản xem trước trực tiếp với giá trị mẫu. Dùng Đặt lại về mặc định để xóa mẫu của bạn cho ngôn ngữ đã chọn và quay về nội dung tích hợp của chúng tôi.

Xem lại những gì đã gửi

Mở Email từ phần tổng quan của biểu mẫu để xem lịch sử email của biểu mẫu tại …/forms/<form>/emails. Bạn sẽ có một danh sách theo thứ tự thời gian của mọi email đã gửi cho biểu mẫu đó — người nhận, loại, chủ đề và thời điểm gửi — và bạn có thể nhấp vào bất kỳ mục nào để đọc nội dung thông điệp.

Nhật ký này bao gồm các liên kết tiếp nhận bạn gửi, cùng với các thông báo biểu mẫu của nền tảng (như “sẵn sàng để xem xét” và cập nhật hoạt động của khách hàng). Nó chỉ dành cho Chủ sở hữu/Quản trị viên và được giới hạn trong workspace và biểu mẫu của bạn — không bao giờ để lộ email của workspace khác hoặc của nền tảng.