Étude de casComment une agence de visas roumaine a réduit le temps de traitement des DS-160 de 96 %
VizeAmerica.com traite jusqu'à 200 DS-160 dans une semaine chargée avec une équipe de cinq personnes. Chaque dossier coûtait 120–125 minutes de travail. Aujourd'hui, il en faut moins de cinq. Lisez l'article complet.
À propos de VizeAmerica.com
VizeAmerica.com est une agence de visas roumaine spécialisée dans les demandes de visa américain de non-immigrant. Avec une équipe de cinq personnes, elle gère la collecte client, la préparation des formulaires DS-160, la révision des documents et la planification des entretiens, traitant jusqu'à 200 demandes par semaine.
Histoire
Avant d'être une entreprise, VizeAmerica.com était un service rendu. En 2001, le fondateur était la seule personne de son village à parler anglais et à avoir accès à internet. Les voisins venaient chez lui pour obtenir de l'aide afin de déposer leurs dossiers auprès du consulat américain de Bucarest.
"Beaucoup de gens venaient chez moi pour que je les aide à déposer leurs dossiers auprès du consulat américain de Bucarest, en Roumanie."
En 2006, il a mis ce savoir en ligne. vizeamerica.com a été lancé comme une ressource gratuite en roumain pour les demandeurs de visa américain — quelque chose que l'ambassade elle-même ne proposait pas à l'époque.
"À l'époque, l'ambassade américaine n'avait aucune page en roumain. Puis, peu à peu, nous avons commencé à proposer des services payants à mesure que de plus en plus de personnes trouvaient le site."
Le bouche-à-oreille a fait son œuvre. Le référencement a aidé. Le site est devenu l'un des résultats les plus en vue sur les moteurs de recherche roumains pour les requêtes relatives au visa américain, et une entreprise rentable s'est développée autour de lui.
Le problème
Cinq personnes, et une file qui pouvait atteindre 200 DS-160 en une semaine. Chaque dossier à la main : 120–125 minutes, en comptant l'entretien de collecte, les allers-retours et la saisie dans le CEAC.
Des erreurs invisibles aggravaient la situation — des espaces superflus faisant échouer la validation, des dates saisies au mauvais format. De petites erreurs qui, à grande échelle, faisaient perdre des heures.
Puis un client s'est présenté avec 165 demandeurs dans un seul groupe.
"C'est là que je me suis dit : OK, cherchons une solution d'automatisation ou construisons-en une moi-même."
La solution
L'équipe a remplacé ses formulaires de collecte client manuels par les formulaires de collecte en marque blanche de DS160.io — avec un suivi automatique de la progression et des alertes qui ont éliminé les allers-retours avec les demandeurs.
Les résultats
Des dossiers qui coûtaient 120–125 minutes prennent désormais 4–5 minutes de travail. L'équipe vérifie les données préremplies, lance l'envoi automatisé et passe à autre chose. Une semaine à 200 formulaires, autrefois hors de portée, représente environ 17 heures de relecture.
"Chaque formulaire prenait environ 120-125 minutes avant que nous commencions à utiliser DS160.io, et cela nous a permis de descendre à 4-5 minutes par formulaire, une fois que nous lançons le processus d'envoi via l'interface de l'agence."
Comment le temps gagné est utilisé
Les DS-160 n'étant plus une charge, l'équipe se concentre sur l'essentiel — la planification des entretiens, la communication avec les clients et le suivi après dépôt. La même équipe, plus de clients.
"Le personnel utilise les heures supplémentaires gagnées grâce à DS160.io pour mieux gérer le processus post-DS160 : les étapes concrètes de planification de l'entretien de visa."