Case study: hoe VizeAmerica.com de DS-160-verwerkingstijd met 80% verminderde
Het Roemeense visumagentschap VizeAmerica.com ging van 20-25 minuten per DS-160 naar minder dan 5 minuten, en bespaarde meer dan 500 uur per week. Dit is hun verhaal.
Hoe een Roemeens visumagentschap de DS-160-verwerkingstijd met 80% verminderde
VizeAmerica.com verwerkt tot 200 DS-160-formulieren per week met een team van vijf personen. Elk formulier duurde vroeger 20-25 minuten. Nu duurt het minder dan vijf.
Dit is hun verhaal. U kunt ook de volledige case study-pagina bekijken.
Over VizeAmerica.com
VizeAmerica.com is een Roemeens visumagentschap dat gespecialiseerd is in Amerikaanse niet-immigrant visumaanvragen. Met een team van vijf personen behandelen ze klantintake, DS-160-formuliervoorbereiding, documentbeoordeling en interviewplanning, en verwerken ze tot 200 aanvragen per week.
Geschiedenis
Voordat VizeAmerica.com een bedrijf was, was het een gunst. Terug in 2001 was de oprichter de enige persoon in hun dorp die Engels sprak en internettoegang had. Buren kwamen naar het huis voor hulp bij het indienen van papierwerk bij het Amerikaanse consulaat in Boekarest.
“We hadden veel mensen die naar het huis kwamen zodat ik hen kon helpen met het indienen van papierwerk bij het Amerikaanse consulaat in Boekarest, Roemenië.”
In 2006 zetten ze die kennis online. vizeamerica.com werd gelanceerd als een gratis Roemeenstalige bron voor Amerikaanse visumaanvragers — iets wat de ambassade zelf destijds niet aanbood.
“De Amerikaanse ambassade had toen geen Roemeense pagina’s. Toen begonnen we langzaam betaalde diensten aan te bieden naarmate meer mensen de website vonden.”
Het gerucht verspreidde zich. SEO hielp. De site werd een van de meest prominente resultaten op Roemeense zoekmachines voor Amerikaanse visumvragen, en een betaald bedrijf groeide eromheen.
Het probleem
Vijf medewerkers. Tot 200 DS-160-formulieren per week. Elk handmatig ingevuld, 20-25 minuten per stuk.
Onzichtbare fouten maakten het erger — extra spaties die validatie niet doorstonden, datums in het verkeerde formaat ingevoerd. Kleine fouten die op schaal uren kostten.
Toen verscheen een klant met 165 aanvragers in één groep.
“Toen zei ik tegen mezelf, OK, laten we een automatiseringsoplossing zoeken of er zelf een bouwen.”
De oplossing
Het team verving hun handmatige klantintakeformulieren door de white-label intakeformulieren van DS160.io — met automatische voortgangsregistratie en meldingen die heen-en-weer-communicatie met aanvragers elimineerden.
De resultaten
Formulieren die 20-25 minuten kostten, kosten nu 4-5. Het team beoordeelt vooraf ingevulde gegevens, start geautomatiseerde indiening en gaat verder. Wekelijkse DS-160-uren daalden met meer dan de helft.
“Het kostte ongeveer 20-25 minuten voor elk formulier voordat we DS160.io gingen gebruiken, en dat heeft ons in staat gesteld om naar 4-5 minuten per formulier te gaan, zodra we het indieningsproces via de agentschapsinterface beginnen.”
Hoe de extra tijd wordt gebruikt
Met DS-160’s uit het verhaal richt het team zich op wat ertoe doet — interviewplanning, klantcommunicatie en post-indieningsondersteuning. Hetzelfde team, meer klanten.
“Het personeel gebruikt de extra uren die door het gebruik van DS160.io zijn gewonnen om het post-DS160-proces beter te beheren: de daadwerkelijke stappen voor het plannen van visuminterviews.”
Voor en na
| Metriek | Voor DS160.io | Na DS160.io |
|---|---|---|
| Tijd per formulier | 20-25 minuten | 4-5 minuten |
| Wekelijkse DS-160-uren | ~1.000 uur | 50%+ vermindering |
| Fout-/revisiepercentage | Hoog (spaties, datums) | Minimaal |
| Onboardingtijd | — | 5 minuten |
| Focus van personeel | Gegevensinvoer | Interviewplanning en klantenservice |
Eén stukje advies
Toen ze werd gevraagd wat ze zouden zeggen tegen een andere agentschapseigenaar die twijfelt:
“Begin nu! Wacht niet tot morgen. Vraag me hoe.”
Volledige Q&A met de oprichter van VizeAmerica.com
Hieronder staan de volledige, niet-bewerkte antwoorden uit onze Q&A.
Beschrijf uw agentschap kort — hoeveel personeel, welke soorten visumklanten en welke talen ze doorgaans spreken.
Ik begon in 2001 met het geven van gratis advies aan mensen die een Amerikaans visum aanvroegen, aangezien ik de enige persoon in mijn dorp was die Engels sprak en ook toegang had tot het internet, dus we hadden veel mensen die naar het huis kwamen om mij te helpen met het indienen van papierwerk bij het Amerikaanse consulaat in Boekarest, Roemenië. Na 2006 startten we vizeamerica.com als een website met gratis details in het Roemeens (de Amerikaanse ambassade had toen geen Roemeense pagina’s) om mensen te adviseren over hoe ze een visum kunnen aanvragen. Toen begonnen we langzaam betaalde diensten aan te bieden naarmate meer mensen de website vonden, en SEO-inspanningen hielpen ons om zeer prominent te zijn op de Roemeense SERP’s.
Hoeveel DS-160-formulieren verwerkte u per week en hoe lang duurde elk ongeveer van intake tot indiening?
We zitten ergens tussen 40-200 formulieren per week, met een staf van 5. Het kostte ongeveer 20-25 minuten voor elk formulier voordat we DS160.io gingen gebruiken, en dat heeft ons in staat gesteld om naar 4-5 minuten per formulier te gaan, zodra we het indieningsproces beginnen via de agentschapsinterface op ds160.io
Hoeveel uur per week werd specifiek aan DS-160-werk besteed?
~1000 uur per week.
Wat was uw grootste knelpunt of bron van fouten in dat proces?
Het gebrek aan controles op extra spaties in de velden (wat, na onze feedback, nu een standaardcontrole is in het nieuwe ds160.io-proces) en mensen die datums onjuist invoeren (maand/dag versus dag/maand-sets)
Hoe lang duurt een DS-160 nu en hoeveel verwerkt u per week?
4-5 minuten; het volume hangt af van de aanvragen, maar we doen er nu veel meer en veel sneller.
Hoeveel uur per week gaat nu naar DS-160-werk?
Meer dan de helft van wat het was :)
Is uw fout- of revisiepercentage veranderd? Zo ja, met hoeveel ongeveer?
Ja, een hele hoop. Nu kunnen we de vooraf ingevulde details doornemen en een snelle controle doen en vervolgens gewoon het indieningsproces starten en 4-5 minuten wachten tot het is voltooid. Daarna gaan we gewoon de foto handmatig uploaden als laatste stap.
Heeft u meer klanten kunnen aannemen of personeelstijd ergens anders naartoe kunnen verplaatsen? Enige details?
Ja, meer klanten zijn nu makkelijker te beheren, en ook gebruikt het personeel de extra uren die zijn gewonnen door het gebruik van ds160.io om het post-DS160-proces beter te beheren: de daadwerkelijke stappen voor het plannen van visuminterviews.
Wat zette u ertoe aan om naar een andere oplossing te zoeken, en had u twijfels voordat u DS160.io probeerde?
Ik zocht naar een oplossing om de gegevensinvoer te automatiseren, aangezien het al zeer moeilijk was om alle formulieren te beheren, maar de grootste uitdaging was een klant met 165 aanvragers in een groep, en toen zei ik tegen mezelf, OK, laten we naar een automatiseringsoplossing zoeken of er zelf een bouwen.” :) - Ik vond ds160.io en vanaf die dag is dit de enige provider die we gebruiken.
Hoe lang duurde het voordat uw team aan de slag was?
5 minuten
Wat zou u zeggen tegen een andere visumagentschapseigenaar die DS160.io overweegt?
Begin nu! Wacht niet tot morgen. Vraag me hoe :)
VizeAmerica.com verwerkt wekelijks honderden DS-160-formulieren via de DS160.io-agentschapsinterface. Bezoek vizeamerica.com voor meer informatie over hun diensten.
Geïnteresseerd in wat DS160.io voor uw agentschap kan doen? Leer meer.