Privacybeleid | DS160.io

DS160.io stelt Amerikaanse DS-160-visumaanvragen op en dient deze in. Voor elke aanvrager bewaart het alles wat het formulier vraagt, met inbegrip van de antwoorden over gezondheid en strafrechtelijk verleden. Het versleutelt die antwoorden, verstuurt ze naar het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken (US Department of State) wanneer de aanvraag wordt ingediend, en verwijdert ze binnen 30 dagen na een geverifieerd verzoek.

Wie wij zijn

DS160.io wordt geëxploiteerd door Galah Enterprises Pty Ltd (ACN 682 927 779, ABN 61 682 927 779), een vennootschap ingeschreven in New South Wales, Australië (“DS160.io”, “wij”). Ons postadres is 26 Knight Street, Arncliffe NSW 2205, Australia. Vragen over dit beleid of over persoonsgegevens kunnen worden gericht aan privacy@ds160.io.

Wij hebben geen vestiging in de Europese Unie of het Verenigd Koninkrijk.

Op wiens gegevens dit beleid betrekking heeft

Bezoekers: iedereen die ds160.io bezoekt.
Accounthouders: personen met een DS160.io-login. Sommigen hebben een individueel account voor hun eigen aanvragen of die van hun gezin; anderen zijn medewerkers van een zakelijke klant.
Zakelijke klanten: visumbureaus, immigratiekantoren en soortgelijke bedrijven die een zakelijke werkruimte gebruiken om aanvragen voor hun cliënten op te stellen.
Aanvragers: de personen van wie het DS-160-formulier op DS160.io wordt opgesteld. Een aanvrager kan de accounthouder zijn, een gezinslid van de accounthouder, of een cliënt van een zakelijke klant die zijn of haar antwoorden invult via een link die het bedrijf toestuurt. De groepsleider (zie hieronder) kan de antwoorden van een aanvrager voor hem of haar invullen.
Groepsleiders: in een zakelijke werkruimte de persoon die een zakelijke klant aanwijst om via één link de formulieren van een groep aanvragers in te vullen, zoals een gezin. Een leider kan een van de aanvragers zijn of iemand die niet meereist, zoals een ouder of een contactpersoon van de werkgever.

Onze rol

Persoonsgegevens	Rol van DS160.io	Verwerkingsverantwoordelijke
Aanvragersgegevens in een individueel account	Verwerkingsverantwoordelijke	DS160.io
Aanvragersgegevens in een zakelijke werkruimte	Verwerker, op grond van onze verwerkersovereenkomst met de zakelijke klant	De zakelijke klant
Namen en e-mailadressen van groepsleiders in een zakelijke werkruimte	Verwerker, op grond van onze verwerkersovereenkomst met de zakelijke klant	De zakelijke klant
Account- en factuurgegevens van accounthouders, met inbegrip van medewerkers van zakelijke klanten	Verwerkingsverantwoordelijke	DS160.io
Gebruiksgegevens van bezoekers	Verwerkingsverantwoordelijke	DS160.io

Waar DS160.io verwerker is, bepaalt de zakelijke klant op grond van de verwerkersovereenkomst die deel uitmaakt van onze Algemene Voorwaarden waarom en hoe de gegevens van zijn cliënten worden gebruikt, verstrekt hij zijn eigen privacyverklaring en beantwoordt hij de verzoeken van zijn cliënten over hun gegevens. DS160.io handelt uitsluitend op zijn instructies en helpt hem die verzoeken te beantwoorden. De rest van dit beleid beschrijft de eigen verwerking door DS160.io als verwerkingsverantwoordelijke, en wat DS160.io als verwerker doet voor zover dat hetzelfde is.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Over aanvragers

Inhoud van de aanvraag. Alles wat het DS-160-formulier vraagt: namen, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, nationale identificatie- en paspoortgegevens, adressen, telefoonnummers, e-mailadressen en socialemedia-identificatoren; reisplannen en reisgeschiedenis; gezinsleden; opleidings- en arbeidsverleden; en de antwoorden op de veiligheids- en achtergrondvragen.

Bijzondere categorieën en strafrechtelijke gegevens. De veiligheids- en achtergrondvragen van het DS-160-formulier gaan over gezondheid (bijvoorbeeld besmettelijke ziekten, psychische of lichamelijke stoornissen en drugsgebruik) en over arrestaties, veroordelingen en andere strafrechtelijke zaken. Dit zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG) en persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (artikel 10 AVG). DS160.io verwerkt deze uitsluitend omdat de Amerikaanse overheid ze op het DS-160-formulier verplicht stelt, en uitsluitend om de aanvraag in te vullen en in te dienen.

Foto en documenten. De visumfoto en eventuele documenten die voor de aanvraag worden geüpload. De foto wordt automatisch gecontroleerd (positie van het gezicht, formaat, open ogen) op de eigen servers van DS160.io; hij wordt hiervoor niet naar een derde verstuurd. De houder van een individueel account, medewerkers van een zakelijke klant of de aanvrager via de link die de zakelijke klant hem heeft gestuurd kunnen de gegevens uit de paspoortscan laten extraheren om er antwoorden mee in te vullen: de scan wordt dan naar de Gemini API van Google gestuurd, die de gegevens extraheert, en er wordt geen antwoord ingevuld tot degene die erom vroeg het kiest.

Indieningsgegevens. Wanneer een aanvraag via CEAC wordt ingediend: het Application ID, het antwoord op de beveiligingsvraag waarmee de aanvraag kan worden opgehaald, de bevestigingspagina en een pdf van elke pagina die CEAC ter controle heeft getoond.

Imports uit CEAC. Wanneer een accounthouder, het personeel van een zakelijke klant of een aanvrager via een cliëntlink een DS-160 importeert die al in CEAC staat: de locatie, het Application ID, de achternaam, het geboortejaar en het antwoord op de beveiligingsvraag die zijn ingevoerd om hem op te halen, en de antwoorden die CEAC terugtoont, die de antwoorden van een nieuwe aanvraag worden of, via een cliëntlink, de antwoorden van de aanvraag vervangen. Van een al ingediende DS-160 toont CEAC de antwoorden alleen door er een nieuwe, niet-ondertekende kopie van te maken; wie de gegevens invoert, bevestigt dat de aanvrager daarmee instemt, en DS160.io bewaart het Application ID en het antwoord op de beveiligingsvraag van de kopie. DS160.io bewaart ook een overzicht van het verloop en de uitkomst van elke import, zonder antwoorden.

Wijzigingsgeschiedenis. Elke wijziging van een antwoord, wie deze heeft aangebracht en wanneer, zodat de accounthouder of zakelijke klant kan zien wie wat heeft gewijzigd.

Toestemmingsregistraties. Wanneer de link van een zakelijke klant de aanvrager vraagt akkoord te gaan met de privacyverklaring van het bedrijf voordat hij of zij iets beantwoordt: wanneer de aanvrager akkoord ging of de toestemming introk, de versie en taal van die verklaring, en de browser die hij of zij gebruikte. De toestemming wordt gegeven aan de zakelijke klant, die de registratie bewaart. Als de leider van een groep toestemming geeft voor een aanvrager, vermeldt het record dat die namens de aanvrager is gegeven, en wordt het de aanvrager op een eigen link opnieuw gevraagd.

Groepsleiders. In een zakelijke werkruimte de naam en het e-mailadres van de leider, en wanneer de zakelijke klant hem of haar de groepslink mailde en wanneer die werd geopend. De leider ziet de naam van de groep en de namen van de formulieren en kan alleen de formulieren openen die de zakelijke klant hem of haar laat invullen.

Berichten. In een zakelijke werkruimte: wat de aanvrager en de medewerkers van de zakelijke klant elkaar over een aanvraag schrijven, met inbegrip van de antwoorden van de aanvrager op de e-mails met berichten van DS160.io, en wanneer elk bericht is verzonden en gelezen. Bijlagen bij een per e-mail ontvangen antwoord worden niet bewaard.

Over accounthouders

Accountgegevens. E-mailadres, naam indien opgegeven, een wachtwoordhash of Google-aanmeldidentiteit, taal en instellingen voor meervoudige authenticatie. Voor medewerkers van zakelijke klanten bovendien hun werkruimte, rol en de naam en huisstijl van de werkruimte.

Betaalgegevens. Wanneer een accounthouder betaalt, verwerken Stripe of PayPal de kaart- of rekeninggegevens. DS160.io ontvangt alleen een betalingsreferentie, het bedrag en de status ervan, en ziet nooit een volledig kaartnummer.

Supportberichten. Wat een accounthouder ons per e-mail toestuurt.

Over bezoekers en accounthouders

Gebruiksgegevens. Bezochte pagina’s, klikken, browser en apparaat, IP-adres en gebeurtenissen in het product. Zie “Analyse en cookies”.

Logbestanden. Technische registraties van wat de systemen van DS160.io hebben gedaan, zoals fouten en de stappen van een indieningsrun.

E-mails van de controle. Als u de controle „Heb ik een nieuw DS-160 nodig?” vraagt het resultaat te e-mailen: uw e-mailadres, de antwoorden die u aan de controle gaf en het resultaat.

E-mails met voorbeeldformulieren. Als u een pagina met een voorbeeld-DS-160 vraagt het voorbeeld te e-mailen: uw e-mailadres, het gekozen voorbeeld, de taal van de pagina en, als u zich afmeldt, wanneer.

E-mails van de fotocontrole. Als u de fotocontrole vraagt uw foto te e-mailen: uw e-mailadres, de taal van de pagina en, als u zich afmeldt, wanneer. De foto zit als bijlage bij die ene e-mail en wordt daarvoor niet bewaard: ons overzicht van verstuurde e-mails bewaart het bericht zonder de foto.

De Ophaaltool. Als u de gratis tool gebruikt die zonder account een ingediend DS-160 uit CEAC ophaalt: de locatie, het Application ID, de achternaam, het geboortejaar en het antwoord op de beveiligingsvraag die u invoert, en de antwoorden die CEAC terugtoont. Van een al ingediende DS-160 toont CEAC de antwoorden alleen door er een nieuwe, niet-ondertekende kopie van te maken; u bevestigt dat u daarmee instemt voordat de tool begint, en DS160.io bewaart het Application ID en het antwoord op de beveiligingsvraag van de kopie samen met wat is gelezen. Als u uw e-mailadres opgeeft om de pdf te downloaden: dat adres, de taal van de pagina en of u het aparte vakje voor af en toe een e-mail hebt aangevinkt. Als u daarna kiest om uw volgende DS-160 met deze antwoorden te beginnen en een gratis account aanmaakt, wordt wat is gelezen het eerste formulier in uw account. DS160.io bewaart ook een overzicht van het verloop en de uitkomst van elke ophaalactie, met de locatie maar zonder antwoorden en zonder de andere gegevens die u invoerde.

Zoekopdrachten in de documentatie. Wat u typt in het zoekvak op de documentatiepagina’s. Dit wordt naar de Gemini API van Google gestuurd om de onderdelen te vinden die de zoekopdracht beantwoorden. DS160.io bewaart niet wat u typte en koppelt het niet aan u; analytics legt alleen de taal van de pagina vast en hoeveel resultaten de zoekopdracht vond.

Doeleinden en rechtsgronden

Dit zijn de rechtsgronden voor de verwerking die DS160.io als verwerkingsverantwoordelijke uitvoert. Voor aanvragersgegevens in een zakelijke werkruimte bepaalt de zakelijke klant de rechtsgrond.

Doel	Rechtsgrond
Het aanbieden van accounts, het opslaan van de inhoud van aanvragen, het indienen van het DS-160-formulier via CEAC en het terugsturen van de bevestiging	Uitvoering van een overeenkomst met de accounthouder (artikel 6(1)(b))
Een DS-160 uit CEAC in een aanvraag importeren, op verzoek van de accounthouder of de aanvrager	Uitvoering van een overeenkomst met de accounthouder (artikel 6, lid 1, onder b))
Het vertalen naar het Engels van vrije-tekstantwoorden die in een andere taal zijn geschreven	Uitvoering van een overeenkomst met de accounthouder
Het ontvangen van betalingen en het bijhouden van de boekhouding	Uitvoering van een overeenkomst; wettelijke verplichting (artikel 6(1)(c)) voor fiscale administratie
Het beveiligen van de dienst, het onderzoeken van mislukte indieningen, het voorkomen van misbruik	Gerechtvaardigde belangen (artikel 6(1)(f)) bij het exploiteren van een betrouwbare en veilige dienst
Service-e-mails (activering, herinneringen, status van de indiening)	Uitvoering van een overeenkomst met de accounthouder
Het doorgeven van een verzoek om een specialistische dienst aan het visumbureau dat die levert	Toestemming, gegeven in het verzoek (artikel 6(1)(a))
Het e-mailen van een resultaat van de controle „Heb ik een nieuw DS-160 nodig?” aan de bezoeker die erom vroeg	Toestemming, gegeven bij het aanvragen van de e-mail (artikel 6, lid 1, onder a))
Het e-mailen van een voorbeeld-DS-160 aan de bezoeker die erom vroeg, het af en toe e-mailen van hetzelfde adres over het indienen van een DS-160, en het bewaren van het verzoek om te zien wie de voorbeelden gebruikt	Toestemming, gegeven door het verzoek in te dienen onder de bijbehorende melding (artikel 6(1)(a)); ingetrokken door af te melden
Het e-mailen van een door de fotocontrole gecontroleerde of verbeterde foto aan de bezoeker die erom vroeg, en het af en toe e-mailen van hetzelfde adres over het indienen van een DS-160	Toestemming, gegeven door het verzoek in te dienen onder de bijbehorende melding (artikel 6(1)(a)); ingetrokken door af te melden
Een ingediend DS-160 met de Ophaaltool uit CEAC ophalen, de antwoorden tonen aan de bezoeker die erom vroeg en er de pdf van maken voor het e-mailadres dat de bezoeker opgeeft	Uitvoering van een overeenkomst met de bezoeker, die erom vraagt (artikel 6(1)(b))
Af en toe e-mailen over het indienen van een DS-160 naar het adres dat is opgegeven om een opgehaald DS-160 als pdf te downloaden, en dat verzoek bewaren, wanneer de bezoeker het vakje ervoor aanvinkt	Toestemming, gegeven door een apart vakje aan te vinken waarvan de pdf niet afhangt (artikel 6(1)(a)); ingetrokken door af te melden
De onderdelen van de documentatie vinden die een op de documentatiepagina’s getypte zoekopdracht beantwoorden	Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f)) bij het helpen van bezoekers om de documentatie te gebruiken
De eigen software van DS160.io trainen om de beveiligingscodes van CEAC te lezen, met kopieën van captcha-afbeeldingen die aan geen enkele aanvraag, aanvrager of account zijn gekoppeld	Gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f)) bij het indienen zonder te wachten tot iemand elke code typt

Ontvangers

Het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken (US Department of State). Het indienen van een DS-160-formulier betekent dat de antwoorden van de aanvrager worden ingevoerd op CEAC, dat door de Amerikaanse overheid wordt beheerd. Het verzenden van de gegevens daarheen is de gevraagde dienst. Een DS-160 uit CEAC importeren stuurt CEAC de gegevens waarmee hij wordt opgehaald, en laat bij een al ingediende DS-160 daar een nieuwe, niet-ondertekende kopie achter, die vervalt als hij niet wordt gebruikt.

De zakelijke klant, voor aanvragersgegevens in zijn werkruimte. Zijn medewerkers kunnen de antwoorden en indieningsgegevens van de aanvrager inzien en bewerken.

Onze eigen servers. De database, de applicatieservers van DS160.io en de browser die elk DS-160-formulier invult en indient, draaien op eigen hardware, op locatie in het hoofdkantoor in de Verenigde Staten. Geen enkele hostingprovider bewaart deze gegevens; de hieronder genoemde dienstverleners zijn de enige derden die deze gegevens voor DS160.io verwerken.

Dienstverleners (subverwerkers), elk uitsluitend voor het vermelde doel:

Dienstverlener	Wat hij voor ons doet	Betrokken gegevens	Locatie
Backblaze (B2)	Slaat foto’s, documenten en pdf’s van ingediende aanvragen op	Foto’s, documenten, indieningsgegevens	Verenigde Staten
Google (Gemini API)	Vertaalt vrije-tekstantwoorden naar het Engels; extraheert de gegevens uit een paspoortscan, op verzoek van een accounthouder of van de aanvrager, om er antwoorden uit voor te stellen; vindt de onderdelen van de documentatie die een op de documentatiepagina’s getypte zoekopdracht beantwoorden	De tekst van het te vertalen antwoord; de paspoortscan; de woorden van een zoekopdracht in de documentatie	Verenigde Staten
Google (Sign-In)	Stelt accounthouders in staat zich aan te melden met een Google-account	Google-identiteit en e-mailadres	Verenigde Staten
Google (Analytics, Ads)	Websiteanalyse en meting van advertentieconversies	Gebruiksgegevens, cookie-identificatoren	Verenigde Staten
PostHog	Productanalyse	Gebruiksgegevens, gebeurtenissen in het product	Verenigde Staten
Stripe	Kaartbetalingen voor zakelijke werkruimten	Betaalgegevens, referentie van de werkruimte	Verenigde Staten
PayPal	Betalingen voor individuele bestellingen	Betaalgegevens	Verenigde Staten
Amazon Web Services (SES, S3)	Verzenden van e-mail, en ontvangen van de antwoorden van aanvragers op e-mails met berichten	E-mailadressen, inhoud van de e-mail	Verenigde Staten

Een zakelijke klant kan e-mail verzenden via zijn eigen mailserver in plaats van de onze; die server wordt gekozen en beheerd door de zakelijke klant.

Een visumbureau, wanneer u om een specialist vraagt. Als u in DS160.io om de hulp van een visumspecialist vraagt (een controle van uw formulier, of hulp bij uw hele aanvraag), geven wij de gegevens uit dat verzoek door aan het visumbureau waarmee wij samenwerken en dat de dienst levert, zodat het contact met u kan opnemen: uw naam, e-mailadres, telefoonnummer als u dat opgeeft, het consulaat dat u hebt gekozen en uw bericht. Het bureau gebruikt ze om de dienst te leveren, onder zijn eigen privacybeleid. Wij geven niets door aan een bureau tenzij u daarom vraagt, en u kunt uw toestemming intrekken door ons te schrijven; daarmee wordt verder niets meer doorgegeven, maar wat al is verstuurd blijft verstuurd.

DS160.io verkoopt geen persoonsgegevens en deelt ze niet met adverteerders of recruiters. Het kan gegevens verstrekken wanneer de wet dat vereist, of aan een koper van zijn onderneming, die aan dit beleid gebonden zou zijn.

Internationale doorgiften

De servers van DS160.io staan in het hoofdkantoor in de Verenigde Staten, zodat alle persoonsgegevens die het verwerkt daar worden opgeslagen en verwerkt. Persoonsgegevens die van buiten de VS naar DS160.io worden verzonden, worden doorgegeven aan de VS, en de AVG en dit beleid blijven daar op die gegevens van toepassing.

CEAC bevindt zich in de Verenigde Staten. De doorgifte van de antwoorden van een aanvrager daarheen is noodzakelijk voor de uitvoering van de gevraagde dienst (artikel 49(1)(b) AVG). Dat geldt ook voor het sturen naar CEAC van de gegevens waarmee een DS-160 wordt opgehaald voor een gevraagde import.

De hierboven vermelde dienstverleners bevinden zich eveneens in de Verenigde Staten:

Backblaze, Google, PostHog, Stripe en Amazon Web Services zijn gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework en de UK Extension daarvan, en DS160.io baseert zich op die certificering. Hun voorwaarden voor gegevensverwerking bevatten bovendien de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
PayPal geeft gegevens door op grond van zijn bindende bedrijfsvoorschriften en de modelcontractbepalingen. Wanneer een accounthouder met PayPal betaalt, bepaalt PayPal hoe het de betaalgegevens gebruikt en is het daarvoor verantwoordelijk op grond van zijn eigen privacyverklaring.

Bewaartermijnen

Accounts, inhoud van aanvragen, wijzigingsgeschiedenis, toestemmingsregistraties, berichten, foto’s, documenten en indieningsgegevens worden bewaard zolang het account of de zakelijke werkruimte bestaat. Op een verzoek aan privacy@ds160.io, of op instructie van een zakelijke klant voor zijn werkruimte, verwijdert DS160.io ze binnen 30 dagen. De naam van een groep en de gegevens van de leider worden op dezelfde manier bewaard en verwijderd.
Back-ups van de database, en eerdere versies van opgeslagen foto’s, documenten en pdf’s, worden 7 dagen bewaard, zodat verwijderde gegevens daaruit 7 dagen na verwijdering verdwijnen.
Diagnostische registraties van een mislukte indieningsrun (logbestanden, schermafbeeldingen, de pagina die werd ingevuld): verwijderd na 90 dagen.
Imports uit CEAC: de gegevens die zijn ingevoerd om een DS-160 op te halen, worden verwijderd zodra de import hem begint te lezen, en uiterlijk binnen een uur. Wat de import heeft gelezen, het Application ID en het antwoord op de beveiligingsvraag van een kopie die CEAC maakte, en de diagnostische gegevens van de import (logboeken en de CEAC-pagina’s die hij las) worden 90 dagen versleuteld bewaard. Antwoorden die in een aanvraag zijn gezet, worden daarna bewaard zoals alle andere, en het overzicht van het verloop en de uitkomst van de import zolang de aanvraag of werkruimte waartoe hij hoort bestaat.
De Ophaaltool: de gegevens die zijn ingevoerd om een DS-160 op te halen, worden verwijderd zodra de tool hem begint te lezen, en uiterlijk binnen een uur. Wat de tool heeft gelezen, het Application ID en het antwoord op de beveiligingsvraag van een kopie die CEAC maakte, het e-mailadres dat voor de pdf is opgegeven en de diagnostische gegevens van de ophaalactie worden 7 dagen versleuteld bewaard en daarna verwijderd. Als u het vakje voor af en toe een e-mail hebt aangevinkt, wordt het e-mailadres ook als verzoek bewaard, zoals een e-mailverzoek voor een voorbeeldformulier, tot u ons vraagt het te verwijderen, en het overzicht van het verloop en de uitkomst van elke ophaalactie wordt bewaard om te meten hoe goed de tool werkt. Een ophaalactie die als eerste formulier in een nieuw account is geopend, wordt vanaf dat moment bewaard zoals de formulieren van dat account.
Registraties van de stappen van elke indieningsrun: verwijderd na 30 dagen.
Per e-mail ontvangen antwoorden: Amazon Web Services bewaart elk antwoord totdat DS160.io het in de berichten van de aanvraag heeft ingelezen, doorgaans binnen een minuut, en verwijdert het na ten hoogste 14 dagen.
Uit een paspoortscan geëxtraheerde gegevens: 30 dagen versleuteld bewaard, zodat dezelfde scan niet opnieuw naar Google wordt gestuurd, en eerder verwijderd wanneer de scan wordt verwijderd of vervangen. Antwoorden die eruit zijn voorgesteld en nog niet gekozen, worden na een uur verwijderd.
Zoekopdrachten in de documentatie: wat is getypt, wordt niet bewaard. Een dag lang bewaart DS160.io de getallen die de Gemini API van Google eruit berekende, onder een code die van de woorden is afgeleid en waaruit ze niet terug te halen zijn, zodat dezelfde zoekopdracht niet opnieuw naar Google gaat.
Foto’s in de wachtrij voor handmatige controle: na 14 dagen uit die wachtrij verwijderd.
Foto’s die de fotochecker heeft verbeterd: wanneer de checker een foto voor u bijsnijdt en van formaat verandert, wordt de verbeterde kopie versleuteld 24 uur bewaard zodat u die kunt downloaden of aan een nieuw formulier kunt toevoegen, en daarna verwijderd. Een verbeterde foto die u aan een formulier toevoegt, wordt bewaard bij de andere documenten van dat formulier.
Beveiligingscodes (captcha’s) die tijdens het indienen worden getoond: verwijderd na 10 minuten. DS160.io kan een kopie van een captcha-afbeelding bewaren, met de code die ervoor is getypt en of CEAC die accepteerde, om eigen software te trainen die deze codes leest. Niets in de kopie koppelt haar aan de aanvraag, de aanvrager of het account. CEAC maakt deze afbeeldingen; ze bevatten geen persoonsgegevens.
Aanmeldsessies: een aanmelding duurt telkens 4 uur. Het token waarmee deze wordt verlengd, is 30 dagen geldig en wordt verwijderd wanneer het verloopt.
Verzoeken om specialistische diensten (de gegevens die u hebt opgegeven en de betaling): bewaard zolang het account bestaat; de betalingsgegevens zolang de belastingwetgeving dat vereist.
E-mailverzoeken van de controle (het e-mailadres, de antwoorden en het resultaat): na 90 dagen verwijderd. Het adres wordt alleen gebruikt om die ene e-mail te sturen.
E-mailverzoeken voor voorbeeldformulieren (het e-mailadres, het voorbeeld en de taal van de pagina): bewaard tot u ons vraagt ze te verwijderen. Wie een voorbeeld aanvraagt, stemt ook in met af en toe een e-mail over het indienen van een DS-160; die stoppen zodra u de afmeldlink in een ervan gebruikt. Verzoeken van vóór 9 oktober 2026 stemden alleen in met het voorbeeld, en die adressen krijgen niets anders.
E-mailverzoeken van de fotocontrole (het e-mailadres en de taal van de pagina): bewaard tot u ons vraagt ze te verwijderen. Met het verzoek gaat u ook akkoord met af en toe e-mails over het indienen van een DS-160, die stoppen zodra u de afmeldlink in een ervan gebruikt. De foto zelf wordt niet bewaard voor de e-mail.
Betalings- en boekhoudgegevens: bewaard zolang de belastingwetgeving dat vereist, ook nadat een account is verwijderd.

Analyse en cookies

DS160.io bewaart de sessie, de taal en enkele interfacevoorkeuren van een aangemelde accounthouder in de lokale opslag van de browser. De site heeft deze nodig om te functioneren.

Daarnaast gebruikt het:

Google Analytics en Google Ads, om bezoeken te meten en na te gaan welke advertenties tot aanmeldingen leiden. Deze plaatsen cookies zoals _ga en _gcl_au.
PostHog, om inzicht te krijgen in hoe het product wordt gebruikt. Dit plaatst een cookie die begint met ph_.

Beveiliging

Alle gegevens uit DS-160-formulieren worden in rust versleuteld met AES-256. Dat omvat elk antwoord in een aanvraag, met inbegrip van de veiligheids- en achtergrondvragen en paspoortgegevens, de wijzigingsgeschiedenis van die antwoorden, de berichten over de aanvraag, de kopie van de aanvraag die bij elke indiening wordt gemaakt, het CEAC Application ID en het antwoord op de beveiligingsvraag, en de diagnostische registraties van een indieningsrun. De encryptiesleutel wordt gescheiden van de database en de back-ups daarvan bewaard, zodat geen van beide zonder die sleutel kan worden gelezen. Alleen de naam, het geboortejaar, het consulaat en het visumtype van de aanvrager blijven leesbaar, omdat de aanvraagoverzichten deze tonen. De gegevens die zijn ingevoerd om een DS-160 uit CEAC te importeren, wat de import heeft gelezen en de gegevens van een kopie die CEAC maakte, worden op dezelfde manier versleuteld, evenals het e-mailadres dat aan de Ophaaltool is opgegeven.

Al het verkeer naar DS160.io verloopt via HTTPS. Voor e-mail ligt dat anders: een e-mail met een bericht bevat de tekst van het bericht, en die e-mail en elk antwoord daarop passeren de mailservers van de afzender en de ontvanger, waarover DS160.io geen zeggenschap heeft. DS160.io accepteert antwoorden uitsluitend via een versleutelde verbinding. Wachtwoorden van mailservers, authenticatiesleutels en soortgelijke geheimen worden versleuteld opgeslagen.

Alleen het team van DS160.io heeft toegang tot de productiesystemen, en voor elk account kan meervoudige authenticatie worden ingeschakeld. Medewerkers van DS160.io openen een account of een aanvraag niet, tenzij de accounthouder, of voor een zakelijke werkruimte de zakelijke klant, toestemming heeft gegeven om een probleem te onderzoeken. Daarbuiten zien medewerkers alleen de diagnostische registraties van mislukte indieningsruns, om de oorzaak te vinden en te verhelpen. Elke wijziging die medewerkers tijdens een onderzoek aanbrengen, wordt geregistreerd als aangebracht door DS160.io, niet door de accounthouder.

De operationele meldingen van DS160.io draaien op zijn eigen servers, niet via een chatdienst van derden, en duiden accounts en aanvragen aan met een interne ID, nooit met een naam of e-mailadres.

Rechten van betrokkenen

Op grond van de AVG hebben betrokkenen het recht om:

inzage te krijgen in hun persoonsgegevens en een kopie daarvan te ontvangen;
deze te laten rectificeren als ze onjuist zijn (accounthouders kunnen de meeste gegevens zelf bewerken);
deze te laten wissen;
de verwerking ervan te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
deze in een overdraagbaar, machineleesbaar formaat te ontvangen.

Verzoeken over gegevens waarvoor DS160.io verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen worden gericht aan privacy@ds160.io, vanaf het e-mailadres van het account als er een is, en worden binnen een maand beantwoord. Aanvragers van wie de aanvraag door een zakelijke klant is opgesteld, dienen hun verzoek te richten aan dat bedrijf, dat de verwerkingsverantwoordelijke is; DS160.io helpt het bij de beantwoording.

Zodra een DS-160-formulier is ingediend, valt de kopie die het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken bewaart buiten de invloedssfeer van DS160.io. Het verwijderen van gegevens bij DS160.io verwijdert ze niet uit CEAC.

Betrokkenen hebben ook het recht een klacht in te dienen bij een gegevensbeschermingsautoriteit, met name die van het land waar zij wonen of werken.

Kinderen

DS160.io-accounts zijn bestemd voor volwassenen. Aanvragers kunnen kinderen zijn: een ouder, voogd of gemachtigde zakelijke klant kan een DS-160-formulier voor een kind opstellen en is dan verantwoordelijk voor het verstrekken van de gegevens van het kind.

Wijzigingen in dit beleid

Wanneer dit beleid wijzigt, wijzigt de datum bovenaan mee. Als een wijziging van invloed is op het gebruik van reeds verzamelde gegevens, stuurt DS160.io accounthouders een e-mail voordat de wijziging van kracht wordt.

Contact

Vragen over dit beleid of over persoonsgegevens: privacy@ds160.io.