Отправка клиентам ссылки-приглашения

В каждой форме можно хранить адрес e-mail клиента, к которому она относится. После того как адрес указан, вы можете в один клик отправить этому клиенту его защищённую ссылку-приглашение — с адреса вашего агентства — и в одном месте просматривать всё, что было отправлено по этой форме.

Предварительные условия. Этот процесс предназначен для владельцев и администраторов рабочего пространства Business. Чтобы действительно отправить ссылку, в форме должен быть указан e-mail клиента, а в рабочем пространстве должна быть настроена отправка писем под вашим брендом (SMTP).

Укажите e-mail клиента

Откройте форму и найдите поле E-mail клиента в обзоре формы. Нажмите карандаш для редактирования, введите адрес клиента и сохраните (Enter — сохранить, Escape — отменить). Адрес должен быть корректным e-mail; отправьте пустое значение, чтобы очистить его.

После сохранения адрес также отображается небольшой меткой в строке формы в вашем списке форм, чтобы вы сразу видели, к каким формам привязан клиент.

Отправьте ссылку-приглашение

Когда e-mail клиента указан, рядом появляется кнопка Отправить ссылку клиенту. Она становится активной, как только настроен SMTP вашего рабочего пространства, — до этого она отключена и содержит ссылку на настройку писем под вашим брендом.

Нажмите её, подтвердите в диалоге — и платформа отправит вашему клиенту защищённую ссылку-приглашение. Это письмо:

От вашего агентства — отправлено через ваш SMTP-сервер, с настроенными вами именем и адресом отправителя.
Простое текстовое сообщение со ссылкой вида …/client-intake/<form>?token=…. Если вы настроили пользовательский домен, ссылка использует его.
На языке вашего клиента — письмо и форма приёма используют язык ссылки для клиента по умолчанию, заданный в рабочем пространстве (Настройки рабочего пространства → Настройки агентства), чтобы сообщение соответствовало форме, которую видит клиент.

Ссылка действует 30 дней — если она истекла, в любой момент отправьте новую. Во время отправки кнопка показывает Отправка…, а затем Ссылка отправлена по завершении.

Настройте шаблон письма

По умолчанию мы составляем письмо-приглашение за вас. Чтобы отправлять собственный текст, откройте Настройки пространства → Шаблоны писем для клиентов (Владелец/Администратор, бизнес-пространства). Шаблоны — это простой текст, и вы можете редактировать как тему, так и текст.

Шаблоны задаются для каждого языка. Выберите язык, напишите тему и текст и сохраните. При отправке ссылки мы используем ваш шаблон для языка ссылки-приглашения, заданного по умолчанию в вашем пространстве. Если для этого языка шаблона нет, мы используем наш встроенный шаблон на том же языке — но никогда ваш шаблон с другого языка.

Вставьте эти переменные в тему или текст, и мы заменим их при отправке письма:

{{clientLink}} — защищённая ссылка-приглашение. Обязательна в тексте; без неё шаблон сохранить нельзя.
{{expiryDate}} — дата окончания действия ссылки в формате языка клиента.
{{agencyName}} — название вашего агентства.
{{formName}} — название анкеты.
{{customerEmail}} — адрес электронной почты клиента.

По мере ввода редактор показывает предпросмотр с примерными значениями. Нажмите Сбросить к шаблону по умолчанию, чтобы удалить ваш шаблон для выбранного языка и вернуться к нашему встроенному тексту.

Просматривайте отправленное

Откройте Письма из обзора формы, чтобы увидеть историю писем формы по адресу …/forms/<form>/emails. Вы получите хронологический список всех писем, отправленных по этой форме, — получатель, тип, тема и время отправки, — и можете нажать на любую запись, чтобы прочитать текст сообщения.

Этот журнал включает отправленные вами ссылки-приглашения, а также уведомления формы от платформы (например, «готово к проверке» и сообщения об активности клиента). Он доступен только владельцу/администратору и ограничен вашим рабочим пространством и формой — он никогда не показывает письма других рабочих пространств или платформы.