Chính sách Quyền riêng tư

DS160.io chuẩn bị và nộp đơn xin thị thực Hoa Kỳ DS-160. Đối với mỗi người nộp đơn, DS160.io lưu giữ mọi thông tin mà biểu mẫu yêu cầu, bao gồm các câu trả lời về sức khỏe và tiền sử tư pháp hình sự. DS160.io mã hóa các câu trả lời đó, gửi chúng đến Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ khi đơn được nộp, và xóa chúng trong vòng 30 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu đã được xác minh.

Chúng tôi là ai

DS160.io được vận hành bởi Galah Enterprises Pty Ltd (ACN 682 927 779, ABN 61 682 927 779), một công ty đăng ký tại bang New South Wales, Úc (“DS160.io”, “chúng tôi” (we)). Địa chỉ bưu chính của chúng tôi là 26 Knight Street, Arncliffe NSW 2205, Australia. Mọi câu hỏi về chính sách này hoặc về dữ liệu cá nhân xin gửi đến privacy@ds160.io.

Chúng tôi không có cơ sở thường trú nào tại Liên minh Châu Âu hoặc Vương quốc Anh.

Chính sách này áp dụng cho dữ liệu của những ai

Khách truy cập (Visitors): bất kỳ ai duyệt trang ds160.io.
Chủ tài khoản (Account holders): những người có thông tin đăng nhập DS160.io. Một số người có tài khoản cá nhân cho đơn của chính mình hoặc của gia đình; những người khác là nhân viên của một khách hàng doanh nghiệp.
Khách hàng doanh nghiệp (Business customers): các đại lý thị thực, công ty di trú và các doanh nghiệp tương tự sử dụng không gian làm việc doanh nghiệp để chuẩn bị đơn cho khách hàng của họ.
Người nộp đơn (Applicants): những người có đơn DS-160 được chuẩn bị trên DS160.io. Người nộp đơn có thể là chủ tài khoản, một thành viên trong gia đình của chủ tài khoản, hoặc một khách hàng của khách hàng doanh nghiệp, người tự điền câu trả lời của mình thông qua đường liên kết do doanh nghiệp gửi. Trưởng nhóm (xem bên dưới) có thể điền câu trả lời thay cho người nộp đơn.
Trưởng nhóm: trong không gian làm việc doanh nghiệp, người mà khách hàng doanh nghiệp chỉ định để điền biểu mẫu của một nhóm người nộp đơn, chẳng hạn một gia đình, qua một liên kết duy nhất. Trưởng nhóm có thể là một trong những người nộp đơn hoặc người không đi cùng, chẳng hạn cha mẹ hoặc người liên hệ của chủ lao động.

Vai trò của chúng tôi

Dữ liệu cá nhân	Vai trò của DS160.io	Bên kiểm soát dữ liệu
Dữ liệu người nộp đơn trong tài khoản cá nhân	Bên kiểm soát dữ liệu	DS160.io
Dữ liệu người nộp đơn trong không gian làm việc doanh nghiệp	Bên xử lý dữ liệu, theo Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu của chúng tôi với khách hàng doanh nghiệp	Khách hàng doanh nghiệp
Tên và địa chỉ email của trưởng nhóm trong không gian làm việc doanh nghiệp	Bên xử lý dữ liệu, theo Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu của chúng tôi với khách hàng doanh nghiệp	Khách hàng doanh nghiệp
Dữ liệu tài khoản và thanh toán của chủ tài khoản, bao gồm cả nhân viên của khách hàng doanh nghiệp	Bên kiểm soát dữ liệu	DS160.io
Dữ liệu sử dụng của khách truy cập	Bên kiểm soát dữ liệu	DS160.io

Khi DS160.io là bên xử lý dữ liệu, theo Thỏa thuận Xử lý Dữ liệu là một phần của Điều khoản Dịch vụ của chúng tôi, khách hàng doanh nghiệp quyết định lý do và cách thức sử dụng dữ liệu của khách hàng của mình, cung cấp thông báo về quyền riêng tư của riêng mình, và trả lời các yêu cầu của khách hàng của mình về dữ liệu của họ. DS160.io chỉ hành động theo chỉ thị của khách hàng doanh nghiệp và hỗ trợ khách hàng doanh nghiệp trả lời các yêu cầu đó. Phần còn lại của chính sách này mô tả hoạt động xử lý của chính DS160.io với tư cách là bên kiểm soát dữ liệu, và những gì DS160.io thực hiện với tư cách là bên xử lý dữ liệu trong trường hợp hai việc đó là như nhau.

Dữ liệu cá nhân chúng tôi xử lý

Về người nộp đơn

Nội dung đơn. Mọi thông tin mà DS-160 yêu cầu: họ tên, ngày và nơi sinh, quốc tịch, thông tin giấy tờ tùy thân quốc gia và hộ chiếu, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email và định danh mạng xã hội; kế hoạch đi lại và lịch sử đi lại; thành viên gia đình; quá trình học tập và làm việc; và các câu trả lời cho các câu hỏi về an ninh và lý lịch.

Dữ liệu thuộc loại đặc biệt và dữ liệu hình sự. Các câu hỏi về an ninh và lý lịch của DS-160 hỏi về sức khỏe (ví dụ các bệnh truyền nhiễm, rối loạn tâm thần hoặc thể chất và việc sử dụng ma túy) và về việc bị bắt giữ, bị kết án và các vấn đề hình sự khác. Đây là các loại dữ liệu cá nhân đặc biệt (Điều 9 GDPR) và dữ liệu liên quan đến bản án và hành vi phạm tội hình sự (Điều 10 GDPR). DS160.io chỉ xử lý các dữ liệu này vì chính phủ Hoa Kỳ yêu cầu chúng trên DS-160, và chỉ nhằm hoàn thành và nộp đơn.

Ảnh và tài liệu. Ảnh thị thực và mọi tài liệu được tải lên cho đơn. Ảnh được kiểm tra tự động (vị trí khuôn mặt, kích thước, mắt mở) trên máy chủ riêng của DS160.io; ảnh không được gửi cho bên thứ ba để thực hiện việc này. Chủ tài khoản cá nhân, nhân viên của khách hàng doanh nghiệp, hoặc người nộp đơn trên đường liên kết mà khách hàng doanh nghiệp gửi cho họ, có thể yêu cầu trích xuất thông tin trên bản quét hộ chiếu để điền câu trả lời từ đó: khi đó bản quét được gửi tới Gemini API của Google để trích xuất thông tin, và không câu trả lời nào được điền cho tới khi người đã yêu cầu chọn nó.

Hồ sơ nộp đơn. Khi một đơn được nộp trên CEAC: Mã số Đơn (Application ID), câu trả lời cho câu hỏi bảo mật được dùng để truy xuất đơn, trang xác nhận, và một tệp PDF của mọi trang mà CEAC hiển thị lại.

Nhập từ CEAC. Khi một chủ tài khoản, nhân viên của một khách hàng doanh nghiệp, hoặc một người nộp đơn trên đường liên kết khách hàng nhập một DS-160 đã có trên CEAC: địa điểm, Mã số Đơn (Application ID), họ, năm sinh và câu trả lời cho câu hỏi bảo mật được nhập để truy xuất đơn, cùng các câu trả lời CEAC hiển thị lại, vốn trở thành câu trả lời của một đơn mới hoặc, trên đường liên kết khách hàng, thay thế các câu trả lời của đơn. Với một DS-160 đã nộp, CEAC chỉ hiển thị câu trả lời bằng cách tạo một bản sao mới chưa ký; người nhập thông tin xác nhận rằng người nộp đơn đồng ý, và DS160.io lưu Mã số Đơn và câu trả lời cho câu hỏi bảo mật của bản sao. DS160.io cũng lưu một bản ghi về tiến trình và kết quả của mỗi lần nhập, không chứa câu trả lời nào.

Lịch sử chỉnh sửa. Mỗi thay đổi đối với một câu trả lời, người thực hiện và thời điểm thực hiện, để chủ tài khoản hoặc khách hàng doanh nghiệp có thể xem ai đã thay đổi điều gì.

Hồ sơ đồng ý. Khi đường liên kết khách hàng của một khách hàng doanh nghiệp yêu cầu người nộp đơn đồng ý với thông báo về quyền riêng tư của doanh nghiệp trước khi trả lời bất kỳ câu hỏi nào: thời điểm họ đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, phiên bản và ngôn ngữ của thông báo đó, và trình duyệt họ đã sử dụng. Sự đồng ý được đưa ra cho khách hàng doanh nghiệp, là bên lưu giữ hồ sơ này. Khi trưởng nhóm đồng ý thay cho người nộp đơn, hồ sơ ghi rằng sự đồng ý được đưa ra thay mặt người nộp đơn, và người nộp đơn sẽ được hỏi lại trên liên kết của riêng họ.

Trưởng nhóm. Trong không gian làm việc doanh nghiệp, tên và địa chỉ email của trưởng nhóm, thời điểm khách hàng doanh nghiệp gửi email liên kết nhóm cho họ và thời điểm liên kết được mở. Trưởng nhóm thấy tên nhóm và tên các biểu mẫu trong nhóm, và chỉ mở được những biểu mẫu mà khách hàng doanh nghiệp cho phép họ điền.

Tin nhắn. Trong một không gian làm việc doanh nghiệp, những gì người nộp đơn và nhân viên của khách hàng doanh nghiệp viết cho nhau về một đơn, bao gồm các thư trả lời của người nộp đơn đối với email tin nhắn của DS160.io, và thời điểm mỗi tin nhắn được gửi và được đọc. Tệp đính kèm của một thư trả lời qua email không được lưu giữ.

Về chủ tài khoản

Dữ liệu tài khoản. Địa chỉ email, họ tên nếu được cung cấp, mã băm mật khẩu hoặc danh tính đăng nhập Google, ngôn ngữ, và các cài đặt xác thực đa yếu tố. Đối với nhân viên của khách hàng doanh nghiệp, còn có không gian làm việc, vai trò của họ cũng như tên và nhận diện thương hiệu của không gian làm việc.

Dữ liệu thanh toán. Khi chủ tài khoản thanh toán, Stripe hoặc PayPal xử lý thông tin thẻ hoặc tài khoản. DS160.io chỉ nhận được mã tham chiếu thanh toán, số tiền và trạng thái thanh toán, và không bao giờ nhìn thấy số thẻ đầy đủ.

Tin nhắn hỗ trợ. Những gì chủ tài khoản gửi cho chúng tôi qua email.

Về khách truy cập và chủ tài khoản

Dữ liệu sử dụng. Các trang đã truy cập, các lượt nhấp, trình duyệt và thiết bị, địa chỉ IP, và các sự kiện trong sản phẩm. Xem mục “Phân tích và cookie”.

Nhật ký. Các bản ghi kỹ thuật về những gì hệ thống của DS160.io đã thực hiện, chẳng hạn như lỗi và các bước của một lượt nộp đơn.

Email từ công cụ kiểm tra. Nếu bạn yêu cầu công cụ kiểm tra “Tôi có cần DS-160 mới không?” gửi kết quả qua email: địa chỉ email của bạn, các câu trả lời bạn đã đưa cho công cụ và kết quả.

Email mẫu đơn. Nếu bạn yêu cầu một trang mẫu DS-160 gửi mẫu đó qua email: địa chỉ email của bạn, mẫu bạn chọn, ngôn ngữ của trang và, nếu bạn hủy đăng ký, thời điểm hủy.

Email từ công cụ kiểm tra ảnh. Nếu bạn yêu cầu công cụ kiểm tra ảnh gửi ảnh của bạn qua email: địa chỉ email của bạn, ngôn ngữ của trang và, nếu bạn hủy đăng ký, thời điểm hủy. Ảnh được đính kèm trong đúng email đó và không được lưu vì email đó: nhật ký email đã gửi của chúng tôi giữ nội dung thư mà không có ảnh.

Công cụ Truy xuất. Nếu bạn dùng công cụ miễn phí truy xuất một DS-160 đã nộp từ CEAC mà không cần tài khoản: địa điểm, Mã số Đơn (Application ID), họ, năm sinh và câu trả lời cho câu hỏi bảo mật mà bạn nhập, cùng các câu trả lời CEAC hiển thị lại. Với một DS-160 đã nộp, CEAC chỉ hiển thị câu trả lời bằng cách tạo một bản sao mới chưa ký; bạn xác nhận rằng bạn đồng ý trước khi công cụ bắt đầu, và DS160.io lưu Mã số Đơn và câu trả lời cho câu hỏi bảo mật của bản sao cùng với những gì đã đọc được. Nếu bạn cung cấp địa chỉ email để tải về tệp PDF: địa chỉ đó, ngôn ngữ của trang và việc bạn có đánh dấu ô riêng để nhận email thỉnh thoảng hay không. Nếu sau đó bạn chọn bắt đầu DS-160 tiếp theo với các câu trả lời này và tạo tài khoản miễn phí, nội dung đã đọc sẽ trở thành biểu mẫu đầu tiên trong tài khoản của bạn. DS160.io cũng lưu một bản ghi về tiến trình và kết quả của mỗi lần truy xuất, trong đó có địa điểm nhưng không có câu trả lời nào và không có thông tin nào khác bạn đã nhập.

Tìm kiếm tài liệu. Nội dung bạn nhập vào ô tìm kiếm trên các trang tài liệu. Nội dung này được gửi tới Gemini API của Google để tìm các phần trả lời cho tìm kiếm đó. DS160.io không lưu nội dung bạn đã nhập và không liên kết nội dung đó với bạn; công cụ phân tích chỉ ghi lại ngôn ngữ của trang và số kết quả tìm được.

Mục đích và cơ sở pháp lý

Đây là các cơ sở pháp lý cho hoạt động xử lý mà DS160.io thực hiện với tư cách là bên kiểm soát dữ liệu. Đối với dữ liệu người nộp đơn trong không gian làm việc doanh nghiệp, khách hàng doanh nghiệp xác định cơ sở pháp lý.

Mục đích	Cơ sở pháp lý
Cung cấp tài khoản, lưu trữ nội dung đơn, nộp DS-160 trên CEAC và gửi lại trang xác nhận	Thực hiện hợp đồng với chủ tài khoản (Điều 6(1)(b))
Nhập một DS-160 từ CEAC vào một đơn, khi chủ tài khoản hoặc người nộp đơn yêu cầu	Thực hiện hợp đồng với chủ tài khoản (Điều 6(1)(b))
Dịch sang tiếng Anh các câu trả lời dạng văn bản tự do được viết bằng ngôn ngữ khác	Thực hiện hợp đồng với chủ tài khoản
Nhận thanh toán và lưu giữ sổ sách kế toán	Thực hiện hợp đồng; nghĩa vụ pháp lý (Điều 6(1)(c)) đối với hồ sơ thuế
Giữ an toàn cho dịch vụ, điều tra các lượt nộp đơn thất bại, ngăn chặn lạm dụng	Lợi ích hợp pháp (Điều 6(1)(f)) trong việc vận hành một dịch vụ đáng tin cậy và an toàn
Email dịch vụ (kích hoạt, nhắc nhở, trạng thái nộp đơn)	Thực hiện hợp đồng với chủ tài khoản
Chuyển yêu cầu dịch vụ chuyên gia đến công ty dịch vụ thị thực sẽ thực hiện dịch vụ đó	Sự đồng ý, được đưa ra trong yêu cầu (Điều 6(1)(a))
Gửi qua email kết quả của công cụ kiểm tra “Tôi có cần DS-160 mới không?” cho khách truy cập đã yêu cầu	Sự đồng ý, được đưa ra khi yêu cầu email (Điều 6(1)(a))
Gửi qua email một mẫu DS-160 cho khách truy cập đã yêu cầu, thỉnh thoảng gửi đến cùng địa chỉ đó email về việc nộp DS-160, và lưu yêu cầu để biết ai sử dụng các mẫu	Sự đồng ý, được đưa ra khi gửi yêu cầu kèm thông báo của nó (Điều 6(1)(a)); rút lại bằng cách hủy đăng ký
Gửi qua email ảnh đã được công cụ kiểm tra ảnh kiểm tra hoặc sửa cho khách truy cập đã yêu cầu, và thỉnh thoảng gửi đến cùng địa chỉ đó email về việc nộp DS-160	Sự đồng ý, được đưa ra khi gửi yêu cầu kèm thông báo của nó (Điều 6(1)(a)); rút lại bằng cách hủy đăng ký
Truy xuất một DS-160 đã nộp từ CEAC bằng công cụ Truy xuất, hiển thị các câu trả lời của nó cho khách truy cập đã yêu cầu và tạo tệp PDF của chúng cho địa chỉ email mà khách truy cập cung cấp	Thực hiện hợp đồng với khách truy cập, người yêu cầu việc này (Điều 6(1)(b))
Thỉnh thoảng gửi email về việc nộp DS-160 đến địa chỉ được cung cấp để tải về một DS-160 đã truy xuất dưới dạng PDF, và lưu yêu cầu đó, khi khách truy cập đánh dấu ô dành cho các email này	Sự đồng ý, được đưa ra bằng cách đánh dấu một ô riêng mà tệp PDF không phụ thuộc vào (Điều 6(1)(a)); rút lại bằng cách hủy đăng ký
Tìm các phần trong tài liệu trả lời cho một tìm kiếm được nhập trên các trang tài liệu	Lợi ích hợp pháp (Điều 6(1)(f)) trong việc giúp khách truy cập sử dụng tài liệu
Huấn luyện phần mềm riêng của DS160.io đọc mã bảo mật của CEAC, từ các bản sao hình ảnh captcha không liên kết với bất kỳ đơn, người nộp đơn hay tài khoản nào	Lợi ích hợp pháp (Điều 6(1)(f)) trong việc nộp đơn mà không phải chờ một người nhập từng mã

Bên nhận dữ liệu

Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ. Nộp DS-160 có nghĩa là nhập các câu trả lời của người nộp đơn trên CEAC, hệ thống do chính phủ Hoa Kỳ vận hành. Việc gửi các câu trả lời đến đó chính là dịch vụ được yêu cầu. Việc nhập một DS-160 từ CEAC gửi cho CEAC thông tin dùng để truy xuất đơn, và với một đơn đã nộp thì để lại ở đó một bản sao mới chưa ký, sẽ hết hạn nếu không được dùng.

Khách hàng doanh nghiệp, đối với dữ liệu người nộp đơn trong không gian làm việc của mình. Nhân viên của khách hàng doanh nghiệp xem và chỉnh sửa các câu trả lời và hồ sơ nộp đơn của người nộp đơn.

Máy chủ riêng của chúng tôi. Cơ sở dữ liệu, các máy chủ ứng dụng của DS160.io và trình duyệt điền và nộp mỗi DS-160 đều chạy trên phần cứng riêng của DS160.io, đặt tại trụ sở chính của DS160.io ở Hoa Kỳ. Không có nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ nào nắm giữ dữ liệu này; các nhà cung cấp dưới đây là các bên thứ ba duy nhất xử lý dữ liệu này cho DS160.io.

Nhà cung cấp dịch vụ (bên xử lý phụ), mỗi bên chỉ cho mục đích được liệt kê:

Nhà cung cấp	Công việc thực hiện cho chúng tôi	Dữ liệu liên quan	Địa điểm
Backblaze (B2)	Lưu trữ ảnh, tài liệu và các tệp PDF của đơn đã nộp	Ảnh, tài liệu, hồ sơ nộp đơn	Hoa Kỳ
Google (Gemini API)	Dịch các câu trả lời dạng văn bản tự do sang tiếng Anh; trích xuất thông tin trên bản quét hộ chiếu, khi chủ tài khoản hoặc người nộp đơn yêu cầu, để đề xuất câu trả lời từ đó; tìm các phần trong tài liệu trả lời cho một tìm kiếm được nhập trên các trang tài liệu	Văn bản của câu trả lời đang được dịch; bản quét hộ chiếu; các từ của một lần tìm kiếm tài liệu	Hoa Kỳ
Google (Sign-In)	Cho phép chủ tài khoản đăng nhập bằng tài khoản Google	Danh tính Google và email	Hoa Kỳ
Google (Analytics, Ads)	Phân tích trang web và đo lường chuyển đổi quảng cáo	Dữ liệu sử dụng, định danh cookie	Hoa Kỳ
PostHog	Phân tích sản phẩm	Dữ liệu sử dụng, sự kiện trong sản phẩm	Hoa Kỳ
Stripe	Thanh toán bằng thẻ cho không gian làm việc doanh nghiệp	Thông tin thanh toán, mã tham chiếu không gian làm việc	Hoa Kỳ
PayPal	Thanh toán cho các đơn hàng cá nhân	Thông tin thanh toán	Hoa Kỳ
Amazon Web Services (SES, S3)	Gửi email, và nhận các thư trả lời của người nộp đơn đối với email tin nhắn	Địa chỉ email, nội dung email	Hoa Kỳ

Khách hàng doanh nghiệp có thể gửi email qua máy chủ thư của chính mình thay vì máy chủ của chúng tôi; máy chủ đó do khách hàng doanh nghiệp lựa chọn và kiểm soát.

Công ty dịch vụ thị thực, khi bạn yêu cầu chuyên gia. Nếu bạn yêu cầu sự hỗ trợ của chuyên gia thị thực trong DS160.io (kiểm tra biểu mẫu của bạn, hoặc hỗ trợ toàn bộ hồ sơ của bạn), chúng tôi chuyển các thông tin trong yêu cầu đó cho công ty dịch vụ thị thực mà chúng tôi hợp tác và sẽ thực hiện dịch vụ, để họ có thể liên hệ với bạn: họ tên, địa chỉ email, số điện thoại nếu bạn cung cấp, lãnh sự quán bạn đã chọn và lời nhắn của bạn. Công ty sử dụng các thông tin này để cung cấp dịch vụ, theo chính sách quyền riêng tư của chính họ. Chúng tôi không chuyển bất kỳ thông tin nào cho công ty nào trừ khi bạn yêu cầu, và bạn có thể rút lại sự đồng ý bằng cách gửi thư cho chúng tôi; việc này ngăn không chuyển thêm thông tin, nhưng không áp dụng cho những gì đã được gửi.

DS160.io không bán dữ liệu cá nhân và không chia sẻ dữ liệu cá nhân với các nhà quảng cáo hoặc nhà tuyển dụng. DS160.io có thể tiết lộ dữ liệu khi pháp luật yêu cầu, hoặc cho bên mua lại doanh nghiệp của mình, bên này sẽ bị ràng buộc bởi chính sách này.

Chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Các máy chủ của DS160.io đặt tại trụ sở chính của DS160.io ở Hoa Kỳ, do đó mọi dữ liệu cá nhân mà DS160.io xử lý đều được lưu trữ và xử lý tại đó. Dữ liệu cá nhân được gửi đến DS160.io từ bên ngoài Hoa Kỳ được chuyển sang Hoa Kỳ, và GDPR cùng chính sách này tiếp tục áp dụng cho dữ liệu đó tại đó.

CEAC đặt tại Hoa Kỳ. Việc chuyển các câu trả lời của người nộp đơn đến đó là cần thiết để thực hiện dịch vụ được yêu cầu (Điều 49(1)(b) GDPR). Việc gửi cho CEAC thông tin để truy xuất một DS-160 cho một lần nhập đã được yêu cầu cũng vậy.

Các nhà cung cấp dịch vụ được liệt kê ở trên cũng đặt tại Hoa Kỳ:

Backblaze, Google, PostHog, Stripe và Amazon Web Services được chứng nhận theo Khung Bảo mật Dữ liệu EU-Hoa Kỳ (EU-U.S. Data Privacy Framework) và Phần mở rộng dành cho Vương quốc Anh của khung này, và DS160.io dựa vào chứng nhận đó. Các điều khoản xử lý dữ liệu của họ cũng bao gồm các Điều khoản Hợp đồng Tiêu chuẩn (Standard Contractual Clauses) của Ủy ban Châu Âu.
PayPal chuyển dữ liệu theo Quy tắc Doanh nghiệp Ràng buộc (Binding Corporate Rules) của mình và các Điều khoản Hợp đồng Tiêu chuẩn. Khi chủ tài khoản thanh toán bằng PayPal, PayPal quyết định cách sử dụng thông tin thanh toán và chịu trách nhiệm về thông tin đó theo tuyên bố về quyền riêng tư của chính mình.

Thời hạn lưu giữ

Tài khoản, nội dung đơn, lịch sử chỉnh sửa, hồ sơ đồng ý, tin nhắn, ảnh, tài liệu và hồ sơ nộp đơn được lưu giữ chừng nào tài khoản hoặc không gian làm việc doanh nghiệp còn tồn tại. Khi có yêu cầu gửi đến privacy@ds160.io, hoặc theo chỉ thị của khách hàng doanh nghiệp đối với không gian làm việc của mình, DS160.io xóa chúng trong vòng 30 ngày. Tên nhóm và thông tin của trưởng nhóm được lưu giữ và xóa theo cùng cách.
Bản sao lưu của cơ sở dữ liệu, cùng các phiên bản trước đó của ảnh, tài liệu và tệp PDF đã lưu trữ, được lưu giữ trong 7 ngày, do đó dữ liệu đã xóa sẽ không còn trong đó sau 7 ngày kể từ khi xóa.
Hồ sơ chẩn đoán của một lượt nộp đơn thất bại (nhật ký, ảnh chụp màn hình, trang đang được điền): bị xóa sau 90 ngày.
Nhập từ CEAC: thông tin được nhập để truy xuất một DS-160 bị xóa ngay khi việc nhập bắt đầu đọc đơn, và chậm nhất trong vòng một giờ. Những gì việc nhập đã đọc, Mã số Đơn và câu trả lời cho câu hỏi bảo mật của bản sao do CEAC tạo, và hồ sơ chẩn đoán của việc nhập (nhật ký và các trang CEAC đã đọc) được lưu, có mã hóa, trong 90 ngày. Các câu trả lời đưa vào một đơn sau đó được lưu như mọi câu trả lời khác, và bản ghi về tiến trình và kết quả của việc nhập được lưu chừng nào đơn hoặc không gian làm việc chứa nó còn tồn tại.
Công cụ Truy xuất: thông tin được nhập để truy xuất một DS-160 bị xóa ngay khi công cụ bắt đầu đọc đơn, và chậm nhất trong vòng một giờ. Những gì công cụ đã đọc, Mã số Đơn và câu trả lời cho câu hỏi bảo mật của bản sao do CEAC tạo, địa chỉ email được cung cấp để nhận PDF và hồ sơ chẩn đoán của lần truy xuất được lưu, có mã hóa, trong 7 ngày, sau đó bị xóa. Nếu bạn đã đánh dấu ô nhận email thỉnh thoảng, địa chỉ email cũng được lưu như một yêu cầu, giống như yêu cầu email mẫu đơn, cho đến khi bạn yêu cầu chúng tôi xóa, và bản ghi về tiến trình và kết quả của mỗi lần truy xuất được lưu để đo mức độ hiệu quả của công cụ. Một lần truy xuất được mở thành biểu mẫu đầu tiên trong tài khoản mới được lưu từ đó trở đi như các biểu mẫu của tài khoản đó.
Hồ sơ các bước của mỗi lượt nộp đơn: bị xóa sau 30 ngày.
Thư trả lời nhận được qua email: Amazon Web Services lưu giữ mỗi thư cho đến khi DS160.io đã đọc thư đó vào phần tin nhắn của đơn, thường trong vòng một phút, và xóa thư đó sau tối đa 14 ngày.
Thông tin được trích xuất từ bản quét hộ chiếu: được lưu giữ, đã mã hóa, trong 30 ngày, để cùng một bản quét không bị gửi lại cho Google, và bị xóa sớm hơn khi bản quét bị xóa hoặc thay thế. Các câu trả lời được đề xuất từ đó mà chưa được chọn bị xóa sau một giờ.
Tìm kiếm tài liệu: nội dung đã nhập không được lưu. Trong một ngày, DS160.io giữ các con số mà Gemini API của Google tính từ nội dung đó, dưới một mã được tạo từ các từ và không thể chuyển ngược lại thành các từ ấy, để cùng một tìm kiếm không bị gửi lại cho Google.
Ảnh đang chờ xem xét thủ công: bị xóa khỏi hàng chờ đó sau 14 ngày.
Ảnh được công cụ kiểm tra ảnh sửa: khi công cụ cắt và đổi kích thước ảnh giúp bạn, bản đã sửa được lưu giữ, có mã hóa, trong 24 giờ để bạn tải xuống hoặc thêm vào một biểu mẫu mới, sau đó bị xóa. Ảnh đã sửa mà bạn thêm vào biểu mẫu được lưu giữ cùng các tài liệu khác của biểu mẫu đó.
Mã bảo mật (captcha) hiển thị trong quá trình nộp đơn: bị xóa sau 10 phút. DS160.io có thể giữ một bản sao hình ảnh captcha, cùng mã đã nhập cho nó và việc CEAC có chấp nhận mã đó hay không, để huấn luyện phần mềm riêng của mình đọc các mã này. Bản sao không có gì liên kết nó với đơn, người nộp đơn hay tài khoản. Các hình ảnh này do CEAC tạo ra và không chứa dữ liệu cá nhân.
Phiên đăng nhập: mỗi lần đăng nhập kéo dài 4 giờ. Mã thông báo dùng để gia hạn phiên có hiệu lực 30 ngày và bị xóa khi hết hạn.
Yêu cầu dịch vụ chuyên gia (thông tin bạn cung cấp và khoản thanh toán): được lưu giữ trong thời gian tài khoản còn tồn tại; hồ sơ thanh toán được lưu giữ trong thời gian mà luật thuế yêu cầu.
Yêu cầu email từ công cụ kiểm tra (địa chỉ email, các câu trả lời và kết quả): bị xóa sau 90 ngày. Địa chỉ chỉ được dùng để gửi email đó.
Yêu cầu email mẫu đơn (địa chỉ email, mẫu và ngôn ngữ của trang): được lưu cho đến khi bạn yêu cầu chúng tôi xóa. Yêu cầu một mẫu cũng là đồng ý nhận thỉnh thoảng email về việc nộp DS-160, và các email này dừng lại khi bạn dùng liên kết hủy đăng ký trong bất kỳ email nào. Các yêu cầu trước ngày 9 tháng 10 năm 2026 chỉ đồng ý nhận mẫu, và những địa chỉ đó không nhận gì khác.
Yêu cầu email từ công cụ kiểm tra ảnh (địa chỉ email và ngôn ngữ của trang): được lưu cho đến khi bạn yêu cầu chúng tôi xóa. Việc yêu cầu cũng là đồng ý nhận thỉnh thoảng các email về việc nộp DS-160, các email này dừng khi bạn dùng liên kết hủy đăng ký trong bất kỳ email nào. Bản thân ảnh không được lưu cho email.
Hồ sơ thanh toán và kế toán: được lưu giữ trong thời gian mà luật thuế yêu cầu, kể cả sau khi tài khoản bị xóa.

DS160.io lưu phiên làm việc, ngôn ngữ và một vài tùy chọn giao diện của chủ tài khoản đã đăng nhập trong bộ nhớ cục bộ (local storage) của trình duyệt. Trang web cần chúng để hoạt động.

DS160.io cũng sử dụng:

Google Analytics và Google Ads, để đo lường lượt truy cập và những quảng cáo nào dẫn đến việc đăng ký. Các dịch vụ này đặt các cookie như _ga và _gcl_au.
PostHog, để hiểu cách sản phẩm được sử dụng. Dịch vụ này đặt một cookie bắt đầu bằng ph_.

Bảo mật

Mọi dữ liệu biểu mẫu DS-160 đều được mã hóa khi lưu trữ bằng AES-256. Điều đó bao gồm mọi câu trả lời trong đơn, kể cả các câu hỏi về an ninh và lý lịch và thông tin hộ chiếu, lịch sử chỉnh sửa của các câu trả lời đó, các tin nhắn về đơn, bản sao của đơn được tạo mỗi lần nộp, Mã số Đơn CEAC và câu trả lời bảo mật, và hồ sơ chẩn đoán của một lượt nộp đơn. Khóa mã hóa được lưu giữ tách biệt với cơ sở dữ liệu và các bản sao lưu của nó, do đó không thể đọc được cơ sở dữ liệu hay bản sao lưu nếu không có khóa. Chỉ có tên, năm sinh, lãnh sự quán và loại thị thực của người nộp đơn là vẫn đọc được, vì danh sách đơn hiển thị các thông tin này. Thông tin được nhập để nhập một DS-160 từ CEAC, những gì việc nhập đã đọc và thông tin của bản sao do CEAC tạo cũng được mã hóa như vậy, địa chỉ email được cung cấp cho công cụ Truy xuất cũng vậy.

Mọi lưu lượng truy cập đến DS160.io đều được truyền qua HTTPS. Email thì khác: một email tin nhắn chứa nội dung của tin nhắn, và email đó cùng mọi thư trả lời đều đi qua các máy chủ thư của người gửi và người nhận, vốn không do DS160.io kiểm soát. DS160.io chỉ chấp nhận thư trả lời qua kết nối được mã hóa. Mật khẩu máy chủ thư, khóa xác thực và các bí mật tương tự được lưu trữ ở dạng mã hóa.

Chỉ đội ngũ của DS160.io mới có thể truy cập các hệ thống vận hành thực tế, và mọi tài khoản đều có thể bật xác thực đa yếu tố. Nhân viên DS160.io không mở một tài khoản hoặc một đơn trừ khi chủ tài khoản, hoặc đối với không gian làm việc doanh nghiệp là khách hàng doanh nghiệp, đã cho phép điều tra một sự cố. Ngoài trường hợp đó, nhân viên chỉ xem hồ sơ chẩn đoán của các lượt nộp đơn thất bại, để tìm và khắc phục nguyên nhân. Mọi thay đổi mà nhân viên thực hiện trong quá trình điều tra đều được ghi nhận là do DS160.io thực hiện, chứ không phải do chủ tài khoản.

Các cảnh báo vận hành của DS160.io chạy trên máy chủ riêng của DS160.io, không qua dịch vụ trò chuyện của bên thứ ba, và gọi tên tài khoản và đơn bằng mã định danh nội bộ, không bao giờ bằng tên hoặc địa chỉ email.

Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo GDPR, chủ thể dữ liệu có quyền:

truy cập dữ liệu cá nhân của mình và nhận một bản sao;
yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu nếu dữ liệu sai (chủ tài khoản có thể tự chỉnh sửa phần lớn dữ liệu);
yêu cầu xóa dữ liệu;
hạn chế hoặc phản đối việc xử lý dữ liệu;
nhận dữ liệu ở định dạng có thể chuyển giao và máy có thể đọc được.

Các yêu cầu về dữ liệu do DS160.io kiểm soát xin gửi đến privacy@ds160.io, từ địa chỉ email của tài khoản nếu có, và sẽ được trả lời trong vòng một tháng. Người nộp đơn có đơn được chuẩn bị bởi một khách hàng doanh nghiệp nên gửi yêu cầu của mình đến doanh nghiệp đó, là bên kiểm soát dữ liệu; DS160.io hỗ trợ doanh nghiệp đó trả lời.

Khi DS-160 đã được nộp, bản sao do Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ nắm giữ nằm ngoài sự kiểm soát của DS160.io. Việc xóa dữ liệu tại DS160.io không xóa dữ liệu đó khỏi CEAC.

Chủ thể dữ liệu cũng có quyền khiếu nại với cơ quan bảo vệ dữ liệu, đặc biệt là cơ quan tại nơi họ sinh sống hoặc làm việc.

Trẻ em

Tài khoản DS160.io dành cho người trưởng thành. Người nộp đơn có thể là trẻ em: cha mẹ, người giám hộ hoặc khách hàng doanh nghiệp được ủy quyền có thể chuẩn bị DS-160 cho trẻ em, và khi đó chịu trách nhiệm cung cấp dữ liệu của trẻ.

Thay đổi đối với chính sách này

Khi chính sách này thay đổi, ngày ở đầu trang sẽ thay đổi theo. Nếu một thay đổi ảnh hưởng đến cách sử dụng dữ liệu đã được thu thập, DS160.io sẽ gửi email cho chủ tài khoản trước khi thay đổi đó có hiệu lực.

Liên hệ

Câu hỏi về chính sách này hoặc về dữ liệu cá nhân: privacy@ds160.io.