FallstudieWie eine rumänische Visaagentur die DS-160-Bearbeitungszeit um 96 % senkte
VizeAmerica.com bearbeitet in einer arbeitsreichen Woche mit einem fünfköpfigen Team bis zu 200 DS-160. Jeder Antrag kostete früher 120–125 Minuten Arbeitszeit. Heute sind es unter fünf. Lesen Sie den vollständigen Blogbeitrag.
Über VizeAmerica.com
VizeAmerica.com ist eine rumänische Visaagentur, die sich auf Anträge für US-Nichteinwanderungsvisa spezialisiert hat. Mit einem fünfköpfigen Team übernimmt sie Kundenerfassung, Vorbereitung des DS-160-Formulars, Dokumentenprüfung und Interviewplanung und bearbeitet bis zu 200 Anträge pro Woche.
Geschichte
Bevor VizeAmerica.com ein Unternehmen war, war es ein Gefallen. Im Jahr 2001 war der Gründer der einzige Mensch im Dorf, der Englisch sprach und Internetzugang hatte. Nachbarn kamen ins Haus, um sich beim Ausfüllen von Unterlagen für das US-Konsulat in Bukarest helfen zu lassen.
"Viele Leute kamen zu uns nach Hause, damit ich ihnen beim Ausfüllen der Unterlagen für das US-Konsulat in Bukarest, Rumänien, half."
2006 brachte er dieses Wissen online. vizeamerica.com startete als kostenlose rumänischsprachige Informationsquelle für US-Visumantragsteller, etwas, das die Botschaft selbst damals nicht anbot.
"Die US-Botschaft hatte damals keine rumänischen Seiten. Nach und nach boten wir dann kostenpflichtige Leistungen an, als immer mehr Menschen die Website fanden."
Es sprach sich herum. SEO half. Die Website wurde bei rumänischen Suchmaschinen zu einem der prominentesten Ergebnisse für Suchanfragen zu US-Visa, und um sie herum wuchs ein zahlendes Geschäft.
Das Problem
Fünf Mitarbeitende und eine Warteschlange, die 200 DS-160 pro Woche erreichen konnte. Jeder Antrag von Hand: jeweils 120–125 Minuten, einschließlich Erstgespräch, Rückfragen und Eintippen in CEAC.
Unsichtbare Fehler machten es schlimmer: zusätzliche Leerzeichen, an denen die Validierung scheiterte, Datumsangaben im falschen Format. Kleine Fehler, die bei großen Mengen Stunden kosteten.
Dann kam ein Kunde mit 165 Antragstellern in einer einzigen Gruppe.
"Da habe ich mir gesagt: Okay, suchen wir nach einer Automatisierungslösung oder bauen selbst eine."
Die Lösung
Das Team ersetzte seine manuellen Erfassungsformulare durch die White-Label-Erfassungsformulare von DS160.io, mit automatischer Fortschrittsverfolgung und Benachrichtigungen, die das Hin und Her mit den Antragstellern überflüssig machten.
Die Ergebnisse
Anträge, die 120–125 Minuten kosteten, brauchen jetzt 4–5 Minuten Arbeitszeit. Das Team prüft die vorausgefüllten Daten, startet die automatische Einreichung und macht weiter. Eine Woche mit 200 Formularen, früher unerreichbar, bedeutet heute etwa 17 Stunden Prüfung.
"Bevor wir DS160.io genutzt haben, dauerte jedes Formular etwa 120–125 Minuten. Jetzt sind wir bei 4–5 Minuten pro Formular, sobald wir die Einreichung über die Agenturoberfläche starten."
Wofür die gewonnene Zeit genutzt wird
Ohne die DS-160 auf dem Tisch konzentriert sich das Team auf das Wesentliche: Interviewplanung, Kundenkommunikation und Unterstützung nach der Einreichung. Gleiches Team, mehr Kunden.
"Die Mitarbeitenden nutzen die durch DS160.io gewonnenen Stunden, um den Prozess nach dem DS-160 besser zu steuern: die eigentlichen Schritte zur Planung des Visuminterviews."