Datenschutzerklärung

DS160.io bereitet US-Visumanträge auf dem Formular DS-160 vor und reicht sie ein. Für jeden Antragsteller speichert DS160.io alles, was das Formular abfragt, einschließlich der Antworten zu Gesundheit und Vorstrafen. DS160.io verschlüsselt diese Antworten, übermittelt sie bei der Einreichung des Antrags an das US-Außenministerium und löscht sie innerhalb von 30 Tagen nach einem verifizierten Antrag.

Wer wir sind

DS160.io wird betrieben von der Galah Enterprises Pty Ltd (ACN 682 927 779, ABN 61 682 927 779), einer in New South Wales, Australien, eingetragenen Gesellschaft („DS160.io“, „wir“; im Englischen „we“). Unsere Postanschrift lautet 26 Knight Street, Arncliffe NSW 2205, Australia. Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu personenbezogenen Daten richten Sie bitte an privacy@ds160.io.

Wir haben keine Niederlassung in der Europäischen Union oder im Vereinigten Königreich.

Wessen Daten diese Erklärung betrifft

• Besucher (Visitors): alle Personen, die ds160.io aufrufen.
• Kontoinhaber (Account holders): Personen mit einem DS160.io-Login. Manche haben ein persönliches Konto für ihre eigenen Anträge oder die ihrer Familie; andere sind Mitarbeitende eines Geschäftskunden.
• Geschäftskunden (Business customers): Visaagenturen, Einwanderungsberatungen und ähnliche Unternehmen, die einen Business-Arbeitsbereich nutzen, um Anträge für ihre Kunden vorzubereiten.
• Antragsteller (Applicants): die Personen, deren DS-160 auf DS160.io vorbereitet wird. Ein Antragsteller kann der Kontoinhaber selbst sein, ein Familienangehöriger des Kontoinhabers oder ein Kunde eines Geschäftskunden, der seine Antworten über einen Link ausfüllt, den ihm das Unternehmen sendet. Die gruppenverantwortliche Person (siehe unten) kann die Antworten eines Antragstellers für diesen ausfüllen.
• Gruppenverantwortliche (Group leads): in einem Business-Arbeitsbereich die Person, die ein Geschäftskunde benennt, um die Formulare einer Gruppe von Antragstellern, etwa einer Familie, über einen einzigen Link auszufüllen. Gruppenverantwortliche können selbst zu den Antragstellern gehören oder nicht mitreisen, etwa ein Elternteil oder eine Kontaktperson des Arbeitgebers.

Unsere Rolle

Personenbezogene Daten	Rolle von DS160.io	Verantwortlicher
Daten von Antragstellern in einem persönlichen Konto	Verantwortlicher	DS160.io
Daten von Antragstellern in einem Business-Arbeitsbereich	Auftragsverarbeiter, auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Geschäftskunden	Der Geschäftskunde
Namen und E-Mail-Adressen von Gruppenverantwortlichen in einem Business-Arbeitsbereich	Auftragsverarbeiter, auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags mit dem Geschäftskunden	Der Geschäftskunde
Konto- und Abrechnungsdaten von Kontoinhabern, einschließlich der Mitarbeitenden von Geschäftskunden	Verantwortlicher	DS160.io
Nutzungsdaten von Besuchern	Verantwortlicher	DS160.io

Soweit DS160.io als Auftragsverarbeiter tätig ist, auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags, der Bestandteil unserer Nutzungsbedingungen ist, entscheidet der Geschäftskunde, zu welchen Zwecken und auf welche Weise die Daten seiner Kunden verwendet werden, stellt seinen eigenen Datenschutzhinweis bereit und beantwortet die Anfragen seiner Kunden zu ihren Daten. DS160.io handelt ausschließlich auf seine Weisung und unterstützt ihn bei der Beantwortung dieser Anfragen. Der übrige Teil dieser Erklärung beschreibt die eigene Verarbeitung von DS160.io als Verantwortlicher sowie das, was DS160.io als Auftragsverarbeiter tut, soweit es dasselbe ist.

Personenbezogene Daten, die wir verarbeiten

Über Antragsteller

Antragsinhalt. Alles, was das DS-160 abfragt: Namen, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Angaben zu nationalen Ausweisdokumenten und zum Reisepass, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Kennungen in sozialen Medien; Reisepläne und frühere Reisen; Familienangehörige; Ausbildung und beruflicher Werdegang; sowie die Antworten auf die Sicherheits- und Hintergrundfragen.

Besondere Kategorien und strafrechtliche Daten. Die Sicherheits- und Hintergrundfragen des DS-160 betreffen die Gesundheit (zum Beispiel übertragbare Krankheiten, psychische oder körperliche Störungen und Drogenkonsum) sowie Festnahmen, Verurteilungen und andere strafrechtliche Angelegenheiten. Dies sind besondere Kategorien personenbezogener Daten (Artikel 9 DSGVO) und Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten (Artikel 10 DSGVO). DS160.io verarbeitet sie nur, weil die US-Regierung sie im DS-160 verlangt, und nur, um den Antrag auszufüllen und einzureichen.

Foto und Dokumente. Das Visumfoto und alle für den Antrag hochgeladenen Dokumente, einschließlich eines Scans des Reisepasses des Ehepartners oder eines Elternteils des Antragstellers, wenn ein solcher hochgeladen wird, damit die Antworten, die das DS-160 zu diesen Personen abfragt, daraus ausgefüllt werden können. Das Foto wird automatisch (Position des Gesichts, Größe, geöffnete Augen) auf den eigenen Servern von DS160.io geprüft; es wird dafür nicht an Dritte übermittelt. Ein Kontoinhaber mit persönlichem Konto, die Mitarbeitenden eines Geschäftskunden oder der Antragsteller über den Link, den ihm der Geschäftskunde gesendet hat, können veranlassen, dass die Angaben aus einem Reisepass-Scan (dem des Antragstellers selbst oder dem seines Ehepartners oder eines Elternteils) ausgelesen werden, damit Antworten daraus ausgefüllt werden können: Der Scan wird dann an die Gemini API von Google gesendet, die die Angaben ausliest, und keine Antwort wird ausgefüllt, bevor die Person, die dies veranlasst hat, sie auswählt.

Einreichungsdaten. Wenn ein Antrag über CEAC eingereicht wird: die Application ID (Antragsnummer), die Antwort auf die Sicherheitsfrage, mit der er abgerufen wird, die Bestätigungsseite und ein PDF jeder Seite, die CEAC zurückgegeben hat.

Importe aus CEAC. Wenn ein Kontoinhaber, die Mitarbeitenden eines Geschäftskunden oder ein Antragsteller über einen Kundenlink ein bereits in CEAC vorhandenes DS-160 importiert: der Ort, die Application ID, der Nachname, das Geburtsjahr und die Antwort auf die Sicherheitsfrage, die zum Abrufen eingegeben werden, sowie die Antworten, die CEAC zurückgibt und die zu den Antworten eines neuen Antrags werden oder, über einen Kundenlink, die Antworten des Antrags ersetzen. Bei einem bereits eingereichten DS-160 zeigt CEAC dessen Antworten nur an, indem es eine neue, nicht unterschriebene Kopie davon erstellt; die Person, die die Angaben eingibt, bestätigt, dass der Antragsteller damit einverstanden ist, und DS160.io speichert die Application ID und die Antwort auf die Sicherheitsfrage dieser Kopie. DS160.io speichert außerdem eine Aufzeichnung über Fortschritt und Ergebnis jedes Imports, die keine Antworten enthält.

Änderungsverlauf. Jede Änderung einer Antwort, wer sie vorgenommen hat und wann, damit der Kontoinhaber oder Geschäftskunde sehen kann, wer was geändert hat.

Einwilligungsnachweise. Wenn der Kundenlink eines Geschäftskunden den Antragsteller auffordert, dem Datenschutzhinweis des Unternehmens zuzustimmen, bevor er etwas beantwortet: wann er zugestimmt oder die Zustimmung widerrufen hat, Version und Sprache dieses Hinweises und der verwendete Browser. Die Einwilligung wird gegenüber dem Geschäftskunden erteilt, der den Nachweis aufbewahrt. Stimmt die gruppenverantwortliche Person für einen Antragsteller zu, vermerkt der Nachweis, dass die Einwilligung im Namen des Antragstellers erteilt wurde, und der Antragsteller wird über einen eigenen Link erneut gefragt.

Gruppenverantwortliche. In einem Business-Arbeitsbereich Name und E-Mail-Adresse der gruppenverantwortlichen Person sowie wann der Geschäftskunde ihr den Gruppenlink per E-Mail gesendet hat und wann er geöffnet wurde. Die gruppenverantwortliche Person sieht den Namen der Gruppe und die Namen ihrer Formulare und kann nur die Formulare öffnen, die der Geschäftskunde sie ausfüllen lässt.

Nachrichten. In einem Business-Arbeitsbereich das, was der Antragsteller und die Mitarbeitenden des Geschäftskunden einander zu einem Antrag schreiben, einschließlich der Antworten des Antragstellers auf die Nachrichten-E-Mails von DS160.io, sowie wann jede Nachricht gesendet und gelesen wurde. Anhänge einer per E-Mail gesendeten Antwort werden nicht gespeichert.

Über Kontoinhaber

Kontodaten. E-Mail-Adresse, Name, sofern angegeben, ein Passwort-Hash oder eine Google-Anmeldeidentität, Sprache und Einstellungen zur Multi-Faktor-Authentifizierung. Bei Mitarbeitenden von Geschäftskunden außerdem ihr Arbeitsbereich, ihre Rolle sowie Name und Branding des Arbeitsbereichs.

Zahlungsdaten. Wenn ein Kontoinhaber bezahlt, verarbeiten Stripe oder PayPal die Karten- oder Kontodaten. DS160.io erhält nur eine Zahlungsreferenz, den Betrag und dessen Status und sieht niemals eine vollständige Kartennummer.

Supportnachrichten. Was ein Kontoinhaber uns per E-Mail sendet.

Über Besucher und Kontoinhaber

Nutzungsdaten. Besuchte Seiten, Klicks, Browser und Gerät, IP-Adresse und Ereignisse innerhalb des Produkts. Siehe „Analyse und Cookies“.

Protokolle. Technische Aufzeichnungen darüber, was die Systeme von DS160.io getan haben, etwa Fehler und die Schritte eines Einreichungsvorgangs.

E-Mails der Prüfung „Brauche ich ein neues DS-160?“. Wenn Sie die Prüfung „Brauche ich ein neues DS-160?“ bitten, Ihnen ihr Ergebnis per E-Mail zu senden: Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Antworten in der Prüfung und das Ergebnis.

E-Mails mit Beispielformularen. Wenn Sie über eine Seite mit einem DS-160-Beispielformular darum bitten, Ihnen das Beispiel per E-Mail zu senden: Ihre E-Mail-Adresse, das gewählte Beispiel, die Sprache der Seite und, wenn Sie sich abmelden, wann.

E-Mails der Fotoprüfung. Wenn Sie die Fotoprüfung bitten, Ihnen Ihr Foto per E-Mail zu senden: Ihre E-Mail-Adresse, die Sprache der Seite und, wenn Sie sich abmelden, wann. Das Foto wird dieser einen E-Mail angehängt und dafür nicht gespeichert: Unsere Aufzeichnung der gesendeten E-Mails speichert die Nachricht ohne das Foto.

Das Abruf-Tool (Retrieve). Wenn Sie das kostenlose Tool nutzen, das ein eingereichtes DS-160 ohne Konto aus CEAC abruft: der Ort, die Application ID, der Nachname, das Geburtsjahr und die Antwort auf die Sicherheitsfrage, die Sie eingeben, sowie die Antworten, die CEAC zurückgibt. CEAC zeigt die Antworten eines eingereichten DS-160 nur an, indem es eine neue, nicht unterschriebene Kopie davon erstellt; Sie bestätigen Ihr Einverständnis, bevor das Tool startet, und DS160.io speichert die Application ID und die Antwort auf die Sicherheitsfrage dieser Kopie zusammen mit den gelesenen Daten. Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse angeben, um das PDF herunterzuladen: diese Adresse, die Sprache der Seite und ob Sie das gesonderte Kästchen für gelegentliche E-Mails angekreuzt haben. Wenn Sie anschließend Ihr nächstes DS-160 mit diesen Antworten beginnen und ein kostenloses Konto erstellen, werden die gelesenen Daten zum ersten Formular in Ihrem Konto. DS160.io speichert außerdem eine Aufzeichnung über Fortschritt und Ergebnis jedes Abrufs, die den Ort enthält, aber keine Antworten und keine der übrigen von Ihnen eingegebenen Angaben.

Suchen in der Dokumentation. Was Sie in das Suchfeld der Dokumentationsseiten eingeben. Es wird an die Gemini API von Google gesendet, um die Abschnitte zu finden, die die Frage beantworten. DS160.io speichert Ihre Eingabe nicht und verknüpft sie nicht mit Ihnen; die Analyse erfasst nur die Sprache der Seite und wie viele Ergebnisse die Suche gefunden hat.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Dies sind die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung, die DS160.io als Verantwortlicher durchführt. Für Daten von Antragstellern in einem Business-Arbeitsbereich bestimmt der Geschäftskunde die Rechtsgrundlage.

Zweck	Rechtsgrundlage
Bereitstellung von Konten, Speicherung von Antragsinhalten, Einreichung des DS-160 über CEAC und Rückgabe der Bestätigung	Erfüllung eines Vertrags mit dem Kontoinhaber (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b)
Import eines DS-160 aus CEAC in einen Antrag, wenn der Kontoinhaber oder der Antragsteller dies veranlasst	Erfüllung eines Vertrags mit dem Kontoinhaber (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b)
Übersetzung von in einer anderen Sprache verfassten Freitextantworten ins Englische	Erfüllung eines Vertrags mit dem Kontoinhaber
Zahlungsabwicklung und Führung von Buchhaltungsunterlagen	Erfüllung eines Vertrags; rechtliche Verpflichtung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) für steuerliche Unterlagen
Gewährleistung der Sicherheit des Dienstes, Untersuchung fehlgeschlagener Einreichungen, Verhinderung von Missbrauch	Berechtigte Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) am Betrieb eines zuverlässigen und sicheren Dienstes
Dienst-E-Mails (Aktivierung, Erinnerungen, Einreichungsstatus)	Erfüllung eines Vertrags mit dem Kontoinhaber
Weitergabe einer Anfrage nach einer Expertendienstleistung an die Visaagentur, die sie erbringt	Einwilligung, erteilt mit der Anfrage (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a)
Versand eines Ergebnisses der Prüfung „Brauche ich ein neues DS-160?“ per E-Mail an den Besucher, der darum gebeten hat	Einwilligung, erteilt bei der Anforderung der E-Mail (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a)
Versand eines DS-160-Beispielformulars per E-Mail an den Besucher, der darum gebeten hat, Versand gelegentlicher E-Mails zur Einreichung eines DS-160 an dieselbe Adresse und Aufbewahrung der Anfrage, um zu sehen, wer die Beispiele nutzt	Einwilligung, erteilt durch Absenden der Anfrage unter dem zugehörigen Hinweis (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a); widerrufen durch Abmelden
Versand eines von der Fotoprüfung geprüften oder korrigierten Fotos per E-Mail an den Besucher, der darum gebeten hat, und Versand gelegentlicher E-Mails zur Einreichung eines DS-160 an dieselbe Adresse	Einwilligung, erteilt durch Absenden der Anfrage unter dem zugehörigen Hinweis (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a); widerrufen durch Abmelden
Abruf eines eingereichten DS-160 aus CEAC mit dem Abruf-Tool, Anzeige seiner Antworten für den Besucher, der darum gebeten hat, und Erstellung des PDF mit diesen Antworten für die vom Besucher angegebene E-Mail-Adresse	Erfüllung eines Vertrags mit dem Besucher, der dies anfordert (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b)
Versand gelegentlicher E-Mails zur Einreichung eines DS-160 an die Adresse, die angegeben wurde, um ein abgerufenes DS-160 als PDF herunterzuladen, und Aufbewahrung dieser Anfrage, wenn der Besucher das Kästchen dafür ankreuzt	Einwilligung, erteilt durch Ankreuzen eines gesonderten Kästchens, von dem das PDF nicht abhängt (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a); widerrufen durch Abmelden
Auffinden der Abschnitte der Dokumentation, die eine auf den Dokumentationsseiten eingegebene Suche beantworten	Berechtigte Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) daran, Besuchern die Nutzung der Dokumentation zu erleichtern
Training der eigenen Software von DS160.io zum Lesen der Sicherheitscodes von CEAC, anhand von Kopien von Captcha-Bildern, die mit keinem Antrag, Antragsteller oder Konto verknüpft sind	Berechtigte Interessen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) an einer Einreichung, ohne darauf zu warten, dass eine Person jeden Code eintippt

Empfänger

Das US-Außenministerium. Die Einreichung eines DS-160 bedeutet, dass die Antworten des Antragstellers in CEAC eingegeben werden, das von der US-Regierung betrieben wird. Die Übermittlung dorthin ist die angeforderte Leistung. Beim Import eines DS-160 aus CEAC werden die Angaben, mit denen es abgerufen wird, an CEAC übermittelt, und bei einem bereits eingereichten DS-160 verbleibt dort eine neue, nicht unterschriebene Kopie, die verfällt, wenn sie nicht verwendet wird.

Der Geschäftskunde, für Daten von Antragstellern in seinem Arbeitsbereich. Seine Mitarbeitenden sehen und bearbeiten die Antworten und Einreichungsdaten des Antragstellers.

Unsere eigenen Server. Die Datenbank von DS160.io, die Anwendungsserver und der Browser, der jedes DS-160 ausfüllt und einreicht, laufen auf eigener Hardware, in den Räumlichkeiten des Hauptsitzes in den Vereinigten Staaten. Kein Hosting-Anbieter hält diese Daten; die unten genannten Anbieter sind die einzigen Dritten, die sie für DS160.io verarbeiten.

Dienstleister (Unterauftragsverarbeiter), jeweils nur für den angegebenen Zweck:

Anbieter	Was er für uns tut	Betroffene Daten	Standort
Backblaze (B2)	Speichert Fotos, Dokumente und PDFs eingereichter Anträge	Fotos, Dokumente, Einreichungsdaten	Vereinigte Staaten
Google (Gemini API)	Übersetzt Freitextantworten ins Englische; liest die Angaben aus einem Reisepass-Scan aus (dem des Antragstellers oder dem seines Ehepartners oder eines Elternteils), wenn ein Kontoinhaber oder der Antragsteller dies veranlasst, um daraus Antworten vorzuschlagen; findet die Abschnitte der Dokumentation, die eine auf den Dokumentationsseiten eingegebene Suche beantworten	Der Text der zu übersetzenden Antwort; der Reisepass-Scan; die Wörter einer Suche in der Dokumentation	Vereinigte Staaten
Google (Sign-In)	Ermöglicht Kontoinhabern die Anmeldung mit einem Google-Konto	Google-Identität und E-Mail-Adresse	Vereinigte Staaten
Google (Analytics, Ads)	Website-Analyse und Messung von Anzeigen-Conversions	Nutzungsdaten, Cookie-Kennungen	Vereinigte Staaten
PostHog	Produktanalyse	Nutzungsdaten, Ereignisse innerhalb des Produkts	Vereinigte Staaten
Stripe	Kartenzahlungen für Business-Arbeitsbereiche	Zahlungsdaten, Referenz des Arbeitsbereichs	Vereinigte Staaten
PayPal	Zahlungen für Einzelbestellungen	Zahlungsdaten	Vereinigte Staaten
Amazon Web Services (SES, S3)	Versand von E-Mails und Empfang der Antworten von Antragstellern auf Nachrichten-E-Mails	E-Mail-Adressen, E-Mail-Inhalte	Vereinigte Staaten

Ein Geschäftskunde kann E-Mails statt über unseren über seinen eigenen Mailserver versenden; dieser Server wird vom Geschäftskunden ausgewählt und kontrolliert.

Eine Visaagentur, wenn Sie einen Experten anfragen. Wenn Sie in DS160.io die Hilfe eines Visumexperten anfragen (eine Prüfung Ihres Formulars oder Unterstützung bei Ihrem gesamten Antrag), geben wir die Angaben in dieser Anfrage an die Visaagentur weiter, mit der wir zusammenarbeiten und die die Leistung erbringt, damit sie Sie kontaktieren kann: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, sofern Sie sie angeben, das gewählte Konsulat und Ihre Nachricht. Die Agentur verwendet sie zur Erbringung der Leistung, nach ihrer eigenen Datenschutzerklärung. Wir geben nichts an eine Agentur weiter, wenn Sie nicht darum bitten, und Sie können Ihre Einwilligung durch eine Nachricht an uns widerrufen; dadurch wird jede weitere Weitergabe beendet, nicht aber das, was bereits übermittelt wurde.

DS160.io verkauft keine personenbezogenen Daten und gibt sie nicht an Werbetreibende oder Personalvermittler weiter. DS160.io kann Daten offenlegen, wenn das Gesetz dies verlangt, oder gegenüber einem Erwerber seines Geschäfts, der an diese Datenschutzerklärung gebunden wäre.

Internationale Übermittlungen

Die Server von DS160.io befinden sich an seinem Hauptsitz in den Vereinigten Staaten, sodass alle personenbezogenen Daten, die DS160.io verarbeitet, dort gespeichert und verarbeitet werden. Personenbezogene Daten, die von außerhalb der USA an DS160.io gesendet werden, werden in die USA übermittelt, und die DSGVO und diese Datenschutzerklärung gelten dort weiterhin für sie.

CEAC befindet sich in den Vereinigten Staaten. Die Übermittlung der Antworten eines Antragstellers dorthin ist zur Erbringung der angeforderten Leistung erforderlich (Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO). Dasselbe gilt für die Übermittlung der Angaben an CEAC, mit denen ein DS-160 für einen angeforderten Import abgerufen wird.

Die oben genannten Dienstleister befinden sich ebenfalls in den Vereinigten Staaten:

• Backblaze, Google, PostHog, Stripe und Amazon Web Services sind nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (Datenschutzrahmen EU–USA) und dessen UK-Erweiterung zertifiziert, und DS160.io stützt sich auf diese Zertifizierung. Ihre Bedingungen zur Datenverarbeitung enthalten außerdem die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
• PayPal übermittelt Daten auf Grundlage seiner verbindlichen internen Datenschutzvorschriften (Binding Corporate Rules) und der Standardvertragsklauseln. Wenn ein Kontoinhaber mit PayPal bezahlt, entscheidet PayPal, wie es die Zahlungsdaten verwendet, und ist nach seiner eigenen Datenschutzerklärung für sie verantwortlich.

Speicherdauer

• Konten, Antragsinhalte, Änderungsverlauf, Einwilligungsnachweise, Nachrichten, Fotos, Dokumente und Einreichungsdaten werden gespeichert, solange das Konto oder der Business-Arbeitsbereich besteht. Auf Anfrage an privacy@ds160.io oder auf Weisung eines Geschäftskunden für seinen Arbeitsbereich löscht DS160.io sie innerhalb von 30 Tagen. Der Name einer Gruppe und die Angaben ihrer gruppenverantwortlichen Person werden auf dieselbe Weise gespeichert und gelöscht.
• Sicherungen der Datenbank sowie frühere Versionen gespeicherter Fotos, Dokumente und PDFs werden 7 Tage lang aufbewahrt, sodass gelöschte Daten 7 Tage nach der Löschung auch aus ihnen verschwinden.
• Diagnosedaten eines fehlgeschlagenen Einreichungsvorgangs (Protokolle, Screenshots, die gerade ausgefüllte Seite): werden nach 90 Tagen gelöscht.
• Importe aus CEAC: Die zum Abrufen eines DS-160 eingegebenen Angaben werden gelöscht, sobald der Import mit dem Lesen beginnt, spätestens jedoch nach einer Stunde. Die beim Import gelesenen Daten, die Application ID und die Antwort auf die Sicherheitsfrage einer von CEAC erstellten Kopie sowie die Diagnosedaten des Imports (Protokolle und die von ihm gelesenen CEAC-Seiten) werden verschlüsselt 90 Tage lang gespeichert. In einen Antrag übernommene Antworten werden danach wie alle anderen gespeichert, und die Aufzeichnung über Fortschritt und Ergebnis des Imports so lange, wie der Antrag oder Arbeitsbereich besteht, zu dem sie gehört.
• Das Abruf-Tool: Die zum Abrufen eines DS-160 eingegebenen Angaben werden gelöscht, sobald das Tool mit dem Lesen beginnt, spätestens jedoch nach einer Stunde. Die gelesenen Daten, die Application ID und die Antwort auf die Sicherheitsfrage einer von CEAC erstellten Kopie, die für das PDF angegebene E-Mail-Adresse und die Diagnosedaten des Abrufs werden verschlüsselt 7 Tage lang gespeichert und dann gelöscht. Wenn Sie das Kästchen für gelegentliche E-Mails angekreuzt haben, wird die E-Mail-Adresse außerdem als Anfrage gespeichert, wie eine Anfrage nach einem Beispielformular per E-Mail, bis Sie uns um Löschung bitten, und die Aufzeichnung über Fortschritt und Ergebnis jedes Abrufs wird gespeichert, um zu messen, wie gut das Tool funktioniert. Ein Abruf, der als erstes Formular in einem neuen Konto geöffnet wird, wird von da an so gespeichert wie die Formulare dieses Kontos.
• Aufzeichnungen der Schritte jedes Einreichungsvorgangs: werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Per E-Mail eingegangene Antworten: Amazon Web Services hält jede Antwort vor, bis DS160.io sie in die Nachrichten des Antrags übernommen hat, normalerweise innerhalb einer Minute, und löscht sie spätestens nach 14 Tagen.
• Aus einem Reisepass-Scan ausgelesene Angaben: werden verschlüsselt 30 Tage lang gespeichert, damit derselbe Scan nicht erneut an Google gesendet wird, und früher gelöscht, wenn der Scan gelöscht oder ersetzt wird. Daraus vorgeschlagene und noch nicht ausgewählte Antworten werden nach einer Stunde gelöscht.
• Suchen in der Dokumentation: Die Eingabe wird nicht gespeichert. Einen Tag lang speichert DS160.io die Zahlenwerte, die die Gemini API von Google daraus berechnet hat, unter einem aus den Wörtern abgeleiteten Code, aus dem sich die Wörter nicht wiederherstellen lassen, damit dieselbe Suche nicht erneut an Google gesendet wird.
• Zur manuellen Prüfung vorgemerkte Fotos: werden nach 14 Tagen aus dieser Warteschlange gelöscht.
• Von der Fotoprüfung korrigierte Fotos: Wenn die Fotoprüfung ein Foto für Sie zuschneidet und in der Größe anpasst, wird die korrigierte Kopie verschlüsselt 24 Stunden lang gespeichert, damit Sie sie herunterladen oder einem neuen Formular hinzufügen können, und dann gelöscht. Ein korrigiertes Foto, das Sie einem Formular hinzufügen, wird zusammen mit den übrigen Dokumenten dieses Formulars gespeichert.
• Während der Einreichung angezeigte Sicherheitscodes (Captchas): werden nach 10 Minuten gelöscht. DS160.io kann eine Kopie eines Captcha-Bildes zusammen mit dem dafür eingegebenen Code und der Angabe, ob CEAC ihn akzeptiert hat, aufbewahren, um die eigene Software zu trainieren, die diese Codes liest. Die Kopie enthält nichts, was sie mit dem Antrag, dem Antragsteller oder dem Konto verknüpft. CEAC erzeugt diese Bilder; sie enthalten keine personenbezogenen Daten.
• Anmeldesitzungen: Eine Anmeldung gilt jeweils 4 Stunden. Das Token, mit dem sie erneuert wird, gilt 30 Tage und wird gelöscht, wenn es abläuft.
• Anfragen nach Expertendienstleistungen (die von Ihnen gemachten Angaben und die Zahlung): werden gespeichert, solange das Konto besteht; der Zahlungsnachweis so lange, wie es das Steuerrecht verlangt.
• E-Mail-Anfragen an die Prüfung „Brauche ich ein neues DS-160?“ (die E-Mail-Adresse, die Antworten und das Ergebnis): werden nach 90 Tagen gelöscht. Die Adresse wird nur zum Versand dieser einen E-Mail verwendet.
• E-Mail-Anfragen nach Beispielformularen (die E-Mail-Adresse, das Beispiel und die Sprache der Seite): werden gespeichert, bis Sie uns um Löschung bitten. Mit der Anforderung eines Beispiels stimmen Sie auch gelegentlichen E-Mails zur Einreichung eines DS-160 zu, die enden, wenn Sie den Abmeldelink in einer davon verwenden. Anfragen, die vor dem 9. Oktober 2026 gestellt wurden, umfassten nur die Zustimmung zum Beispiel, und an diese Adressen wird nichts anderes gesendet.
• E-Mail-Anfragen an die Fotoprüfung (die E-Mail-Adresse und die Sprache der Seite): werden gespeichert, bis Sie uns um Löschung bitten. Mit der Anfrage stimmen Sie auch gelegentlichen E-Mails zur Einreichung eines DS-160 zu, die enden, wenn Sie den Abmeldelink in einer davon verwenden. Das Foto selbst wird für die E-Mail nicht gespeichert.
• Zahlungs- und Buchhaltungsunterlagen: werden so lange aufbewahrt, wie es das Steuerrecht verlangt, auch nach Löschung eines Kontos.

Analyse und Cookies

DS160.io speichert die Sitzung, die Sprache und einige Oberflächeneinstellungen eines angemeldeten Kontoinhabers im lokalen Speicher des Browsers. Die Website benötigt sie, um zu funktionieren.

DS160.io verwendet außerdem:

• Google Analytics und Google Ads, um Besuche zu messen und zu ermitteln, welche Anzeigen zu Registrierungen führen. Sie setzen Cookies wie _ga und _gcl_au.
• PostHog, um zu verstehen, wie das Produkt genutzt wird. Es setzt ein Cookie, dessen Name mit ph_ beginnt.

Sicherheit

Alle Daten aus DS-160-Formularen werden im Ruhezustand verschlüsselt, mit AES-256. Dies umfasst jede Antwort in einem Antrag, einschließlich der Sicherheits- und Hintergrundfragen und der Passangaben, den Änderungsverlauf dieser Antworten, die Nachrichten zum Antrag, die bei jeder Einreichung erstellte Kopie des Antrags, die CEAC-Application-ID und die Antwort auf die Sicherheitsfrage sowie die Diagnosedaten eines Einreichungsvorgangs. Der Verschlüsselungsschlüssel wird getrennt von der Datenbank und ihren Sicherungen aufbewahrt, sodass keine von beiden ohne ihn gelesen werden kann. Nur Name, Geburtsjahr, Konsulat und Visumtyp des Antragstellers bleiben lesbar, weil die Antragslisten sie anzeigen. Die zum Import eines DS-160 aus CEAC eingegebenen Angaben, die beim Import gelesenen Daten und die Angaben einer von CEAC erstellten Kopie werden auf dieselbe Weise verschlüsselt, ebenso die im Abruf-Tool angegebene E-Mail-Adresse.

Der gesamte Datenverkehr zu DS160.io erfolgt über HTTPS. Bei E-Mails ist das anders: Eine Nachrichten-E-Mail enthält den Text der Nachricht, und sie sowie jede Antwort darauf laufen über die Mailserver des Absenders und des Empfängers, die DS160.io nicht kontrolliert. DS160.io nimmt Antworten nur über eine verschlüsselte Verbindung an. Mailserver-Passwörter, Authentifizierungsschlüssel und ähnliche Geheimnisse werden verschlüsselt gespeichert.

Nur das Team von DS160.io hat Zugriff auf die Produktivsysteme, und für jedes Konto kann die Multi-Faktor-Authentifizierung aktiviert werden. Mitarbeitende von DS160.io öffnen ein Konto oder einen Antrag nur, wenn der Kontoinhaber oder, bei einem Business-Arbeitsbereich, der Geschäftskunde die Erlaubnis erteilt hat, ein Problem zu untersuchen. Außerhalb davon sehen Mitarbeitende nur die Diagnosedaten fehlgeschlagener Einreichungsvorgänge, um die Ursache zu finden und zu beheben. Jede Änderung, die Mitarbeitende während einer Untersuchung vornehmen, wird als von DS160.io vorgenommen aufgezeichnet, nicht als vom Kontoinhaber.

Die Betriebswarnungen von DS160.io laufen auf den eigenen Servern, nicht über einen Chatdienst eines Dritten, und bezeichnen Konten und Anträge mit einer internen ID, niemals mit Namen oder E-Mail-Adresse.

Rechte der betroffenen Personen

Nach der DSGVO haben betroffene Personen das Recht,

• Auskunft über ihre personenbezogenen Daten und eine Kopie davon zu erhalten;
• sie berichtigen zu lassen, wenn sie unrichtig sind (Kontoinhaber können die meisten davon selbst bearbeiten);
• sie löschen zu lassen;
• ihre Verarbeitung einschränken zu lassen oder ihr zu widersprechen;
• sie in einem übertragbaren, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

Anfragen zu Daten, für die DS160.io verantwortlich ist, richten Sie bitte an privacy@ds160.io, sofern vorhanden von der E-Mail-Adresse des Kontos aus; sie werden innerhalb eines Monats beantwortet. Antragsteller, deren Antrag von einem Geschäftskunden vorbereitet wurde, sollten ihre Anfrage an dieses Unternehmen richten, das der Verantwortliche ist; DS160.io unterstützt es bei der Beantwortung.

Sobald ein DS-160 eingereicht ist, liegt die beim US-Außenministerium gespeicherte Kopie außerhalb der Kontrolle von DS160.io. Das Löschen von Daten bei DS160.io löscht sie nicht aus CEAC.

Betroffene Personen haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Behörde an ihrem Wohn- oder Arbeitsort.

Kinder

Konten bei DS160.io sind für Erwachsene bestimmt. Antragsteller können Kinder sein: Ein Elternteil, ein Vormund oder ein bevollmächtigter Geschäftskunde kann ein DS-160 für ein Kind vorbereiten und ist dann dafür verantwortlich, die Daten des Kindes bereitzustellen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wenn sich diese Datenschutzerklärung ändert, ändert sich auch das Datum oben. Betrifft eine Änderung die Verwendung bereits erhobener Daten, informiert DS160.io die Kontoinhaber per E-Mail, bevor sie wirksam wird.

Kontakt

Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu personenbezogenen Daten: privacy@ds160.io.