Fallstudie: Wie VizeAmerica.com die Bearbeitungszeit für das DS-160 um 96 % senkte
Die rumänische Visaagentur VizeAmerica.com senkte die Zeit pro DS-160 mit einem fünfköpfigen Team von 120–125 Minuten auf 4–5 Minuten, ein Rückgang um 96 %. Das ist ihre Geschichte.
VizeAmerica.com bearbeitet mit einem fünfköpfigen Team bis zu 200 DS-160-Formulare pro Woche. Jedes davon dauerte früher 120–125 Minuten. Heute sind es weniger als fünf.
Das ist ihre Geschichte. Sie können sich auch die vollständige Fallstudienseite ansehen.
Über VizeAmerica.com
VizeAmerica.com ist eine rumänische Visaagentur, die sich auf Anträge für US-Nichteinwanderungsvisa spezialisiert hat. Mit einem fünfköpfigen Team übernimmt sie die Kundenerfassung, die Vorbereitung des DS-160-Formulars, die Dokumentenprüfung und die Terminvereinbarung für Interviews und bearbeitet bis zu 200 Anträge pro Woche.
Geschichte
Bevor VizeAmerica.com ein Unternehmen war, war es ein Gefallen. Im Jahr 2001 war der Gründer der einzige Mensch in seinem Dorf, der Englisch sprach und Internetzugang hatte. Nachbarn kamen zu ihm nach Hause, um sich beim Einreichen von Unterlagen beim US-Konsulat in Bukarest helfen zu lassen.
„Viele Leute kamen zu uns nach Hause, damit ich ihnen half, Unterlagen beim US-Konsulat in Bukarest, Rumänien, einzureichen.“
Im Jahr 2006 brachte er dieses Wissen ins Internet. vizeamerica.com startete als kostenloses rumänischsprachiges Informationsangebot für US-Visumantragsteller, etwas, das die Botschaft selbst damals nicht bot.
„Die US-Botschaft hatte damals keine rumänischen Seiten. Dann begannen wir nach und nach, kostenpflichtige Dienstleistungen anzubieten, weil immer mehr Menschen die Website fanden.“
Es sprach sich herum. SEO half. Die Website wurde zu einem der prominentesten Ergebnisse in rumänischen Suchmaschinen für Suchanfragen zu US-Visa, und rund um sie wuchs ein zahlendes Geschäft.
Das Problem
Fünf Mitarbeitende und eine Warteschlange, die in einer Woche 200 DS-160-Formulare erreichen konnte. Jedes von Hand ausgefüllt, jeweils 120–125 Minuten.
Unsichtbare Fehler machten es schlimmer: zusätzliche Leerzeichen, an denen die Validierung scheiterte, Datumsangaben im falschen Format. Kleine Fehler, die bei diesem Volumen Stunden kosteten.
Dann kam ein Kunde mit 165 Antragstellern in einer einzigen Gruppe.
„Da sagte ich mir: OK, suchen wir nach einer Automatisierungslösung oder bauen selbst eine.“
Die Lösung
Das Team ersetzte seine manuellen Erfassungsformulare für Kunden durch die White-Label-Erfassungsformulare von DS160.io, mit automatischer Fortschrittsverfolgung und Benachrichtigungen, die das Hin und Her mit den Antragstellern beendeten.
Die Ergebnisse
Formulare, die 120–125 Minuten dauerten, brauchen jetzt 4–5. Das Team prüft die vorausgefüllten Daten, startet die automatisierte Einreichung und macht weiter. Die wöchentlichen Stunden für das DS-160 sanken um mehr als die Hälfte.
„Bevor wir DS160.io nutzten, dauerte jedes Formular etwa 120–125 Minuten, und das hat es uns ermöglicht, auf 4–5 Minuten pro Formular zu kommen, sobald wir den Einreichungsprozess über die Agentur-Oberfläche starten.“
Wofür die gewonnene Zeit genutzt wird
Ohne die DS-160-Formulare auf dem Tisch konzentriert sich das Team auf das Wesentliche: die Terminvereinbarung für Interviews, die Kommunikation mit Kunden und die Betreuung nach dem Einreichen. Dasselbe Team, mehr Kunden.
„Die Mitarbeitenden nutzen die zusätzlichen Stunden, die durch DS160.io gewonnen wurden, um den Prozess nach dem DS-160 besser zu betreuen: die eigentlichen Schritte zur Vereinbarung des Visuminterviews.“
Vorher und nachher
| Kennzahl | Vor DS160.io | Mit DS160.io |
|---|---|---|
| Zeit pro Formular | 120–125 Minuten | 4–5 Minuten |
| Wöchentliche DS-160-Stunden | ~1.000 Stunden | über 50 % weniger |
| Fehler-/Korrekturquote | Hoch (Leerzeichen, Datumsangaben) | Minimal |
| Einarbeitungszeit | — | 5 Minuten |
| Schwerpunkt der Mitarbeitenden | Dateneingabe | Interviewtermine & Kundenservice |
Ein Rat
Auf die Frage, was er einem anderen Agenturinhaber sagen würde, der noch unschlüssig ist:
„Fangen Sie jetzt an! Warten Sie nicht bis morgen. Fragen Sie mich, wie.“
Das vollständige Interview mit dem Gründer von VizeAmerica.com
Im Folgenden finden Sie die vollständigen, unbearbeiteten Antworten aus unserem Interview.
Beschreiben Sie kurz Ihre Agentur: wie viele Mitarbeitende, welche Arten von Visakunden und welche Sprachen sie üblicherweise sprechen.
Ich habe 2001 damit begonnen, Menschen, die ein US-Visum beantragten, kostenlos zu beraten, da ich der einzige Mensch in meinem Dorf war, der Englisch sprach und auch Zugang zum Internet hatte. Deshalb kamen viele Leute zu uns nach Hause, damit ich ihnen half, Unterlagen beim US-Konsulat in Bukarest, Rumänien, einzureichen. Nach 2006 starteten wir vizeamerica.com als Website, die früher kostenlose Informationen auf Rumänisch bot (die US-Botschaft hatte damals keine rumänischen Seiten), um Menschen zu erklären, wie man ein Visum beantragt. Dann begannen wir nach und nach, kostenpflichtige Dienstleistungen anzubieten, weil immer mehr Menschen die Website fanden, und unsere SEO-Bemühungen halfen uns, in den rumänischen Suchergebnissen sehr prominent zu sein.
Wie viele DS-160-Formulare haben Sie pro Woche bearbeitet, und wie lange dauerte jedes ungefähr von der Erfassung bis zur Einreichung?
Wir liegen bei 40–200 Formularen pro Woche, mit 5 Mitarbeitenden. Bevor wir DS160.io nutzten, dauerte jedes Formular etwa 120–125 Minuten, und das hat es uns ermöglicht, auf 4–5 Minuten pro Formular zu kommen, sobald wir den Einreichungsprozess über die Agentur-Oberfläche auf ds160.io starten.
Wie viele Stunden pro Woche entfielen konkret auf die Arbeit am DS-160?
~1000 Stunden pro Woche.
Was war Ihr größter Engpass oder Ihre größte Fehlerquelle in diesem Prozess?
Die fehlende Prüfung auf zusätzliche Leerzeichen in den Feldern (die nach unserem Feedback jetzt eine Standardprüfung im neuen Prozess von ds160.io ist) und dass Leute Datumsangaben falsch eintrugen (Monat/Tag vs. Tag/Monat).
Wie lange dauert ein DS-160 jetzt, und wie viele bearbeiten Sie pro Woche?
4–5 Minuten; das Volumen hängt von den Anfragen ab, aber wir schaffen jetzt viel mehr und viel schneller.
Wie viele Stunden pro Woche entfallen jetzt auf die Arbeit am DS-160?
Mehr als die Hälfte von dem, was es früher war :)
Hat sich Ihre Fehler- oder Korrekturquote verändert? Wenn ja, ungefähr um wie viel?
Ja, deutlich. Jetzt können wir die vorausgefüllten Angaben durchgehen, schnell prüfen, dann einfach den Einreichungsprozess starten und 4–5 Minuten warten, bis er abgeschlossen ist. Danach laden wir als letzten Schritt nur noch das Foto von Hand hoch.
Konnten Sie mehr Kunden annehmen oder die Zeit Ihrer Mitarbeitenden anders einsetzen? Gibt es konkrete Beispiele?
Ja, mehr Kunden sind jetzt leichter zu betreuen, und die Mitarbeitenden nutzen die zusätzlichen Stunden, die durch ds160.io gewonnen wurden, um den Prozess nach dem DS-160 besser zu betreuen: die eigentlichen Schritte zur Vereinbarung des Visuminterviews.
Was hat Sie veranlasst, nach einer anderen Lösung zu suchen, und hatten Sie Bedenken, bevor Sie DS160.io ausprobierten?
Ich suchte nach einer Lösung, um die Dateneingabe zu automatisieren, da es schon sehr schwierig war, alle Formulare zu bewältigen, aber die größte Herausforderung war ein Kunde mit 165 Antragstellern in einer Gruppe, und da sagte ich mir: Ok, suchen wir nach einer Automatisierungslösung oder bauen selbst eine.” :) - Ich habe ds160.io gefunden, und seit diesem Tag ist das der einzige Anbieter, den wir nutzen.
Wie lange hat Ihr Team gebraucht, um startklar zu sein?
5 Minuten
Was würden Sie einem anderen Visaagenturinhaber sagen, der DS160.io in Erwägung zieht?
Fangen Sie jetzt an! Warten Sie nicht bis morgen. Fragen Sie mich, wie :)
VizeAmerica.com bearbeitet jede Woche Hunderte von DS-160-Formularen über die Agentur-Oberfläche von DS160.io. Besuchen Sie vizeamerica.com, um mehr über ihre Dienstleistungen zu erfahren.
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