Enviar a los clientes su enlace de admisión

Cada formulario puede llevar la dirección de correo del cliente al que pertenece. Una vez definida, puedes enviar a ese cliente su enlace seguro de admisión con un clic — desde la dirección de tu propia agencia si has conectado una, o desde DS160.io en tu nombre si no — y revisar desde un solo lugar todo lo que se ha enviado para el formulario.

Requisitos previos. Este flujo es para Propietarios y Administradores de un workspace Business. Para enviar el enlace, el formulario necesita un correo de cliente. El correo con tu marca (SMTP) es opcional: envía el correo desde tu propia dirección en lugar de la de DS160.io.

Define el correo del cliente

Abre un formulario y busca el campo Correo del cliente en su vista general. Haz clic en el lápiz para editar, escribe la dirección del cliente y guarda (Enter para guardar, Escape para cancelar). La dirección debe ser un correo válido; envía un valor vacío para borrarla.

Una vez definida, la dirección también aparece como una pequeña etiqueta en la fila del formulario en tu lista de formularios, para que veas de un vistazo qué formularios tienen un cliente asociado.

Envía el enlace de admisión

Con un correo de cliente definido, aparece un botón Enviar enlace al cliente junto a él. Si no has conectado el correo con tu marca, una nota bajo el botón indica que el correo se envía desde DS160.io en tu nombre.

Haz clic, confirma en el diálogo y la plataforma envía a tu cliente un enlace seguro de admisión. El correo es:

• De tu agencia — enviado a través de tu servidor SMTP, desde el nombre y la dirección de remitente que configuraste. Sin configuración SMTP, llega desde support@ds160.io con el nombre “Tu agencia via DS160.io”, las respuestas van a tu correo de contacto de marca blanca (o, si no has definido uno, al del propietario del workspace) y una línea al final indica que DS160.io lo envió en tu nombre. Enviándolos así, un workspace puede enviar hasta 200 correos a clientes al día, incluidos recordatorios y correos de prueba; tu propio servidor SMTP no tiene ese límite.
• Un mensaje sencillo y en texto plano que contiene un enlace de la forma …/client-intake/<form>?token=…. Si has configurado un dominio personalizado, el enlace lo usa.
• En el idioma de tu cliente — el correo y el formulario de admisión usan el idioma de enlace de cliente predeterminado de tu workspace (configurado en Configuración del Espacio de Trabajo → Recepción de clientes), para que el mensaje coincida con el formulario que ve tu cliente.

El enlace caduca tras el número de días predeterminado de tu workspace, 30 salvo que lo cambies. Envía uno nuevo cuando quieras si vence. Mientras envía, el botón muestra Enviando… y luego Enlace enviado cuando termina.

Cambia cuánto duran los enlaces

Los nuevos enlaces de cliente duran 30 días salvo que lo cambies. Para definir tu propio valor predeterminado, abre Configuración del Espacio de Trabajo → Recepción de clientes, escribe un número de días entre 1 y 365 en Caducidad predeterminada del enlace del cliente y haz clic en Guardar.

El valor predeterminado se aplica dondequiera que se cree un enlace en la plataforma:

• Un enlace que envías con Enviar enlace al cliente dura ese número de días.
• En las páginas Crear Enlace de Cliente y Nuevo formulario DS-160, Expira en (Días) empieza en el valor predeterminado, y aún puedes elegir otro número para ese enlace concreto.

Cambiar el valor predeterminado solo afecta a los enlaces creados después: un enlace ya enviado conserva la caducidad con la que se creó. Los enlaces creados mediante la API siempre indican su propio expiresInDays, así que el valor predeterminado no se les aplica.

Si usas recordatorios de inactividad, mantén el último en el día predeterminado o antes. Un recordatorio posterior se marca en la configuración y solo llega a los clientes cuyo enlace se configuró para durar más.

Personaliza la plantilla del correo

De forma predeterminada redactamos el correo de admisión por ti. Para enviar tu propia redacción, abre Configuración del espacio → Comunicación → Plantillas de correo para clientes (Propietario/Administrador, espacios de tipo Empresa). Las plantillas son de texto sin formato y puedes editar tanto el asunto como el cuerpo.

Las plantillas son por idioma. Elige un idioma, escribe tu asunto y cuerpo, y guarda. Al enviar un enlace, usamos tu plantilla para el idioma de enlace de cliente predeterminado de tu espacio. Si no has escrito una plantilla en ese idioma, recurrimos a nuestra plantilla predeterminada en ese mismo idioma, nunca a tu plantilla de otro idioma.

Inserta estas variables en el asunto o el cuerpo y las reemplazamos al enviar el correo:

• {{clientLink}} — el enlace de admisión seguro. Obligatorio en el cuerpo; no puedes guardar una plantilla sin él.
• {{expiryDate}} — la fecha de caducidad del enlace, en números con el formato del idioma del cliente: 30/06/2026 en español, 30.06.2026 en rumano. Sin nombre de mes, así que nada queda sin traducir.
• {{agencyName}} — el nombre de tu agencia.
• {{formName}} — el nombre del formulario.
• {{customerEmail}} — la dirección de correo del cliente.

El editor muestra una vista previa en vivo con valores de ejemplo mientras escribes. Usa Restablecer al valor predeterminado para eliminar tu plantilla del idioma seleccionado y volver a nuestra redacción integrada.

Revisa lo que se envió

Abre Correos desde la vista general del formulario para ver el historial de correos del formulario en …/forms/<form>/emails. Obtendrás una lista cronológica de cada correo enviado para ese formulario — destinatario, tipo, asunto y cuándo salió — y puedes hacer clic en cualquier entrada para leer el cuerpo del mensaje.

Este registro incluye los enlaces de admisión que envías, además de las notificaciones del formulario de la plataforma (como «listo para revisión» y avisos de actividad del cliente). Es solo para Propietario/Administrador y está limitado a tu workspace y formulario — nunca expone correos de otros workspaces ni de la plataforma.