Müşterilerle İletişim

Kurumsal çalışma alanındaki her formun kendine ait bir İletişim yazışması vardır: ekibiniz ile formu dolduran müşteri arasındaki bir konuşma. DS160.io’dan ayrılmadan ve doğru e-postayı bulmak için gelen kutunuzu karıştırmadan eksik bir belgeyi isteyin, bir cevabı netleştirin veya sırada ne olduğunu anlatın.

Ön koşullar. İletişim kurumsal çalışma alanlarında kullanılabilir ve yalnızca Sahipler ve Yöneticiler değil, çalışma alanının her üyesi yazışmayı okuyup yazabilir. Müşteriye e-postayla ulaşmak için formda bir müşteri e-postası bulunmalıdır (formu oluştururken veya formun genel bakış sayfasında belirlenir).

Konuşma nerede yer alır

Ekibiniz için: formu açın ve genel bakış sayfasında İletişim’e tıklayın. Düğmedeki sayı, müşterinin mesajlarından kaçının ekipte henüz kimse tarafından okunmadığını gösterir. Sayfayı açmak bu mesajları herkes için okundu olarak işaretler.

Müşteriniz için: aynı yazışma, müşterinin müşteri bağlantısı genel bakışında, formunun altında bir İletişim paneli olarak görünür. Panel, konuşmanın başvurusunu hazırlayan ajansınızla yapıldığını belirtir ve mesajlarınızı ajansınızın adıyla gösterir.

Yazışma tek bir bağlantıya değil, forma aittir. Bir bağlantının süresi dolar ve yenisini gönderirseniz müşteri yine konuşmanın tamamını görür.

Mesaj gönderme

Müşterinize yalnızca formda bir müşteri e-postası varsa e-posta gönderilir. Bunu formun genel bakış sayfasındaki Müşteri kartında veya formu oluştururken belirleyin. E-posta yoksa mesajlarınız yine yazışmaya kaydedilir, ancak müşteriye haber verilmez: mesajları ancak müşteri bağlantısını bir sonraki açışında görür.

Yazışmanın altındaki kutuya yazın ve Gönder’e tıklayın. Mesajınız hemen görünür; müşteri okuduğunda altında Görüldü belirir.

Gönderdikten yaklaşık iki dakika sonra müşteriye mesajınızı içeren bir e-posta gider:

• Bu iki dakika içinde gönderdiğiniz diğer her şey aynı e-postaya eklenir; böylece art arda birkaç kısa mesaj birkaç ayrı e-postaya dönüşmez.
• Müşteri mesajı bu süre dolmadan müşteri bağlantısında okursa hiç e-posta gönderilmez.
• E-posta, bilgi toplama bağlantısı e-postalarınızla aynı yoldan gönderilir (bkz. beyaz etiketli e-posta). Müşteriye en son e-postayla gönderdiğiniz müşteri bağlantısının dilinde yazılır.
• Müşteriye en son e-postayla gönderdiğiniz bağlantı hâlâ geçerli olduğu sürece e-postada, müşteri bağlantısını açan bir Görüntüle ve yanıtla düğmesi bulunur. Bağlantının süresi dolmuşsa e-posta mesajınızı düğme olmadan iletir ve müşteri e-postayı yanıtlayarak cevap verir. Müşteri için yeni bir bağlantı oluşturulmaz.
• E-posta, en son bağlantı gönderdiğiniz adrese gider. O zamandan beri formun müşteri e-postasını değiştirdiyseniz eski bağlantı olmadan yeni adrese gider.

E-posta, müşterilerinizin formları hakkında aldığı her e-posta gibi ajansınızın logosu ve adıyla başlar. Bunu Çalışma Alanı Ayarları → Marka bölümünden kapatabilirsiniz.

E-postayla yanıtlama

Müşterilerin cevap vermek için bağlantılarını açmaları gerekmez. E-postayı diğer e-postalar gibi yanıtlayabilirler; yanıtları yaklaşık bir dakika içinde yazışmada (e-postayla) işaretiyle görünür.

• Yalnızca yanıtın kendisi saklanır. Altındaki alıntılanan e-posta ve standart bir imza dışarıda bırakılır.
• Yanıt, e-postanın gönderildiği adresten gelmelidir. Başka bir adresten iletilen yanıt kabul edilmez.
• Ekler saklanmaz. Müşteri bir belge eklerse yazışma bunu belirtir; müşteri belgeyi bunun yerine müşteri bağlantısından yüklemelidir (bkz. Belge depolama).
• Ofis dışında mesajları gibi otomatik yanıtlar yok sayılır.

Yanıtların yazışmaya ulaşabilmesi için bir müşteriye bir form hakkında gönderdiğimiz her e-posta (bilgi toplama bağlantıları, hatırlatmalar ve mesaj bildirimleri) reply+…@reply.ds160.io gibi bir DS160.io yanıt adresi kullanır. Buna kendi SMTP sunucunuz üzerinden gönderilen e-postalar da dahildir. Bu nedenle bilgi toplama bağlantısı e-postanızı yanıtlayan müşteriler kendi gelen kutunuza değil, formun İletişim yazışmasına düşer.

Müşteri size yazdığında

Bir müşteri bağlantısından veya e-postayla mesaj gönderdiğinde, formun atanan kişisi yaklaşık iki dakika sonra müşterinin yazdıklarını ve İletişim sayfasını açan bir Reply (Yanıtla) düğmesini içeren bir e-posta alır. Atanan kişi çalışma alanından ayrılmışsa e-postayı bunun yerine çalışma alanının sahibi alır. Sizin mesajlarınızda olduğu gibi, ekibinizden biri mesajı zaten okuduysa hiçbir şey gönderilmez.

Cevabınızı İletişim sayfasından verin. O e-postayı yanıtlamak müşteriye ulaşmaz.

Bunlar dahil, bir form hakkında gönderilen her e-posta formun E-postalar sayfasında listelenir.