Dokumentenablage und automatischer Foto-Upload

Zwei neue Funktionen, die zusammenspielen: Kunden können ihr Visumfoto und ihren Passscan über ihren Erfassungslink hochladen, und wenn das Formular eingereicht wird, lädt der Agent das Foto automatisch im offiziellen DS-160-Portal hoch. Kein Hin- und Herschicken von JPEGs per E-Mail mehr, und niemand muss den Foto-Schritt mehr von Hand erledigen.

Zwei Dokumentfelder pro Formular

Jedes DS-160-Formular hat jetzt zwei Dokumentfelder:

Antragsfoto: das Visumfoto, das das Photo Submission System des US-Außenministeriums verlangt (JPEG, bis 240 KB, quadratisch, 600×600 bis 1200×1200).
Passscan: ein Scan oder Foto der Personaldatenseite des Reisepasses des Antragstellers (JPEG, PNG oder PDF, bis 10 MB).

Beide Felder befinden sich direkt im Formular, neben den Antworten des Fragebogens. Sie verwalten sie im Bereich Dokumente der Formularübersicht, und Ihre Kunden können ihre eigenen Exemplare über den Erfassungslink verwalten.

Upload durch den Kunden

Wenn Sie einen Link zur Kundenerfassung erstellen, sieht der Kunde jetzt neben dem Fragebogen einen Schritt Dokumente. Dort kann er:

jedes Dokument selbst hochladen, ersetzen oder löschen
sofortige Rückmeldung zur Prüfung sehen (Dateigröße, Format, grundlegende biometrische Prüfungen)
das Formular weiter ausfüllen, auch bevor Dokumente angehängt sind

Dokumente werden beim Hochladen geprüft: Das Foto durchläuft dieselbe Prüfung wie unsere öffentliche Fotoprüfung für Visumfotos, sodass die meisten Probleme sofort sichtbar werden, statt erst im Fotosystem des US-Außenministeriums aufzufallen.

Klügere Fotoprüfung

Bei dieser Gelegenheit haben wir die Fotoprüfung nachgeschärft. Zwei Prüfungen, an denen bisher Fotos scheiterten, die das offizielle DS-160-Portal problemlos akzeptiert hätte, sind von harten Ablehnungen zu Hinweisen herabgestuft worden:

Abweichende DPI: 300 DPI sind nur für gedruckte Fotos erforderlich, die bei Einwanderungsvisumanträgen mit dem DS-260 verwendet werden, sowie für das Papierfoto, das manche Konsulate beim Interview verlangen. Der digitale DS-160-Upload hat keine DPI-Vorgabe, deshalb wird ein Foto mit 72 DPI nicht mehr blockiert.
Druckformat 2×2 Zoll: Dasselbe gilt hier. Die Vorgabe betrifft gedruckte Fotos, nicht den digitalen Upload.

Die Prüfung zeigt beides weiterhin als Hinweis an, damit Kunden mit späteren Verfahrensschritten (DS-260, Interview) vorgewarnt sind. Ein gültiges digitales Foto wird dadurch aber nicht mehr am Hochladen gehindert.

Sichere Speicherung

Dokumente werden in einem Objektspeicher mit serverseitiger Verschlüsselung gespeichert. Das Dashboard gibt nie den zugrunde liegenden Bucket-Schlüssel preis: Jede Download-URL ist kurzlebig und signiert, sodass ein weitergegebener Link nach Ablauf seiner TTL nicht mehr funktioniert.

Ersetzt ein Kunde ein Dokument, wird die alte Version in der Datenbank als gelöscht markiert und aus dem Speicher entfernt. Die Metadaten behalten wir zu Prüfzwecken, die Datei selbst ist aber weg.

Automatischer Foto-Upload

Hier treffen die beiden Funktionen aufeinander: Wenn der Agent eine Einreichung mit angehängtem Antragsfoto durchführt, bedient er jetzt das Photo Submission System des US-Außenministeriums von Anfang bis Ende. Ohne menschliches Eingreifen.

Der Agent:

Erreicht im DS-160-Ablauf den Schritt „Upload Photo“.
Schickt das Foto an das Fotosystem des US-Außenministeriums.
Wartet auf die Seite mit dem Ergebnis der Qualitätsprüfung und klickt auf „Continue Using this Photo“.
Kehrt zum DS-160-Formular zurück und geht weiter zu „Confirm Photo“.
Meldet beide Schritte an das Dashboard zurück.

Die Foto-Schritte sehen Sie in der Fortschrittsansicht der Einreichung genauso wie die Schritte des Fragebogens: „Upload Photo“ und „Confirm Photo“ erscheinen nach den Formularabschnitten, mit Abschlussstatus und Zeitstempeln.

Formulare ohne angehängtes Antragsfoto überspringen beide Schritte vollständig. Für Kunden, die kein Foto über uns bereitstellen, ändert sich nichts.

Was das ermöglicht

Vollständig automatisierte Einreichungen: Solange der Fragebogen vollständig ist und das Antragsfoto unsere Prüfung besteht, kann der Agent eine Einreichung von Anfang bis Ende durchführen, ohne dass jemand eingreifen muss.

Qualitätskontrolle vor der Einreichung: Sie sehen, was der Kunde hochgeladen hat, und die Prüfung sagt Ihnen vorab, ob es das Fotosystem des US-Außenministeriums bestehen wird. Lehnen Sie es ab und fordern Sie es neu an, bevor Sie ein Einreichungsguthaben verbrauchen.

Prüfpfad: Hochladen, Ersetzen und Löschen von Dokumenten wird jeweils mit seiner Quelle (Kundenlink oder angemeldeter Benutzer) erfasst, sodass Sie sehen, wer was getan hat.

Kurzübersicht

Was	Wo
Vorgaben für das Antragsfoto	JPEG, ≤ 240 KB, quadratisch, 600×600–1200×1200
Vorgaben für den Passscan	JPEG / PNG / PDF, ≤ 10 MB
Dokumentbereich der Agentur	Formularübersicht → Dokumente
Dokumentbereich des Kunden	Erfassungslink → Schritt „Dokumente“
Automatischer Foto-Upload	Läuft bei jeder Einreichung eines Formulars mit angehängtem Foto
Fortschrittsansicht	Einreichungsdetails → Schrittliste (Upload Photo / Confirm Photo)

Die Einrichtung Schritt für Schritt und den vollständigen Ablauf für Kunden beschreibt der neue Artikel Dokumentenablage und Fotoautomatisierung.