Rappels automatiques d'inactivité
Relancez automatiquement les clients qui n'ont jamais ouvert leur lien de saisie, aux jours que vous choisissez, avec vos propres mots pour chaque rappel.
Lorsque vous envoyez par e-mail à un client son lien de saisie, certains ne prennent jamais le temps de l’ouvrir. Les rappels d’inactivité relancent ces clients à votre place — en renvoyant automatiquement une relance selon le calendrier que vous définissez, jusqu’à ce qu’ils ouvrent le lien.
Conditions préalables. Cette fonctionnalité s’adresse aux Propriétaires et Administrateurs d’un espace de travail Business. Les rappels partent de la même façon que le lien : via votre e-mail en marque blanche (SMTP) si vous l’avez configuré, ou sinon depuis DS160.io en votre nom. Le lien doit avoir été envoyé avec le bouton Envoyer le lien client (les liens que vous générez par d’autres moyens ne font pas l’objet de rappels).
Activer les rappels
Ouvrez Paramètres de l’espace de travail → Saisie des clients et repérez Rappels d’inactivité. Cochez la case pour les activer — ils sont désactivés par défaut.
Une fois activés, ajoutez un ou plusieurs rappels. Chaque rappel correspond à un nombre de jours après l’envoi du lien par e-mail, et tous se comptent à partir de ce premier e-mail, pas du rappel précédent.
Par exemple, des rappels à 3, 7, 10, 15 et 25 partent au jour 3, au jour 7, au jour 10, au jour 15 et au jour 25 après l’envoi du lien. Les liens client sont valables 30 jours par défaut : le jour 25 fait donc un bon dernier rappel. Utilisez Ajouter un rappel pour en ajouter un (jusqu’à 30, un pour chaque jour d’un lien de 30 jours) et Supprimer pour en retirer un, puis Enregistrer. Les jours sont enregistrés dans l’ordre, quel que soit l’ordre dans lequel vous les saisissez.
Un rappel fixé après l’expiration par défaut des liens de votre espace de travail (30 jours sauf si vous la modifiez) est signalé dans les paramètres : il n’est envoyé que pour les liens dont vous avez prolongé la durée au-delà de la valeur par défaut.
Quand les rappels sont (et ne sont pas) envoyés
Un rappel n’est envoyé que tant que toutes ces conditions sont réunies :
- Le lien a été envoyé par e-mail au client via Envoyer le lien client.
- Le client ne l’a jamais ouvert — dès qu’il ouvre le lien, tous les rappels suivants s’arrêtent.
- Le lien n’a pas expiré (les liens client sont valables 30 jours, sauf si vous en décidez autrement) et n’a pas été révoqué.
- Le formulaire est toujours en cours — les rappels s’arrêtent s’il est terminé ou archivé.
Les rappels sont envoyés à l’adresse à laquelle le lien avait été envoyé à l’origine, dans la même langue que l’invitation initiale, et renvoient vers la même page de saisie sécurisée (en réutilisant votre domaine personnalisé si vous en avez un). Si vous supprimez ultérieurement des rappels, les rappels excédentaires s’arrêtent simplement.
Si plusieurs rappels sont dus en même temps, par exemple parce que vous avez activé les rappels pour des liens envoyés il y a plusieurs semaines, le client ne reçoit que le plus récent, jamais une rafale d’e-mails. Le reste du calendrier se poursuit à partir de là.
Personnaliser l’e-mail de rappel
Par défaut, nous rédigeons le rappel pour vous dans la langue de votre client. Pour envoyer votre propre formulation, ouvrez Paramètres de l’espace de travail → Communication → Modèles d’e-mail client, choisissez Rappel d’inactivité dans le sélecteur de modèle, puis modifiez l’objet et le corps. Lorsque Rappel est réglé sur Tous les rappels, cet e-mail part à chaque rappel.
Donner à un rappel son propre e-mail
Chaque rappel peut avoir sa propre formulation : la relance du jour 3 et le dernier rappel avant l’expiration du lien peuvent ainsi dire des choses différentes. Sous chaque rappel, dans Rappels d’inactivité, cliquez sur Modifier l’e-mail : l’éditeur de modèles s’ouvre avec Rappel réglé sur ce rappel (par exemple, Rappel 2 · jour 7). Rédigez l’objet et le corps, puis cliquez sur Enregistrer. La ligne du rappel indique ensuite dans quelles langues il a son propre e-mail.
Modifier l’e-mail apparaît une fois le calendrier enregistré : enregistrez donc d’abord les rappels nouveaux ou modifiés. Supprimer un rappel supprime aussi son propre e-mail ; changer son jour le conserve.
Pour chaque rappel, nous utilisons le premier de ces éléments qui existe dans la langue du client :
- L’e-mail propre à ce rappel.
- L’e-mail de Tous les rappels.
- Notre formulation intégrée.
Pour qu’un rappel cesse d’utiliser son propre e-mail dans une langue, ouvrez-le dans l’éditeur et cliquez sur Utiliser l’e-mail commun à tous les rappels.
Les modèles sont par langue et utilisent les mêmes variables que l’e-mail du lien de saisie — {{clientLink}} (obligatoire dans le corps), {{expiryDate}}, {{agencyName}}, {{formName}} et {{customerEmail}}. L’éditeur affiche un aperçu en direct et vous pouvez vous envoyer un test. Consultez Envoyer aux clients leur lien de saisie pour le guide complet de modification des modèles.