Envoyer aux clients leur lien d'accueil

Chaque formulaire peut porter l’adresse e-mail du client auquel il appartient. Une fois définie, vous pouvez envoyer à ce client son lien d’accueil sécurisé en un clic — depuis l’adresse de votre propre agence si vous en avez connecté une, ou sinon depuis DS160.io en votre nom — et examiner en un seul endroit tout ce qui a été envoyé pour le formulaire.

Conditions préalables. Ce flux est destiné aux Propriétaires et Administrateurs d’un espace de travail Business. Pour envoyer le lien, le formulaire doit comporter un e-mail client. L’e-mail en marque blanche (SMTP) est facultatif : il envoie l’e-mail depuis votre propre adresse plutôt que depuis celle de DS160.io.

Définir l’e-mail du client

Ouvrez un formulaire et repérez le champ E-mail du client dans la vue d’ensemble du formulaire. Cliquez sur le crayon pour modifier, saisissez l’adresse du client et enregistrez (Entrée pour enregistrer, Échap pour annuler). L’adresse doit être un e-mail valide ; envoyez une valeur vide pour l’effacer.

Une fois définie, l’adresse apparaît également sous forme d’un petit badge sur la ligne du formulaire dans votre liste de formulaires, afin de voir d’un coup d’œil quels formulaires sont associés à un client.

Envoyer le lien d’accueil

Avec un e-mail client défini, un bouton Envoyer le lien au client apparaît à côté. Si vous n’avez pas connecté l’e-mail en marque blanche, une note sous le bouton indique que l’e-mail part de DS160.io en votre nom.

Cliquez dessus, confirmez dans la boîte de dialogue, et la plateforme envoie à votre client un lien d’accueil sécurisé. L’e-mail est :

De votre agence — envoyé via votre serveur SMTP, depuis le nom et l’adresse d’expéditeur que vous avez configurés. Sans paramètres SMTP, il provient de support@ds160.io sous le nom « Votre agence via DS160.io », les réponses sont adressées à votre e-mail de contact en marque blanche (ou, si vous n’en avez pas défini, à celui du propriétaire de l’espace de travail), et une ligne en bas indique que DS160.io l’a envoyé en votre nom. Envoyés de cette façon, un espace de travail peut envoyer jusqu’à 200 e-mails clients par jour, rappels et e-mails de test compris ; votre propre serveur SMTP n’a pas cette limite.
Un message simple, en texte brut, contenant un lien de la forme …/client-intake/<form>?token=…. Si vous avez configuré un domaine personnalisé, le lien l’utilise.
Dans la langue de votre client — l’e-mail et le formulaire d’accueil utilisent tous deux la langue de lien client par défaut de votre espace de travail (définie sous Paramètres de l’espace de travail → Accueil des clients), afin que le message corresponde au formulaire que voit votre client.

Le lien expire au bout du nombre de jours par défaut de votre espace de travail, 30 sauf si vous le modifiez. Envoyez-en un nouveau à tout moment s’il est échu. Pendant l’envoi, le bouton affiche Envoi…, puis Lien envoyé une fois terminé.

Si un client n’ouvre pas son lien, vous pouvez laisser la plateforme le relancer pour vous — voir les rappels d’inactivité automatiques.

Modifier la durée de validité des liens

Les nouveaux liens client restent valides 30 jours, sauf si vous modifiez cette valeur. Pour définir votre propre valeur par défaut, ouvrez Paramètres de l’espace de travail → Accueil des clients, saisissez un nombre de jours entre 1 et 365 sous Expiration par défaut des liens client, puis cliquez sur Enregistrer.

Exemple : ce que vous verrez sur la plateforme

La valeur par défaut s’applique partout où un lien est créé sur la plateforme :

Un lien envoyé avec Envoyer le lien au client reste valide ce nombre de jours.
Sur les pages Créer un lien client et Nouveau formulaire DS-160, Expire dans (jours) part de la valeur par défaut, et vous pouvez toujours choisir un autre nombre pour ce lien précis.

Modifier la valeur par défaut ne concerne que les liens créés ensuite : un lien déjà envoyé garde l’expiration avec laquelle il a été créé. Les liens créés via l’API indiquent toujours leur propre expiresInDays, donc la valeur par défaut ne s’applique pas à eux.

Si vous utilisez les rappels d’inactivité, placez le dernier au plus tard le jour par défaut. Un rappel placé après est signalé dans les paramètres et n’atteint que les clients dont le lien a été réglé pour durer plus longtemps.

Personnaliser le modèle d’e-mail

Par défaut, nous rédigeons l’e-mail d’accueil pour vous. Pour envoyer votre propre formulation, ouvrez Paramètres de l’espace de travail → Communication → Modèles d’e-mail pour les clients (Propriétaire/Administrateur, espaces de travail Business). Les modèles sont en texte brut et vous pouvez modifier à la fois l’objet et le corps.

Les modèles sont par langue. Choisissez une langue, rédigez votre objet et votre corps, puis enregistrez. Lors de l’envoi d’un lien, nous utilisons votre modèle pour la langue de lien client par défaut de votre espace de travail. Si vous n’avez pas rédigé de modèle dans cette langue, nous revenons à notre modèle par défaut intégré dans cette même langue — jamais à votre modèle d’une autre langue.

Insérez ces variables dans l’objet ou le corps et nous les remplaçons lors de l’envoi de l’e-mail :

{{clientLink}} — le lien d’accueil sécurisé. Obligatoire dans le corps ; vous ne pouvez pas enregistrer un modèle sans lui.
{{expiryDate}} — la date d’expiration du lien, en chiffres au format de la langue du client : 30/06/2026 en français, 06/30/2026 en anglais. Sans nom de mois, donc rien ne reste non traduit.
{{agencyName}} — le nom de votre agence.
{{formName}} — le nom du formulaire.
{{customerEmail}} — l’adresse e-mail du client.

L’éditeur affiche un aperçu en direct avec des valeurs d’exemple à mesure que vous saisissez. Utilisez Réinitialiser par défaut pour supprimer votre modèle dans la langue sélectionnée et revenir à notre formulation intégrée.

Examiner ce qui a été envoyé

Ouvrez E-mails depuis la vue d’ensemble du formulaire pour voir l’historique des e-mails du formulaire à …/forms/<form>/emails. Vous obtenez une liste chronologique de chaque e-mail envoyé pour ce formulaire — destinataire, type, objet et date d’envoi — et vous pouvez cliquer sur n’importe quelle entrée pour lire le corps du message.

Ce journal inclut les liens d’accueil que vous envoyez, ainsi que les notifications de formulaire de la plateforme (telles que « prêt pour révision » et les mises à jour d’activité du client). Il est réservé aux Propriétaires/Administrateurs et limité à votre espace de travail et à votre formulaire — il n’expose jamais les e-mails d’autres espaces de travail ni ceux de la plateforme.