Trimiterea către clienți a linkului de intake

Fiecare formular poate purta adresa de e-mail a clientului căruia îi aparține. Odată setată, poți trimite acelui client linkul său securizat de intake cu un singur clic — trimis de la adresa propriei tale agenții — și poți vedea dintr-un singur loc tot ce s-a trimis pentru formular.

Cerințe preliminare. Acest flux este pentru Proprietarii și Administratorii unui workspace Business. Pentru a trimite efectiv linkul, formularul are nevoie de un e-mail de client, iar workspace-ul are nevoie de e-mailul cu marca ta (SMTP) configurat.

Setează e-mailul clientului

Deschide un formular și caută câmpul E-mail client în prezentarea generală a formularului. Apasă creionul pentru a edita, scrie adresa clientului și salvează (Enter pentru a salva, Escape pentru a anula). Adresa trebuie să fie un e-mail valid; trimite o valoare goală pentru a o șterge.

Odată setată, adresa apare și ca o mică etichetă pe rândul formularului în lista ta de formulare, ca să vezi dintr-o privire ce formulare au un client asociat.

Trimite linkul de intake

Cu un e-mail de client setat, apare un buton Trimite linkul clientului lângă el. Se activează odată ce SMTP-ul workspace-ului tău este configurat — până atunci rămâne dezactivat, cu un link pentru a configura e-mailul cu marca ta.

Apasă-l, confirmă în dialog, iar platforma trimite clientului tău un link securizat de intake. E-mailul este:

De la agenția ta — trimis prin serverul tău SMTP, de la numele și adresa de expeditor pe care le-ai configurat.
Un mesaj simplu, în text simplu, care conține un link de forma …/client-intake/<form>?token=…. Dacă ai configurat un domeniu personalizat, linkul îl folosește.
În limba clientului tău — e-mailul și formularul de intake folosesc limba implicită pentru linkul clientului din workspace-ul tău (setată în Setări Workspace → Setări Agenție), astfel încât mesajul să corespundă formularului pe care îl vede clientul.

Linkul expiră după 30 de zile — trimite unul nou oricând, dacă a expirat. În timpul trimiterii, butonul afișează Se trimite…, apoi Link trimis când este gata.

Personalizează șablonul de e-mail

În mod implicit redactăm noi e-mailul de intake pentru tine. Pentru a trimite propriul text, deschide Setări spațiu → Șabloane de e-mail pentru clienți (Proprietar/Administrator, spații de tip Business). Șabloanele sunt în text simplu și poți edita atât subiectul, cât și conținutul.

Șabloanele sunt pentru fiecare limbă. Alege o limbă, scrie subiectul și conținutul și salvează. Când trimiți un link, folosim șablonul tău pentru limba implicită a linkului de client din spațiul tău. Dacă nu ai scris un șablon în acea limbă, revenim la șablonul nostru implicit în aceeași limbă — niciodată la șablonul tău dintr-o altă limbă.

Inserează aceste variabile în subiect sau în conținut, iar noi le înlocuim la trimiterea e-mailului:

{{clientLink}} — linkul securizat de intake. Obligatoriu în conținut; nu poți salva un șablon fără el.
{{expiryDate}} — data de expirare a linkului, formatată în limba clientului.
{{agencyName}} — numele agenției tale.
{{formName}} — numele formularului.
{{customerEmail}} — adresa de e-mail a clientului.

Pe măsură ce scrii, editorul afișează o previzualizare în timp real cu valori de exemplu. Folosește Resetează la valoarea implicită pentru a elimina șablonul tău pentru limba selectată și a reveni la textul nostru integrat.

Vezi ce s-a trimis

Deschide E-mailuri din prezentarea generală a formularului pentru a vedea istoricul de e-mailuri al formularului la …/forms/<form>/emails. Vei obține o listă cronologică a fiecărui e-mail trimis pentru acel formular — destinatar, tip, subiect și când a fost trimis — și poți apăsa pe orice intrare pentru a citi corpul mesajului.

Acest jurnal include linkurile de intake pe care le trimiți, plus notificările formularului de la platformă (cum ar fi „gata de revizuire” și actualizările de activitate a clientului). Este doar pentru Proprietar/Administrator și este limitat la workspace-ul și formularul tău — nu expune niciodată e-mailuri din alte workspace-uri sau ale platformei.