Enviar aos clientes o link de admissão

Cada formulário pode carregar o endereço de e-mail do cliente ao qual pertence. Uma vez definido, você pode enviar a esse cliente o link seguro de admissão com um clique — enviado a partir do endereço da sua própria agência — e revisar em um só lugar tudo o que foi enviado para o formulário.

Pré-requisitos. Este fluxo é para Proprietários e Administradores de um workspace Business. Para realmente enviar o link, o formulário precisa de um e-mail de cliente e o workspace precisa do e-mail com sua marca (SMTP) configurado.

Defina o e-mail do cliente

Abra um formulário e localize o campo E-mail do cliente na visão geral do formulário. Clique no lápis para editar, digite o endereço do cliente e salve (Enter para salvar, Escape para cancelar). O endereço deve ser um e-mail válido; envie um valor vazio para limpá-lo.

Uma vez definido, o endereço também aparece como uma pequena etiqueta na linha do formulário na sua lista de formulários, para que você veja de imediato quais formulários têm um cliente associado.

Envie o link de admissão

Com um e-mail de cliente definido, aparece um botão Enviar link ao cliente ao lado dele. Ele é habilitado assim que o SMTP do seu workspace estiver configurado — até lá fica desabilitado, com um link para configurar o e-mail com sua marca.

Clique nele, confirme na caixa de diálogo e a plataforma envia ao seu cliente um link seguro de admissão. O e-mail é:

Da sua agência — enviado através do seu servidor SMTP, a partir do nome e endereço de remetente que você configurou.
Uma mensagem simples, em texto sem formatação, que contém um link no formato …/client-intake/<form>?token=…. Se você tiver configurado um domínio personalizado, o link o utiliza.
No idioma do seu cliente — o e-mail e o formulário de admissão usam o idioma de link de cliente padrão do seu workspace (definido em Configurações do Workspace → Admissão de clientes), para que a mensagem corresponda ao formulário que o seu cliente vê.

O link expira após 30 dias — envie um novo a qualquer momento se ele vencer. Durante o envio, o botão mostra Enviando… e depois Link enviado quando termina.

Se um cliente não abrir o link, você pode fazer com que a plataforma o lembre por você — veja os lembretes automáticos de inatividade.

Personalize o modelo do e-mail

Por padrão, redigimos o e-mail de admissão por você. Para enviar a sua própria redação, abra Configurações do Workspace → Comunicação → Modelos de e-mail para clientes (Proprietário/Administrador, workspaces Business). Os modelos são em texto sem formatação e você pode editar tanto o assunto quanto o corpo.

Os modelos são por idioma. Escolha um idioma, escreva o seu assunto e corpo e salve. Ao enviar um link, usamos o seu modelo para o idioma de link de cliente padrão do seu workspace. Se você não tiver escrito um modelo nesse idioma, recorremos ao nosso modelo padrão integrado nesse mesmo idioma — nunca ao seu modelo de outro idioma.

Insira estas variáveis no assunto ou no corpo e nós as substituímos quando o e-mail é enviado:

{{clientLink}} — o link seguro de admissão. Obrigatório no corpo; você não pode salvar um modelo sem ele.
{{expiryDate}} — a data em que o link expira, formatada no idioma do cliente.
{{agencyName}} — o nome da sua agência.
{{formName}} — o nome do formulário.
{{customerEmail}} — o endereço de e-mail do cliente.

O editor mostra uma pré-visualização ao vivo com valores de exemplo enquanto você digita. Use Restaurar para o padrão para remover o seu modelo do idioma selecionado e voltar à nossa redação integrada.

Revise o que foi enviado

Abra E-mails na visão geral do formulário para ver o histórico de e-mails do formulário em …/forms/<form>/emails. Você verá uma lista cronológica de todos os e-mails enviados para esse formulário — destinatário, tipo, assunto e quando saiu — e pode clicar em qualquer entrada para ler o corpo da mensagem.

Este registro inclui os links de admissão que você envia, além das notificações de formulário da plataforma (como “pronto para revisão” e atualizações de atividade do cliente). É somente para Proprietário/Administrador e está limitado ao seu workspace e formulário — nunca expõe e-mails de outros workspaces nem da plataforma.