Klanten hun intakelink mailen

Elk formulier kan het e-mailadres dragen van de klant waartoe het behoort. Zodra dat is ingesteld, kun je die klant met één klik zijn beveiligde intakelink mailen — vanaf je eigen agentschapadres als je er een hebt gekoppeld, en anders namens jou vanaf DS160.io — en op één plek bekijken wat er allemaal voor het formulier is verzonden.

Vereisten. Deze workflow is voor Eigenaren en Beheerders van een Business-workspace. Om de link te versturen, heeft het formulier een klant-e-mail nodig. E-mail met je eigen merk (SMTP) is optioneel: daarmee wordt de e-mail vanaf je eigen adres verstuurd in plaats van vanaf dat van DS160.io.

Stel de klant-e-mail in

Open een formulier en zoek het veld Klant-e-mail in het overzicht van het formulier. Klik op het potlood om te bewerken, typ het adres van de klant en sla op (Enter om op te slaan, Escape om te annuleren). Het adres moet een geldig e-mailadres zijn; verstuur een lege waarde om het te wissen.

Eenmaal ingesteld verschijnt het adres ook als een klein label op de rij van het formulier in je formulierenlijst, zodat je in één oogopslag ziet welke formulieren een klant gekoppeld hebben.

Verstuur de intakelink

Met een ingestelde klant-e-mail verschijnt er een knop Klantlink versturen ernaast. Als je geen e-mail met je eigen merk hebt gekoppeld, staat er onder de knop een melding dat de e-mail namens jou vanaf DS160.io wordt verstuurd.

Klik erop, bevestig in het dialoogvenster en het platform mailt je klant een beveiligde intakelink. De e-mail is:

• Van je agentschap — verzonden via je SMTP-server, vanaf je geconfigureerde afzendernaam en -adres. Zonder SMTP-instellingen komt hij van support@ds160.io onder de naam “Jouw agentschap via DS160.io”, gaan antwoorden naar je white-label contactadres (of, als je er geen hebt ingesteld, naar dat van de eigenaar van de workspace), en staat er onderaan een regel dat DS160.io hem namens jou heeft verstuurd. Op deze manier kan een workspace tot 200 klant-e-mails per dag versturen, herinneringen en test-e-mails inbegrepen; je eigen SMTP-server heeft zo’n limiet niet.
• Een eenvoudig bericht in platte tekst met een link in de vorm …/client-intake/<form>?token=…. Als je een aangepast domein hebt ingesteld, gebruikt de link dat.
• In de taal van je klant — de e-mail en het intakeformulier gebruiken beide de standaard klantlinktaal van je workspace (in te stellen onder Workspace-instellingen → Klantintake), zodat het bericht overeenkomt met het formulier dat je klant ziet.

De link verloopt na het standaardaantal dagen van je workspace: 30, tenzij je dat wijzigt. Stuur op elk moment een nieuwe als hij is verlopen. Tijdens het versturen toont de knop Versturen… en daarna Link verzonden als het klaar is.

Wijzig hoe lang links geldig zijn

Nieuwe klantlinks zijn 30 dagen geldig, tenzij je dat wijzigt. Om je eigen standaard in te stellen, open je Workspace-instellingen → Klantintake, vul je bij Standaardgeldigheid van klantlinks een aantal dagen van 1 tot 365 in en klik je op Opslaan.

De standaard geldt overal waar op het platform een link wordt gemaakt:

• Een link die je verstuurt met Klantlink versturen is zoveel dagen geldig.
• Op de pagina’s Klantlink aanmaken en Nieuw DS-160-formulier begint Verloopt over (dagen) bij de standaard, en voor die ene link kun je nog steeds een ander aantal kiezen.

Een gewijzigde standaard geldt alleen voor links die daarna worden gemaakt: een link die al is verstuurd, houdt de geldigheid waarmee hij is gemaakt. Links die via de API worden gemaakt, geven altijd hun eigen expiresInDays op, dus de standaard geldt niet voor hen.

Gebruik je herinneringen bij inactiviteit, houd de laatste dan op of vóór de standaard. Een herinnering daarna wordt in de instellingen gemarkeerd en bereikt alleen klanten van wie de link langer geldig is ingesteld.

Pas het e-mailsjabloon aan

Standaard schrijven wij de intake-e-mail voor je. Wil je je eigen tekst versturen, open dan Werkruimte-instellingen → Communicatie → E-mailsjablonen voor klanten (Eigenaar/Beheerder, zakelijke werkruimtes). Sjablonen zijn platte tekst en je kunt zowel het onderwerp als de tekst bewerken.

Sjablonen zijn per taal. Kies een taal, schrijf je onderwerp en tekst en sla op. Wanneer je een link verstuurt, gebruiken we jouw sjabloon voor de standaardtaal voor klantlinks van je werkruimte. Heb je geen sjabloon in die taal geschreven, dan vallen we terug op ons ingebouwde standaardsjabloon in diezelfde taal — nooit op je sjabloon uit een andere taal.

Plaats deze variabelen in het onderwerp of de tekst en wij vervangen ze bij het versturen van de e-mail:

• {{clientLink}} — de beveiligde intakelink. Verplicht in de tekst; zonder kun je een sjabloon niet opslaan.
• {{expiryDate}} — de datum waarop de link verloopt, in cijfers in de notatie van de taal van de klant: 30-06-2026 in het Nederlands, 06/30/2026 in het Engels. Zonder maandnaam, dus er blijft niets onvertaald.
• {{agencyName}} — de naam van je bureau.
• {{formName}} — de naam van het formulier.
• {{customerEmail}} — het e-mailadres van de klant.

Tijdens het typen toont de editor een live voorbeeld met voorbeeldwaarden. Gebruik Terugzetten naar standaard om je sjabloon voor de geselecteerde taal te verwijderen en terug te gaan naar onze ingebouwde tekst.

Bekijk wat is verzonden

Open E-mails vanuit het overzicht van het formulier om de e-mailgeschiedenis van het formulier te zien op …/forms/<form>/emails. Je krijgt een chronologische lijst van elke e-mail die voor dat formulier is verzonden — ontvanger, type, onderwerp en wanneer hij is uitgegaan — en je kunt op elke regel klikken om de berichttekst te lezen.

Dit logboek bevat de intakelinks die je verstuurt, plus de formuliermeldingen van het platform (zoals “klaar voor beoordeling” en meldingen over klantactiviteit). Het is alleen voor Eigenaar/Beheerder en beperkt tot je workspace en formulier — het toont nooit e-mails van andere workspaces of van het platform.