Automatische inactiviteitsherinneringen
Herinner klanten die hun intakelink nooit hebben geopend automatisch, op de dagen die u kiest, met uw eigen tekst voor elke herinnering.
Wanneer u een klant zijn intakelink e-mailt, komen sommigen er nooit toe om hem te openen. Inactiviteitsherinneringen achtervolgen die klanten voor u — ze sturen automatisch een herinnering opnieuw volgens het schema dat u instelt, totdat ze de link openen.
Vereisten. Dit is voor eigenaren en beheerders van een Business-werkruimte. Herinneringen worden op dezelfde manier verzonden als de link: via uw white-label e-mail (SMTP) als u die hebt ingesteld, en anders namens u vanaf DS160.io. De link moet zijn verzonden met de knop Klantlink verzenden (links die u op een andere manier genereert, krijgen geen herinneringen).
Herinneringen inschakelen
Open Werkruimte-instellingen → Klantintake en zoek Inactiviteitsherinneringen. Vink het vakje aan om ze in te schakelen — ze staan standaard uit.
Voeg na het inschakelen een of meer herinneringen toe. Elke herinnering is een aantal dagen nadat de link is ge-e-maild, en elke herinnering telt vanaf die eerste e-mail, niet vanaf de herinnering ervoor.
Herinneringen op 3, 7, 10, 15 en 25 worden bijvoorbeeld verzonden op dag 3, dag 7, dag 10, dag 15 en dag 25 nadat de link is verzonden. Klantlinks zijn standaard 30 dagen geldig, dus dag 25 is een goede laatste herinnering. Gebruik Herinnering toevoegen om er een toe te voegen (maximaal 30, één voor elke dag van een link van 30 dagen) en Verwijderen om er een te verwijderen, en klik vervolgens op Opslaan. De dagen worden op volgorde opgeslagen, in welke volgorde u ze ook invoert.
Een herinnering die later is ingesteld dan de standaardgeldigheid van links in uw workspace (30 dagen, tenzij u die wijzigt), wordt in de instellingen gemarkeerd: die wordt alleen verzonden voor links die u langer geldig hebt gemaakt dan de standaardtermijn.
Wanneer herinneringen wel (en niet) worden verzonden
Een herinnering wordt alleen verzonden zolang dit allemaal waar is:
- De link is met Klantlink verzenden naar de klant ge-e-maild.
- De klant heeft hem nooit geopend — op het moment dat ze de link openen, stoppen alle verdere herinneringen.
- De link is niet verlopen (klantlinks zijn 30 dagen geldig, tenzij u iets anders instelt) en niet ingetrokken.
- Het formulier is nog in behandeling — herinneringen stoppen als het is voltooid of gearchiveerd.
Herinneringen gaan naar het adres waarnaar de link oorspronkelijk is ge-e-maild, in dezelfde taal als de oorspronkelijke uitnodiging, en linken naar dezelfde beveiligde intakepagina (waarbij uw aangepaste domein wordt hergebruikt als u er een hebt). Als u later herinneringen verwijdert, stoppen de overtollige gewoon.
Als er meerdere herinneringen tegelijk aan de beurt zijn, bijvoorbeeld omdat u herinneringen hebt ingeschakeld voor links die u weken geleden hebt ge-e-maild, krijgt de klant alleen de laatste, nooit een reeks e-mails. De rest van het schema loopt vanaf daar gewoon door.
De herinneringsmail aanpassen
Standaard schrijven wij de herinnering voor u in de taal van uw klant. Om uw eigen tekst te verzenden, opent u Werkruimte-instellingen → Communicatie → Klant-e-mailsjablonen, kiest u Inactiviteitsherinnering in de sjabloonkiezer en bewerkt u het onderwerp en de inhoud. Staat Herinnering op Alle herinneringen, dan gaat die e-mail bij elke herinnering mee.
Een herinnering een eigen e-mail geven
Elke herinnering kan een eigen tekst hebben, zodat het duwtje op dag 3 en de laatste herinnering voordat de link verloopt iets anders kunnen zeggen. Klik onder elke herinnering in Inactiviteitsherinneringen op E-mail bewerken: de sjablooneditor opent met Herinnering ingesteld op die herinnering (bijvoorbeeld Herinnering 2 · dag 7). Schrijf het onderwerp en de inhoud en klik op Opslaan. In de rij van de herinnering staat daarna in welke talen ze een eigen e-mail heeft.
E-mail bewerken verschijnt zodra het schema is opgeslagen, dus sla nieuwe of gewijzigde herinneringen eerst op. Als u een herinnering verwijdert, wordt ook haar eigen e-mail verwijderd; als u haar dag wijzigt, blijft die behouden.
Voor elke herinnering gebruiken we de eerste van deze die in de taal van de klant bestaat:
- De eigen e-mail van die herinnering.
- De e-mail voor Alle herinneringen.
- Onze ingebouwde tekst.
Wilt u dat een herinnering in een bepaalde taal haar eigen e-mail niet meer gebruikt, open haar dan in de editor en klik op E-mail voor alle herinneringen gebruiken.
Sjablonen zijn per taal en gebruiken dezelfde variabelen als de intakelink-e-mail — {{clientLink}} (vereist in de inhoud), {{expiryDate}}, {{agencyName}}, {{formName}} en {{customerEmail}}. De editor toont een live voorbeeld en u kunt een test naar uzelf sturen. Zie Klanten hun intakelink e-mailen voor de volledige uitleg over het bewerken van sjablonen.