Comunicarea cu clienții
Trimite-i unui client un mesaj despre formularul său direct din formular, primește un e-mail când îți răspunde și lasă-l să răspundă din linkul său de client sau răspunzând la e-mail.
Fiecare formular dintr-un workspace Business are propriul fir de Comunicare: o conversație între echipa ta și clientul care completează formularul. Cere un document lipsă, lămurește un răspuns sau spune-i ce urmează, fără să părăsești DS160.io și fără să cauți prin inbox e-mailul potrivit.
Cerințe preliminare. Comunicarea este disponibilă în workspace-urile Business, iar orice membru al workspace-ului poate citi și scrie în ea, nu doar Proprietarii și Administratorii. Pentru a-l contacta pe client prin e-mail, formularul are nevoie de un e-mail de client (setat când creezi formularul sau în prezentarea generală a formularului).
Unde se află conversația
Pentru echipa ta: deschide formularul și apasă Comunicare în prezentarea sa generală. Un număr pe buton arată câte dintre mesajele clientului nu au fost încă citite de nimeni din echipă. Deschiderea paginii le marchează drept citite pentru toată lumea.
Pentru clientul tău: același fir apare ca un panou Comunicare în prezentarea generală a linkului de client, sub formularul său. Panoul îi spune că discută cu agenția ta, care îi pregătește cererea, și îți afișează mesajele sub numele agenției tale.
Firul aparține formularului, nu unui anumit link. Dacă un link expiră și trimiți unul nou, clientul vede în continuare întreaga conversație.
Trimiterea unui mesaj
Clientul tău primește e-mailuri doar dacă formularul are un e-mail de client. Completează-l în câmpul Customer email din prezentarea generală a formularului sau la crearea formularului. Fără el, mesajele tale sunt totuși salvate în fir, dar clientul nu este anunțat: le vede abia data viitoare când își deschide linkul de client.
Scrie în caseta din partea de jos a firului și apasă Trimiteți. Mesajul apare imediat, iar sub el apare Văzut după ce clientul l-a citit.
La aproximativ două minute după ce trimiți, clientul primește un e-mail cu mesajul tău:
- Tot ce mai trimiți în acele două minute intră în același e-mail, astfel încât câteva mesaje rapide nu devin câteva e-mailuri.
- Dacă clientul citește mesajul în linkul său de client înainte de atunci, nu se trimite niciun e-mail.
- E-mailul pleacă la fel ca e-mailurile cu linkul de intake: prin e-mailul cu marca ta (SMTP), dacă l-ai configurat, sau de la DS160.io în numele tău, dacă nu. Este scris în limba linkului de client pe care i l-ai trimis ultima dată pe e-mail.
- Conține un buton Vizualizați și răspundeți care îi deschide linkul de client, atâta timp cât linkul trimis ultima dată pe e-mail este încă valabil. Dacă a expirat, e-mailul conține mesajul tău fără buton, iar clientul răspunde direct la e-mail. Nu i se creează un link nou.
- Pleacă la adresa la care ai trimis ultima dată un link. Dacă între timp ai schimbat e-mailul de client al formularului, pleacă în schimb la noua adresă, fără linkul vechi.
Răspunsul prin e-mail
Clienții nu trebuie să-și deschidă linkul ca să răspundă. Pot răspunde la e-mail ca la oricare altul, iar răspunsul lor apare în fir în aproximativ un minut, marcat (prin e-mail).
- Se păstrează doar răspunsul propriu-zis. E-mailul citat dedesubt și o semnătură obișnuită sunt omise.
- Răspunsul trebuie să vină de la adresa la care a fost trimis e-mailul. Un răspuns redirecționat de la o altă adresă nu este acceptat.
- Atașamentele nu se păstrează. Dacă un client atașează un document, firul menționează acest lucru, iar clientul ar trebui să-l încarce în schimb prin linkul său de client (vezi Stocarea documentelor).
- Răspunsurile automate, cum ar fi mesajele de absență, sunt ignorate.
Pentru ca răspunsurile să ajungă în fir, fiecare e-mail pe care îl trimitem unui client despre un formular (linkuri de intake, mementouri și notificări despre mesaje) folosește o adresă de răspuns DS160.io, cum ar fi reply+…@reply.ds160.io. Acest lucru este valabil și pentru e-mailurile trimise prin propriul tău server SMTP. Prin urmare, clienții care răspund la e-mailul cu linkul de intake ajung în firul de Comunicare al formularului, nu în propriul tău inbox.
Când clientul îți scrie
Când un client trimite un mesaj, din linkul său sau prin e-mail, persoana responsabilă de formular primește un e-mail cam două minute mai târziu, cu ce a scris clientul și cu un buton Reply (Răspunde) care deschide pagina Comunicare. Dacă persoana responsabilă a părăsit workspace-ul, e-mailul îl primește în schimb proprietarul workspace-ului. Ca și în cazul mesajelor tale, nu se trimite nimic dacă cineva din echipa ta l-a citit deja.
Răspunde din pagina Comunicare. Un răspuns la acel e-mail nu ajunge la client.
Fiecare e-mail trimis despre un formular, inclusiv acestea, apare pe pagina Emails a formularului.