Trao đổi với khách hàng

Mỗi biểu mẫu trong một workspace Business có một luồng Trao đổi riêng: cuộc trò chuyện giữa nhóm của bạn và khách hàng đang điền biểu mẫu. Hãy yêu cầu một tài liệu còn thiếu, làm rõ một câu trả lời, hoặc cho khách biết bước tiếp theo, mà không cần rời DS160.io hay lục tìm đúng email trong hộp thư của bạn.

Điều kiện tiên quyết. Trao đổi có sẵn trong các workspace Business, và mọi thành viên của workspace đều có thể đọc và viết trong đó, không chỉ Chủ sở hữu và Quản trị viên. Để liên hệ với khách hàng qua email, biểu mẫu cần có email khách hàng (đặt khi bạn tạo biểu mẫu, hoặc trên trang tổng quan của biểu mẫu).

Cuộc trò chuyện nằm ở đâu

Với nhóm của bạn: mở biểu mẫu và nhấp Trao đổi trên trang tổng quan của nó. Một con số trên nút cho biết có bao nhiêu tin nhắn của khách hàng mà chưa ai trong nhóm đọc. Khi mở trang, các tin nhắn đó được đánh dấu là đã đọc cho tất cả mọi người.

Với khách hàng của bạn: cùng luồng đó xuất hiện dưới dạng một bảng Trao đổi trên trang tổng quan liên kết khách hàng của họ, bên dưới biểu mẫu. Bảng này cho khách biết họ đang trò chuyện với đại lý của bạn, đơn vị đang chuẩn bị hồ sơ của họ, và hiển thị tin nhắn của bạn dưới tên đại lý của bạn.

Luồng trao đổi thuộc về biểu mẫu, không thuộc về một liên kết. Nếu một liên kết hết hạn và bạn gửi liên kết mới, khách hàng vẫn thấy toàn bộ cuộc trò chuyện.

Gửi tin nhắn

Khách hàng chỉ nhận được email nếu biểu mẫu có email khách hàng. Hãy điền vào trường Customer email trên trang tổng quan của biểu mẫu, hoặc khi tạo biểu mẫu. Nếu không có, tin nhắn của bạn vẫn được lưu trong luồng, nhưng khách hàng sẽ không được thông báo: họ chỉ thấy tin nhắn vào lần tới khi mở liên kết khách hàng của mình.

Nhập vào ô ở cuối luồng và nhấp Gửi. Tin nhắn của bạn xuất hiện ngay lập tức, và Đã xem xuất hiện bên dưới khi khách hàng đã đọc nó.

Khoảng hai phút sau khi bạn gửi, khách hàng nhận được một email chứa tin nhắn của bạn:

Mọi tin nhắn khác bạn gửi trong hai phút đó sẽ nằm trong cùng một email, để vài tin nhắn nhanh không biến thành vài email.
Nếu khách hàng đọc tin nhắn trên liên kết khách hàng của họ trước thời điểm đó, không có email nào được gửi.
Email được gửi theo cùng cách với email liên kết tiếp nhận của bạn: qua email mang thương hiệu của bạn (SMTP) nếu bạn đã thiết lập, hoặc từ DS160.io thay mặt bạn nếu chưa. Email được viết bằng ngôn ngữ của liên kết khách hàng mà bạn gửi cho họ gần nhất.
Email có nút Xem và trả lời mở liên kết khách hàng của họ, miễn là liên kết bạn gửi cho họ gần nhất vẫn còn hiệu lực. Nếu liên kết đã hết hạn, email chỉ mang tin nhắn của bạn mà không có nút, và khách hàng trả lời bằng cách phản hồi email đó. Không có liên kết mới nào được tạo cho họ.
Email được gửi đến địa chỉ mà bạn gửi liên kết gần nhất. Nếu sau đó bạn đã đổi email khách hàng của biểu mẫu, email sẽ đến địa chỉ mới, không kèm liên kết cũ.

Trả lời qua email

Khách hàng không cần mở liên kết để trả lời. Họ có thể trả lời email như với bất kỳ email nào khác, và câu trả lời của họ xuất hiện trong luồng sau khoảng một phút, được đánh dấu (qua email).

Chỉ phần trả lời được giữ lại. Email được trích dẫn bên dưới và chữ ký thông thường sẽ bị lược bỏ.
Câu trả lời phải đến từ địa chỉ mà email đã được gửi tới. Câu trả lời được chuyển tiếp từ địa chỉ khác sẽ không được chấp nhận.
Tệp đính kèm không được giữ lại. Nếu khách hàng đính kèm tài liệu, luồng sẽ ghi chú điều đó, và họ nên tải tài liệu lên qua liên kết khách hàng của mình (xem Lưu trữ tài liệu).
Các thư trả lời tự động, chẳng hạn thông báo vắng mặt, sẽ bị bỏ qua.

Để câu trả lời đến được luồng, mọi email chúng tôi gửi cho khách hàng về một biểu mẫu (liên kết tiếp nhận, nhắc nhở và thông báo tin nhắn) đều dùng một địa chỉ trả lời của DS160.io, chẳng hạn reply+…@reply.ds160.io. Điều này bao gồm cả email được gửi qua máy chủ SMTP của riêng bạn. Vì vậy, khách hàng trả lời email liên kết tiếp nhận của bạn sẽ đến luồng Trao đổi của biểu mẫu, không đến hộp thư của riêng bạn.

Khi khách hàng viết cho bạn

Khi khách hàng gửi tin nhắn, từ liên kết hoặc qua email, người được giao biểu mẫu sẽ nhận được một email khoảng hai phút sau, chứa nội dung khách đã viết và một nút Reply (Trả lời) mở trang Trao đổi. Nếu người được giao đã rời workspace, chủ sở hữu workspace sẽ nhận email thay. Cũng như với tin nhắn của bạn, sẽ không có gì được gửi nếu ai đó trong nhóm của bạn đã đọc tin nhắn.

Hãy trả lời từ trang Trao đổi. Trả lời email đó sẽ không đến được khách hàng.

Mọi email được gửi về một biểu mẫu, kể cả những email này, đều được liệt kê trên trang Emails của biểu mẫu.