Envoyer aux clients leur lien d'accueil
Définissez un e-mail client sur un formulaire, envoyez au client son lien d'accueil et examinez ce qui a été envoyé.
Chaque formulaire peut porter l’adresse e-mail du client auquel il appartient. Une fois définie, vous pouvez envoyer à ce client son lien d’accueil sécurisé en un clic — depuis l’adresse de votre propre agence — et examiner en un seul endroit tout ce qui a été envoyé pour le formulaire.
Conditions préalables. Ce flux est destiné aux Propriétaires et Administrateurs d’un espace de travail Business. Pour réellement envoyer le lien, le formulaire doit comporter un e-mail client et l’espace de travail doit avoir l’e-mail en marque blanche (SMTP) configuré.
Définir l’e-mail du client
Ouvrez un formulaire et repérez le champ E-mail du client dans la vue d’ensemble du formulaire. Cliquez sur le crayon pour modifier, saisissez l’adresse du client et enregistrez (Entrée pour enregistrer, Échap pour annuler). L’adresse doit être un e-mail valide ; envoyez une valeur vide pour l’effacer.
Une fois définie, l’adresse apparaît également sous forme d’un petit badge sur la ligne du formulaire dans votre liste de formulaires, afin de voir d’un coup d’œil quels formulaires sont associés à un client.
Envoyer le lien d’accueil
Avec un e-mail client défini, un bouton Envoyer le lien au client apparaît à côté. Il s’active une fois que le SMTP de votre espace de travail est configuré — jusque-là, il reste désactivé avec un lien pour configurer l’e-mail en marque blanche.
Cliquez dessus, confirmez dans la boîte de dialogue, et la plateforme envoie à votre client un lien d’accueil sécurisé. L’e-mail est :
- De votre agence — envoyé via votre serveur SMTP, depuis le nom et l’adresse d’expéditeur que vous avez configurés.
- Un message simple, en texte brut, contenant un lien de la forme
…/client-intake/<form>?token=…. Si vous avez configuré un domaine personnalisé, le lien l’utilise. - Dans la langue de votre client — l’e-mail et le formulaire d’accueil utilisent tous deux la langue de lien client par défaut de votre espace de travail (définie sous Paramètres de l’espace de travail → Accueil des clients), afin que le message corresponde au formulaire que voit votre client.
Le lien expire au bout de 30 jours — envoyez-en un nouveau à tout moment s’il est échu. Pendant l’envoi, le bouton affiche Envoi…, puis Lien envoyé une fois terminé.
Si un client n’ouvre pas son lien, vous pouvez laisser la plateforme le relancer pour vous — voir les rappels d’inactivité automatiques.
Personnaliser le modèle d’e-mail
Par défaut, nous rédigeons l’e-mail d’accueil pour vous. Pour envoyer votre propre formulation, ouvrez Paramètres de l’espace de travail → Communication → Modèles d’e-mail pour les clients (Propriétaire/Administrateur, espaces de travail Business). Les modèles sont en texte brut et vous pouvez modifier à la fois l’objet et le corps.
Les modèles sont par langue. Choisissez une langue, rédigez votre objet et votre corps, puis enregistrez. Lors de l’envoi d’un lien, nous utilisons votre modèle pour la langue de lien client par défaut de votre espace de travail. Si vous n’avez pas rédigé de modèle dans cette langue, nous revenons à notre modèle par défaut intégré dans cette même langue — jamais à votre modèle d’une autre langue.
Insérez ces variables dans l’objet ou le corps et nous les remplaçons lors de l’envoi de l’e-mail :
{{clientLink}}— le lien d’accueil sécurisé. Obligatoire dans le corps ; vous ne pouvez pas enregistrer un modèle sans lui.{{expiryDate}}— la date d’expiration du lien, mise en forme dans la langue du client.{{agencyName}}— le nom de votre agence.{{formName}}— le nom du formulaire.{{customerEmail}}— l’adresse e-mail du client.
L’éditeur affiche un aperçu en direct avec des valeurs d’exemple à mesure que vous saisissez. Utilisez Réinitialiser par défaut pour supprimer votre modèle dans la langue sélectionnée et revenir à notre formulation intégrée.
Examiner ce qui a été envoyé
Ouvrez E-mails depuis la vue d’ensemble du formulaire pour voir l’historique des e-mails du formulaire à …/forms/<form>/emails. Vous obtenez une liste chronologique de chaque e-mail envoyé pour ce formulaire — destinataire, type, objet et date d’envoi — et vous pouvez cliquer sur n’importe quelle entrée pour lire le corps du message.
Ce journal inclut les liens d’accueil que vous envoyez, ainsi que les notifications de formulaire de la plateforme (telles que « prêt pour révision » et les mises à jour d’activité du client). Il est réservé aux Propriétaires/Administrateurs et limité à votre espace de travail et à votre formulaire — il n’expose jamais les e-mails d’autres espaces de travail ni ceux de la plateforme.