Rappels automatiques d'inactivité
Relancez automatiquement les clients à qui vous avez envoyé par e-mail un lien de saisie mais qui ne l'ont jamais ouvert, selon un calendrier que vous contrôlez.
Lorsque vous envoyez par e-mail à un client son lien de saisie, certains ne prennent jamais le temps de l’ouvrir. Les rappels d’inactivité relancent ces clients à votre place — en renvoyant automatiquement une relance selon le calendrier que vous définissez, jusqu’à ce qu’ils ouvrent le lien.
Conditions préalables. Cette fonctionnalité s’adresse aux Propriétaires et Administrateurs d’un espace de travail Business. Les rappels sont envoyés via votre e-mail en marque blanche (SMTP), qui doit donc être configuré, et le lien doit avoir été envoyé avec le bouton Envoyer le lien client (les liens que vous générez par d’autres moyens ne font pas l’objet de rappels).
Activer les rappels
Ouvrez Paramètres de l’espace de travail → Saisie des clients et repérez Rappels d’inactivité. Cochez la case pour les activer — ils sont désactivés par défaut.
Une fois activés, ajoutez une ou plusieurs étapes de rappel. Chaque étape correspond à un nombre d’heures, et vous pouvez en configurer jusqu’à quatre. Les heures se comptent à partir de l’étape précédente :
- Rappel 1 — heures après le premier envoi du lien par e-mail.
- Rappel 2 — heures après l’envoi du rappel 1.
- …et ainsi de suite.
Par exemple, des étapes de 72, 72, 168 envoient un rappel 3 jours après l’envoi du lien, un autre 3 jours plus tard, puis un dernier une semaine après. Utilisez Ajouter un rappel pour ajouter une étape et Supprimer pour en retirer une, puis Enregistrer.
Quand les rappels sont (et ne sont pas) envoyés
Un rappel n’est envoyé que tant que toutes ces conditions sont réunies :
- Le lien a été envoyé par e-mail au client via Envoyer le lien client.
- Le client ne l’a jamais ouvert — dès qu’il ouvre le lien, tous les rappels suivants s’arrêtent.
- Le lien n’a pas expiré (les liens client sont valables 30 jours) et n’a pas été révoqué.
- Le formulaire est toujours en cours — les rappels s’arrêtent s’il est terminé ou archivé.
Les rappels sont envoyés à l’adresse à laquelle le lien avait été envoyé à l’origine, dans la même langue que l’invitation initiale, et renvoient vers la même page de saisie sécurisée (en réutilisant votre domaine personnalisé si vous en avez un). Si vous réduisez ultérieurement le nombre d’étapes, les rappels excédentaires s’arrêtent simplement.
Personnaliser l’e-mail de rappel
Par défaut, nous rédigeons le rappel pour vous dans la langue de votre client. Pour envoyer votre propre formulation, ouvrez Paramètres de l’espace de travail → Communication → Modèles d’e-mail client, choisissez Rappel d’inactivité dans le sélecteur de modèle, puis modifiez l’objet et le corps.
Les modèles sont par langue et utilisent les mêmes variables que l’e-mail du lien de saisie — {{clientLink}} (obligatoire dans le corps), {{expiryDate}}, {{agencyName}}, {{formName}} et {{customerEmail}}. L’éditeur affiche un aperçu en direct et vous pouvez vous envoyer un test. Si vous n’avez pas rédigé de modèle de rappel dans la langue d’envoi, nous utilisons notre formulation intégrée pour cette même langue. Consultez Envoyer aux clients leur lien de saisie pour le guide complet de modification des modèles.