Stockage des documents et automatisation des photos

Chaque formulaire DS-160 comporte deux emplacements de documents — une photo de la demande et un scan du passeport. Vous et vos clients pouvez les gérer depuis le tableau de bord ou depuis le lien de collecte client, et lorsqu’un envoi s’exécute, l’agent téléverse automatiquement la photo vers le Système de soumission de photos du Département d’État.

1. Emplacements de documents

Chaque formulaire ne contient au maximum qu’un seul document actif par emplacement. Téléverser un nouveau document supprime de façon réversible (soft-delete) la version précédente — le fichier est retiré du stockage d’objets, mais les métadonnées restent pour la traçabilité d’audit.

La limite de 240 KB / JPEG uniquement de la photo de la demande correspond à la spécification stricte du DS-160. Si vous activez le téléversement de photo permissif (voir « Autoriser n’importe quelle photo », section 3), l’emplacement accepte les mêmes formats et le plafond de 30 MB que le scan du passeport.

2. Où les clients téléversent

Lorsque vous générez un lien de collecte client, le client voit une étape Documents à côté du questionnaire. Ils peuvent :

• Glisser-déposer ou sélectionner un fichier pour chaque emplacement
• Voir les résultats de validation en ligne (taille, format, contrôles biométriques de base pour la photo)
• Remplacer ou supprimer ce qu’ils ont téléversé
• Continuer à remplir le questionnaire même si des documents manquent encore — les téléversements sont indépendants du reste du formulaire

Le client ne voit jamais d’URL de stockage ni aucun identifiant de l’agence. L’authentification est limitée à son jeton de collecte ; les téléversements provenant d’un lien client ne peuvent pas toucher aux documents d’un autre formulaire.

3. Photo de la demande — ce que nous vérifions

La photo passe par le même validateur qui alimente le vérificateur public de photos de visa américain. Par défaut, il s’agit de rejets stricts — le téléversement échoue (pour accepter n’importe quelle photo et les convertir en avertissements, voir « Autoriser n’importe quelle photo » plus bas) :

• Le fichier n’est pas un JPEG, ou se situe en dehors de la plage 10 KB – 240 KB
• Les dimensions en pixels sont en dehors de 600×600 – 1200×1200, ou le rapport d’aspect n’est pas carré
• L’image n’est pas en sRGB / couleur 24 bits
• Le taux de compression JPEG dépasse 20:1 (surcompressée)
• L’arrière-plan n’est pas majoritairement blanc / blanc cassé
• Aucun visage détecté, plusieurs visages, tête en dehors de 50–69 % de la hauteur de l’image, yeux fermés, ou prise de profil (lorsque la détection de visage est activée)

Avertissements informatifs (le téléversement réussit, mais le client voit un message d’alerte) :

• L’image n’est pas en 300 DPI — requis uniquement pour les photos imprimées (visa d’immigrant DS-260, entretien en personne) ; non imposé pour les téléversements numériques du DS-160
• L’image s’imprimerait à une taille différente de 2×2 inches — même contexte que le DPI
• Les métadonnées EXIF suggèrent que la photo pourrait avoir plus de six mois
• L’image est enregistrée en JPEG progressif
• La photo semble sous-exposée ou surexposée, ou présente un contraste anormalement faible
• Le visage n’est pas centré dans le cadre

Le texte de l’avertissement est traduit dans la langue sélectionnée par le client ; vous verrez le même texte dans sa langue dans le journal d’audit.

Autoriser n’importe quelle photo (téléversement permissif)

Les contrôles stricts ci-dessus empêchent un client de téléverser quoi que ce soit qui ne corresponde pas exactement à la spécification de photo du DS-160. C’est la bonne valeur par défaut pour le libre-service, mais cela frustre les clients dont les photos prises au téléphone ne sont pas carrées, sont trop volumineuses ou ont un arrière-plan chargé — et ils finissent par vous envoyer la photo par e-mail. Si vous préférez recueillir n’importe quelle photo et la corriger vous-même avant l’envoi, activez le téléversement de photo permissif :

• Par espace de travail — Espace de travail → Paramètres → Collecte client → Autoriser n’importe quelle photo. Cela devient la valeur par défaut de chaque nouveau lien client.
• Par lien client — le même interrupteur apparaît lorsque vous générez un lien, prérempli avec la valeur par défaut de l’espace de travail, de sorte que vous pouvez la remplacer pour un client particulier.

Lorsque le téléversement permissif est activé, la photo de la demande est encadrée comme le scan du passeport — n’importe quel JPEG, PNG ou PDF jusqu’à 30 MB est accepté — et tous les contrôles de forme/biométriques ci-dessus sont rétrogradés en avertissement informatif. Le client (et vous, dans le journal d’audit) voient toujours exactement ce qui ne va pas, mais le téléversement réussit et il peut continuer.

Le mode permissif ne change que ce qu’accepte le lien de collecte client. Une photo n’est jamais requise pour envoyer, donc rien en aval n’en dépend — et le propre système de photos du Département d’État valide toujours l’image lorsque l’agent l’envoie (voir la section 6), de sorte qu’une photo non conforme peut encore y être rejetée. Utilisez le mode permissif lorsque vous comptez vérifier ou remplacer la photo vous-même avant l’exécution de l’agent.

4. Scan du passeport — ce que nous vérifions

Le validateur ne regarde que la forme du fichier :

• Le type MIME détecté (par analyse des octets magiques, et non simplement l’extension) est JPEG, PNG ou PDF
• La taille est inférieure ou égale à 10 MB
• Le fichier n’est pas vide

Pas d’OCR, pas de contrôles biométriques. Le scan du passeport est destiné à vos archives — nous ne lisons ni n’analysons son contenu.

5. Stockage

Les documents sont chiffrés au repos.

Supprimer un document — ou le remplacer par un nouveau téléversement — retire le fichier du stockage immédiatement. Nous conservons une ligne de métadonnées pour le journal d’audit, mais le fichier lui-même disparaît au moment où vous confirmez la suppression.

6. Téléversement automatique des photos

Lorsque l’agent exécute un envoi avec une photo de la demande jointe, il pilote désormais le Système de soumission de photos du Département d’État de bout en bout. Vous voyez deux nouvelles étapes dans la vue de progression de l’envoi :

• Téléverser la photo — l’agent ouvre le système de photos du Département d’État, envoie le JPEG et attend le résultat du contrôle qualité.
• Confirmer la photo — l’agent revient au formulaire DS-160 et dépasse l’écran Confirmer la photo.

Les deux apparaissent dans la liste des étapes après les étapes des sections du formulaire et avant la phase Révision/Signature. Elles se comportent comme toutes les autres étapes : statut de réussite / échec, horodatages et flux standard de nouvelle tentative en cas d’échec.

Quand les étapes s’exécutent

Les étapes de la photo sont ajoutées à la liste des étapes active uniquement si le formulaire a un document applicationPhoto joint au moment où l’agent récupère ses paramètres de tâche. Les formulaires sans photo ignorent les deux étapes — l’agent envoie le reste du formulaire, puis s’arrête à la phase Photo comme auparavant.

Si vous joignez une photo après qu’un envoi a déjà commencé, l’agent déjà en cours d’exécution ne la prendra pas en compte ; annulez et renvoyez pour récupérer à nouveau les paramètres.

Lorsque le Département d’État rejette la photo

Si le système de photos du Département d’État rejette le téléversement (son moteur de qualité rejette occasionnellement des photos qui passent notre pré-validation — nous sommes plus stricts sur la forme du fichier et plus souples sur les cas limites biométriques), l’agent fait échouer l’étape Téléverser la photo avec le message de rejet du Département d’État joint. Vous verrez l’échec dans la vue de progression de l’envoi avec la formulation exacte du Département d’État, afin de savoir si vous devez demander une nouvelle photo au client ou s’il y a un problème de sous-pixel dans le validateur.

7. Piste d’audit

Chaque téléversement, remplacement et suppression est consigné dans le journal d’audit des champs avec :

• L’emplacement concerné (applicationPhoto / passportScan)
• La source (client_link avec le JTI du lien, ou authenticated_user avec l’ID et l’e-mail de l’utilisateur)
• Un horodatage
• Le nom et la taille du nouveau document

Ouvrez Aperçu du formulaire → Journal d’audit pour voir la séquence complète des modifications — les champs du questionnaire et les documents partagent la même chronologie.