向客户发送接收链接

每个表单都可以附带其所属客户的电子邮箱地址。设置之后，您只需一次点击即可将客户的安全接收链接发送给他——如果您已连接贵机构自己的地址，则从该地址发出；如果没有，则由 DS160.io 代表您发出——并在一处查看该表单已发送的全部内容。

前提条件。 此流程面向 Business 工作区的所有者和管理员。要发送链接，表单需要设置客户邮箱。自有品牌邮件 (SMTP) 为可选项：配置后，邮件将从您自己的地址发出，而不是从 DS160.io 的地址发出。

设置客户邮箱

打开一个表单，在表单概览中找到客户邮箱字段。点击铅笔图标进行编辑，输入客户的地址并保存（Enter 保存，Escape 取消）。地址必须是有效的电子邮箱；提交空值即可清除。

设置后，该地址还会作为一个小标签出现在表单列表中该表单所在的行上，让您一眼就能看出哪些表单已关联客户。

设置好客户邮箱后，旁边会出现一个发送客户链接按钮。如果您尚未连接自有品牌邮件，按钮下方会有一条提示，说明该邮件将由 DS160.io 代表您发出。

点击它，在对话框中确认，平台便会向您的客户发送一个安全的接收链接。该邮件：

来自贵机构——通过您的 SMTP 服务器发送，使用您配置的发件人名称和地址。如果没有 SMTP 设置，邮件将从 support@ds160.io 发出，发件人名称为“贵机构 via DS160.io”，回复会发送到您的白标联系邮箱（如未设置，则发送到工作区所有者的邮箱），邮件底部会有一行说明该邮件由 DS160.io 代表您发送。以这种方式发送时，每个工作区每天最多可发送 200 封客户邮件（包括提醒邮件和测试邮件）；使用您自己的 SMTP 服务器则没有此限制。
一封简单的纯文本消息，包含形如 …/client-intake/<form>?token=… 的链接。如果您已设置自定义域名，该链接会使用它。
使用客户的语言——邮件和接收表单都使用您工作区的默认客户链接语言（在工作区设置 → 客户接收中设置），使消息与客户看到的表单保持一致。

该链接在您工作区默认的天数后过期，除非您更改了它，否则为 30 天。如果失效，可随时发送新的链接。发送过程中按钮显示发送中…，完成后显示链接已发送。

除非您更改，新的客户链接有效期为 30 天。要设置您自己的默认值，请打开工作区设置 → 客户接收，在默认客户链接有效期中输入 1 到 365 之间的天数，然后点击保存。

示例：在平台中的显示效果

默认值适用于平台中创建链接的所有地方：

更改默认值只影响之后创建的链接：已发送的链接保留创建时的有效期。通过 API 创建的链接总是自行指定 expiresInDays，因此默认值不适用于它们。

如果您使用不活跃提醒，请将最后一次提醒安排在默认有效期当天或之前。晚于它的提醒会在设置中标出，并且只会发送给链接有效期设置得更长的客户。

默认情况下，我们会为您撰写接收邮件。若要改用您自己的措辞，请打开 工作区设置 → 沟通 → 客户邮件模板（所有者/管理员，企业工作区）。模板为纯文本，您可以同时编辑主题和正文。

模板按语言设置。选择一种语言，写好主题和正文并保存。发送链接时，我们会使用与您工作区默认客户链接语言对应的模板。如果您尚未用该语言编写模板，我们会回退到我们同一语言的内置默认模板——绝不会使用您其他语言的模板。

将这些变量放入主题或正文，我们会在发送邮件时进行替换：

{{clientLink}} — 安全的接收链接。正文中必填；缺少它将无法保存模板。
{{expiryDate}} — 链接的过期日期，以客户语言的数字格式显示：中文为 2026/06/30，英文为 06/30/2026。不使用月份名称，因此不会出现未翻译的内容。
{{agencyName}} — 您的机构名称。
{{formName}} — 表单名称。
{{customerEmail}} — 客户的邮箱地址。

输入时，编辑器会显示带有示例值的实时预览。使用重置为默认值可删除所选语言的模板并恢复为我们的内置措辞。

从表单概览中打开邮件，即可在 …/forms/<form>/emails 查看该表单的邮件历史。您将获得该表单已发送的每封邮件的时间顺序列表——收件人、类型、主题以及发送时间——并可点击任意条目阅读邮件正文。

此日志包括您发送的接收链接，以及平台的表单通知（例如“可供审核”和客户活动更新）。它仅限所有者/管理员查看，且限定于您的工作区和表单——绝不会暴露其他工作区或平台的邮件。