Ne saisissez pas de données personnelles, comme le nom d'un client.
Groupes de formulaires : familles et groupes de voyage
Gardez ensemble les formulaires d'une famille ou d'un groupe de voyage : qui est le demandeur principal, le lien de chaque demandeur et l'avancement de tous sur une seule page.
Les familles et les groupes de voyage déposent plusieurs formulaires DS-160 pour un même voyage. Un groupe garde ces formulaires ensemble : une seule page montre qui en fait partie, le lien de chaque demandeur avec le demandeur principal et l’avancement de chaque formulaire.
Pour qui. Toute personne d’un espace de travail, professionnel ou personnel. Sur un compte personnel, un groupe est votre famille, comme l’explique la dernière section.
Ce qu’est un groupe
Un groupe est un ensemble de formulaires déposés ensemble. Chaque demandeur garde son propre formulaire : ses réponses, son lien client, son dépôt et, dans un espace de travail professionnel, son propre crédit. Un groupe ne modifie aucune réponse. Il garde les formulaires ensemble, pour suivre la famille ou le voyage sur une seule page.
Un formulaire est dans un groupe au plus.
Le demandeur principal et les liens
Le demandeur principal est la personne dont dépendent les visas des autres : l’investisseur E-2, le travailleur H-1B, le visiteur d’échange J-1. Pour un visa de visiteur, c’est tout simplement le chef de famille. Le lien de chacun des autres est indiqué par rapport au demandeur principal :
| Lien | Pour |
|---|---|
| Conjoint | Le mari ou la femme du demandeur principal. Un groupe en a un. |
| Enfant | Le fils ou la fille du demandeur principal. |
| Père ou mère | La mère ou le père du demandeur principal. |
| Autre parent | Toute autre personne de la famille du demandeur principal. |
| Sans lien de parenté | Un voyageur qui n’est pas de la famille, par exemple une personne d’un groupe de voyage. Espaces de travail professionnels uniquement. |
Un groupe de voyage n’a généralement pas de demandeur principal, et tous ses membres sont alors Sans lien de parenté.
Créer un groupe
Il y a quatre façons de mettre des formulaires dans un groupe :
- Sur la page Nouveau formulaire DS-160, dans la section Groupe : choisissez un groupe ou Nouveau groupe, et le lien du demandeur. Le formulaire rejoint le groupe dès sa création.
- Sur la vue d’ensemble d’un formulaire, cliquez sur Ajouter à un groupe. Choisissez un groupe, ou Nouveau groupe et son nom. Le premier formulaire d’un nouveau groupe est généralement celui du demandeur principal.
- Sur la page du groupe, cliquez sur Ajouter un formulaire existant et choisissez un formulaire qui n’est encore dans aucun groupe.
- Sur la page Groupes (espaces de travail professionnels), cliquez sur Nouveau groupe et nommez-le. Le groupe commence vide et s’ouvre, prêt pour Ajouter un formulaire existant ou Ajouter un demandeur.
Une fois un formulaire dans un groupe, sa vue d’ensemble affiche une ligne telle que Groupe : Reddy family · Conjoint · Formulaires du groupe : 3, avec Retirer du groupe. Retirer un formulaire de son groupe laisse le formulaire tel quel.
Ajouter un demandeur
Ajouter un demandeur sur la page du groupe (sur un compte personnel, Ajouter un membre de la famille) crée un nouveau formulaire à partir de celui du demandeur principal. Donnez-lui un nom et indiquez le lien du demandeur avec le demandeur principal. Dans un groupe sans demandeur principal, comme un groupe de voyage, choisissez le formulaire de départ ; dans un tel groupe, tous sont Sans lien de parenté.
Le nouveau formulaire commence avec :
- Repris : le voyage (projets de voyage et adresse aux États-Unis), le point de contact aux États-Unis et le consulat choisi. Pour un conjoint ou un enfant, aussi le domicile ; pour un enfant, le téléphone principal.
- Déduit des réponses du demandeur principal :
- la catégorie de visa, d’après le tableau ci-dessous ;
- pour un conjoint ou enfant H-4 ou L-2 et un conjoint J-2, le nom du demandeur principal sur la page Objet du visa, et pour H-4 et L-2 le numéro de reçu de la pétition du demandeur principal ;
- pour un conjoint J-2, le SEVIS ID et le numéro de programme du demandeur principal ;
- pour un conjoint, ses propres nom, naissance, nationalité et situation de famille d’après la page du conjoint du demandeur principal, et le demandeur principal sur sa propre page du conjoint ;
- pour un enfant, le demandeur principal et son conjoint comme parents ;
- qui paie : quand le demandeur principal paie son propre voyage, il paie aussi celui du nouveau demandeur ; un employeur qui paie pour le demandeur principal devient l’entreprise qui paie ;
- les compagnons de voyage : tous les autres membres du groupe, ou le nom du groupe de voyage.
- Laissé vide pour le demandeur : passeport, téléphone et e-mail, emploi, études, voyages antérieurs et questions de sécurité.
| Demandeur principal | Conjoint | Enfant |
|---|---|---|
| E-1, E-2 (négociant, investisseur, cadre) | E1-SP, E2-SP | E1-CH, E2-CH |
| E-3 | E3D-SP | E3D-CH |
| F-1 | F2-SP | F2-CH |
| H-1B, H-1B1, H-1C, H-2A, H-2B, H-3 | H4-SP | H4-CH |
| J-1 | J2-SP | J2-CH |
| L-1 | L2-SP | L2-CH |
| M-1 | M2-SP | M2-CH |
| O-1, O-2 | O3-SP | O3-CH |
| P-1, P-2, P-3 | P4-SP | P4-CH |
| R-1 | R2-SP | R2-CH |
| TN | TD-SP | TD-CH |
Un parent ou un autre proche d’un visiteur (B-1/B-2) reçoit la même catégorie. Le parent d’un travailleur n’en reçoit aucune, car il n’existe pas de catégorie de personne à charge pour lui.
Quand le demandeur principal est un conjoint qui rejoint un travailleur dont le formulaire n’est pas déposé ici, un enfant reçoit la catégorie enfant du même visa (H4-CH à partir de H4-SP), avec les informations du travailleur reprises du formulaire du demandeur principal.
Pour un enfant J-2, et pour F-2 et M-2, seule la catégorie est remplie : répondez vous-même aux questions sur le demandeur principal.
Une fois le formulaire créé, DS160.io indique ce qu’il faut vérifier, par exemple un point de contact aux États-Unis laissé vide parce que celui du demandeur principal est son conjoint. Dans un espace de travail professionnel, le nouveau formulaire utilise un crédit de formulaire, comme tout formulaire que vous créez ; sur un compte personnel, il est gratuit.
Garder les réponses identiques
Certaines réponses devraient être les mêmes sur tous les formulaires d’un groupe, et DS160.io les vérifie :
- Pour tous : les projets de voyage, l’adresse aux États-Unis, le point de contact aux États-Unis et le consulat choisi.
- Pour la famille seulement (le demandeur principal, le conjoint et les enfants) : le domicile. Dans un groupe de voyage, le domicile des membres n’est jamais vérifié.
- Compagnons de voyage : chaque formulaire est comparé aux compagnons que le groupe lui donne.
Quand une réponse diffère, une note orange le signale sur la page du groupe, sur la vue d’ensemble du formulaire et sur l’écran où commence un dépôt. C’est un avertissement : le dépôt peut quand même commencer.
Pour corriger, cliquez sur Utiliser ces réponses pour le groupe à côté de la réponse. Choisissez de qui le reste du groupe reprend les réponses, et lesquelles, puis cliquez sur Voir les changements. Chaque formulaire montre ce qui changerait, avant → après. Cochez les formulaires à modifier et confirmez. Chaque changement apparaît dans l’historique de ce formulaire.
- Un formulaire déposé, ou dont un dépôt est en cours, n’est jamais modifié.
- Un formulaire que le demandeur remplit lui-même, et auquel il a déjà répondu, reste décoché : cochez-le pour le modifier quand même.
- Si une réponse a changé entre l’aperçu et votre confirmation (parce que le demandeur l’a modifiée, par exemple), elle est laissée telle quelle et signalée ensuite.
Certaines différences sont justes : le point de contact aux États-Unis d’un conjoint peut ne pas être celui du demandeur principal. Cliquez sur Cette différence est voulue sous la réponse, et le groupe cesse de la signaler pour ce formulaire. Elle figure sous Différences indiquées comme voulues, où Vérifier à nouveau rétablit l’avertissement.
Travailler sur tout le groupe
Au-dessus de la liste des demandeurs :
- Lancer le dépôt suivant ouvre l’écran de dépôt du demandeur suivant dont le formulaire est complet et n’a été ni déposé ni mis en cours de dépôt, dans l’ordre de la liste. Chaque dépôt est lancé là, avec ses propres paramètres, un à la fois : rien ne lance de dépôt tout seul.
- Inviter tout le monde (espaces de travail professionnels, propriétaires et administrateurs) envoie par e-mail à chaque demandeur qui remplit son propre formulaire et a un e-mail client son propre lien, avec les paramètres de lien par défaut de votre espace de travail. Les demandeurs déjà invités restent décochés, et ceux que le responsable remplit sont exclus : ils passent par le lien du groupe, décrit plus bas.
- Tout attribuer (espaces de travail professionnels, propriétaires et administrateurs) attribue tous les formulaires du groupe à un membre de l’équipe.
La page Groupes
Dans un espace de travail professionnel, Groupes, dans la barre latérale sous Formulaires, liste tous les groupes de l’espace de travail, du plus récent au plus ancien. Chaque ligne indique :
- le nom du groupe, qui ouvre sa page ;
- le nombre de formulaires qu’il contient, son demandeur principal et son responsable ;
- la dernière modification du groupe.
Nouveau groupe crée un groupe vide et l’ouvre. Afficher les archivés ajoute à la liste les groupes archivés, marqués Archivé.
La page du groupe
Ouvrez un groupe depuis la ligne de la vue d’ensemble d’un formulaire, ou depuis le nom du groupe sous un formulaire dans l’écran Formulaires. Dans un espace de travail professionnel, la page Groupes de la barre latérale liste tous les groupes ; sur un compte personnel, Ma famille dans la barre latérale ouvre le groupe de votre famille.
La page présente le formulaire de chaque demandeur avec :
- Lien, modifiable sur place. Un groupe a un demandeur principal et un conjoint.
- Avancement : le nombre de sections terminées, et une marque par section. Vert : terminée, orange : commencée, rouge : à corriger, gris : pas commencée. Survolez une marque pour voir le nom de la section.
- Dans un espace de travail professionnel, Rempli par (le responsable du groupe ou le demandeur), le statut du client avec son lien et la personne à qui le formulaire est attribué. Pour un formulaire que remplit le responsable, le statut est celui du lien du groupe : Invité via le responsable, puis Le responsable a ouvert le lien. L’écran Formulaires affiche la même chose.
Dans le menu au bout de chaque ligne, Définir comme demandeur principal fait de ce demandeur le principal. Chaque lien est indiqué par rapport au demandeur principal : DS160.io vous demande donc de choisir le lien de chacun des autres avec le nouveau ; aucune réponse ne change. Retirer du groupe sort le formulaire du groupe.
Dans un espace de travail professionnel, l’en-tête indique aussi le responsable du groupe : la personne qui remplit les formulaires du groupe. C’est souvent le demandeur principal, et parfois quelqu’un sans formulaire, comme le contact RH d’un employeur ou l’organisateur d’un voyage de groupe. Le responsable et Rempli par déterminent ce qu’ouvre le lien du groupe, décrit plus bas.
Utilisez Archiver le groupe une fois le voyage terminé. Ses formulaires y restent et ne changent pas, mais le groupe n’est plus proposé quand vous ajoutez un formulaire à un groupe, et il ne peut plus être modifié tant que vous ne l’avez pas restauré avec Restaurer le groupe.
Le lien du groupe
Dans un espace de travail professionnel, le responsable du groupe peut remplir avec un seul lien tous les formulaires marqués comme remplis par le responsable du groupe, au lieu d’un lien client par formulaire. Le responsable n’a pas besoin de compte.
Pour l’envoyer, indiquez le responsable dans l’en-tête du groupe, avec son nom et son e-mail. La carte Lien du groupe de la page du groupe affiche alors les réglages du lien sur une ligne, avec Modifier pour les définir pour ce lien, ainsi que :
- Envoyer le lien à … (propriétaires et administrateurs) envoie son lien au responsable par e-mail, au nom de votre agence comme vos invitations client, sur votre domaine personnalisé si vous en avez un.
- Copier un nouveau lien crée un lien et le copie, pour l’envoyer autrement.
En dessous figurent les liens créés jusqu’ici : quand chacun a été créé, à qui il a été envoyé, quand il a été ouvert et quand il expire, avec Révoquer.
Le lien ouvre une page à vos couleurs, avec le nom du groupe et ses formulaires :
- Un formulaire que remplit le responsable affiche son avancement et Ouvrir, qui ouvre les mêmes pages qu’un lien client, avec Tous les formulaires du groupe pour revenir.
- Un formulaire que le demandeur remplit lui-même indique seulement si son lien lui a été envoyé et s’il l’a ouvert. Le responsable ne voit jamais ces réponses.
Le responsable voit les noms que vous avez donnés aux formulaires : nommez-les donc comme vous le feriez pour le client. Quand les formulaires du responsable sont complets, Tout envoyer à l’agence marque chaque formulaire complet comme prêt pour révision. Vous recevez un seul e-mail Prêt pour révision pour le groupe, et les formulaires incomplets restent chez le responsable.
L’e-mail au responsable nomme le groupe et liste les formulaires qu’il remplit, dans la langue du lien. Sa formulation est la nôtre : ce n’est pas l’un de vos modèles d’e-mail client. Si le responsable ne l’ouvre pas, les rappels suivent le lien du groupe plutôt que celui de chaque formulaire. Les messages que vous envoyez au sujet d’un formulaire que remplit le responsable lui parviennent.
Un lien fonctionne jusqu’à son expiration ou jusqu’à ce que vous le révoquiez. Archiver le groupe, ou changer ou retirer son responsable, révoque tous ses liens. Un formulaire ne s’ouvre plus par le lien dès qu’il quitte le groupe ou qu’il est réglé pour être rempli par le demandeur.
Les adultes remplissent leurs propres formulaires. Par défaut, le lien ouvre tous les formulaires marqués comme ceux du responsable. Pour que les adultes gardent leurs propres formulaires, cochez Les adultes d’un groupe remplissent et donnent leur accord eux-mêmes sous Paramètres de l’espace de travail → Collecte client → Groupes. Le lien du responsable n’ouvre alors que les formulaires des demandeurs de moins de 18 ans, d’après la date de naissance du formulaire, ou d’un Enfant dont la date n’est pas encore saisie. Les adultes reçoivent leurs propres liens client.
Sur un lien qui demande le consentement, le responsable donne son accord sur chaque formulaire, au nom du demandeur : voir demander le consentement des clients.
Groupes de voyage
Dans un groupe de voyage, la plupart des voyageurs remplissent leur propre formulaire, et le responsable, par exemple l’organisateur du voyage, les aide à démarrer. Depuis le lien du groupe, le responsable peut aussi :
- Envoyer son lien à un demandeur qui remplit son propre formulaire. Si vous avez l’e-mail du demandeur, le lien y est envoyé. Sinon, le responsable le saisit et il est enregistré sur le formulaire ; le responsable ne peut jamais modifier une adresse que vous avez saisie. L’e-mail est votre modèle d’invitation client dans la langue du lien, ou le nôtre par défaut, jamais un texte du responsable. Chaque demandeur peut recevoir un tel envoi par jour, et le journal Liens client du formulaire l’indique par Envoyé par le responsable du groupe.
- Ajouter un voyageur tant que le groupe a de la place. Vous fixez la place sur la carte Lien du groupe : Voyageurs que le responsable peut ajouter est le nombre maximal de formulaires que le groupe peut contenir, formulaires archivés non compris. Laissez-le vide et le responsable n’ajoute personne. Le formulaire du voyageur est créé à partir de celui du demandeur principal (à défaut, du propre formulaire du responsable ou du premier du groupe), comme le fait Ajouter un demandeur, en Sans lien de parenté et rempli par le voyageur. Il utilise un crédit de formulaire, comme tout formulaire que vous créez.
Chaque fois que le responsable envoie un lien ou ajoute un voyageur, les propriétaires et administrateurs de l’espace de travail reçoivent un e-mail.
Trouver les formulaires d’un groupe
Dans l’écran Formulaires, chaque formulaire d’un groupe affiche le nom du groupe sous le sien, avec un lien vers la page du groupe. Dans un espace de travail professionnel, le filtre Groupe, à côté de Client, affiche les formulaires d’un groupe. La page Groupes de la barre latérale liste tous les groupes.
Sur un compte personnel
Un compte personnel a un seul groupe : votre famille.
- Sur la vue d’ensemble de votre formulaire, Ajouter un membre de la famille crée le formulaire d’un proche à partir de celui du demandeur principal. Le premier crée un groupe nommé Ma famille, avec votre formulaire comme demandeur principal. Renommez-le sur la page du groupe.
- Tous ses membres sont des proches du demandeur principal : conjoint, enfant, père ou mère, ou autre parent.
- Vous remplissez vous-même tous les formulaires : il n’y a donc ni responsable ni Rempli par.
- Une fois le groupe créé, Ma famille dans la barre latérale ouvre sa page.
Pour déposer des formulaires pour des clients, ou pour des personnes sans lien de parenté avec vous, utilisez un espace de travail professionnel. Il ajoute les liens clients, les membres de l’équipe et autant de groupes que nécessaire, groupes de voyage compris.