Ne saisissez pas de données personnelles, comme le nom d'un client.
Demander le consentement des clients
Faites accepter un avis de confidentialité au nom de votre agence par vos clients sur leur lien client avant qu'ils ne répondent à quoi que ce soit, avec une trace de leur consentement sur le formulaire.
Les réponses de vos clients au DS-160 comprennent leurs antécédents médicaux et judiciaires et, en vertu du RGPD, vous, en tant que responsable du traitement de leurs données, avez besoin d’une base légale pour cela, généralement leur consentement explicite. Vous pouvez faire en sorte que le lien client le demande : avant de pouvoir voir ou répondre à quoi que ce soit, le client lit un avis de confidentialité au nom de votre agence et coche une case pour l’accepter.
Conditions préalables. Cette fonctionnalité s’adresse aux Propriétaires et Administrateurs d’un espace de travail Business. Elle est désactivée par défaut : les liens ne demandent le consentement que si vous l’activez.
L’activer
Ouvrez Paramètres de l’espace de travail → Collecte client et repérez Consentement du client. Cochez Demander le consentement sur les nouveaux liens client puis cliquez sur Enregistrer.
C’est le réglage par défaut pour les liens créés à partir de ce moment. Les liens déjà envoyés continuent de fonctionner comme avant. Lorsque vous créez ou envoyez un lien par e-mail, Demander d’abord le consentement du client est coché d’office, et vous pouvez le décocher pour ce lien précis (ou le cocher sur un lien alors que le réglage est désactivé). Les liens créés via l’API suivent le réglage, sauf si la requête envoie requireConsent.
Ce que voit votre client
Sur un lien qui demande le consentement, le client voit d’abord un écran Avant de commencer, à vos couleurs, avec :
- un lien vers l’Avis de confidentialité, qui indique ce qui est collecté, pourquoi, qui le reçoit et quels sont ses droits ;
- un lien vers Comment vos données sont traitées, qui décrit votre fournisseur de logiciel, l’accord dans le cadre duquel il travaille et la façon dont il protège ses données ;
- une case à cocher, qui mentionne ses réponses sur sa santé et ses antécédents judiciaires afin que le consentement soit explicite.
Tant qu’il n’a pas accepté, le lien n’affiche rien d’autre et n’accepte ni réponses, ni documents, ni messages. S’il choisit Je n’accepte pas, rien n’est enregistré et il est invité à vous contacter.
Nous rédigeons les deux pages : vous n’avez donc pas à écrire votre propre avis. Le nom de votre agence et les coordonnées indiquées dans Paramètres de l’espace de travail → Identité visuelle y sont renseignés ; le reste du texte est identique pour tous les espaces de travail, et il n’est pas possible de téléverser votre propre avis ni de renvoyer vers celui-ci à la place. Sur ces pages, vous êtes « nous » et nous n’y sommes mentionnés que comme « un fournisseur de logiciel ». Le registre de consentement de chaque client indique la version de l’avis qu’il a acceptée. Lisez les pages avant d’activer le consentement : vous les adoptez comme votre avis à ces clients et vous en restez responsable. Sans nom d’agence, ou sur un lien qui masque la marque, les pages parlent de « l’entreprise qui vous a envoyé ce lien ».
La façon dont nous traitons les données de vos clients pour votre compte est décrite dans notre Accord de traitement des données. Les questions sur le texte sont à adresser à privacy@ds160.io.
Une fois que le client a accepté
Le client est sollicité une fois par formulaire. Un autre lien pour le même formulaire ne redemande pas.
La vue d’ensemble du formulaire indique quand le client a accepté et l’adresse à laquelle le lien a été envoyé. Nous conservons l’heure, la version et la langue de l’avis ainsi que le navigateur utilisé, mais pas son adresse IP. L’endpoint de formulaire de l’API renvoie le même enregistrement.
Si le client retire son consentement
Chaque page du lien comporte Retirer le consentement en bas de page. Lorsqu’un client retire son consentement, son lien ne peut plus modifier le formulaire à moins qu’il n’accepte de nouveau, et les Propriétaires et Administrateurs de l’espace de travail reçoivent un e-mail. Rien n’est supprimé : si le client souhaite que ses informations soient effacées, écrivez à privacy@ds160.io et nous les supprimons sous 30 jours. La vue d’ensemble du formulaire affiche le retrait jusqu’à ce qu’il accepte de nouveau.