クライアントとのやり取り

ビジネスワークスペースのすべてのフォームには、それぞれ専用のコミュニケーションスレッドがあります。あなたのチームと、フォームに入力するクライアントとの会話です。DS160.ioを離れたり、受信トレイから該当するメールを探したりすることなく、足りない書類を依頼したり、回答の内容を確認したり、次の流れを伝えたりできます。

前提条件。 コミュニケーションはビジネスワークスペースで利用でき、オーナーと管理者だけでなく、ワークスペースのすべてのメンバーが読み書きできます。クライアントにメールで連絡するには、フォームにクライアントのメールアドレスが必要です（フォームの作成時、またはフォームの概要ページで設定します）。

会話の場所

チームの場合： フォームを開き、概要ページでコミュニケーションをクリックします。ボタンの数字は、クライアントからのメッセージのうち、チームの誰もまだ読んでいないものの数です。ページを開くと、全員に対して既読になります。

クライアントの場合： 同じスレッドが、クライアントのクライアントリンクの概要で、フォームの下にコミュニケーションパネルとして表示されます。パネルには、申請を準備しているあなたの代行会社との会話であることが示され、あなたのメッセージは代行会社の名前で表示されます。

スレッドは1つのリンクではなく、フォームに属しています。リンクの有効期限が切れて新しいリンクを送っても、クライアントには会話全体が引き続き表示されます。

メッセージを送る

クライアントにメールが届くのは、フォームにクライアントのメールアドレスがある場合だけです。 フォームの概要ページのクライアントカード、またはフォームの作成時に設定してください。メールアドレスがない場合でもメッセージはスレッドに保存されますが、クライアントには通知されず、次にクライアントリンクを開いたときに初めて表示されます。

スレッド下部の入力欄に入力し、送信をクリックします。メッセージはすぐに表示され、クライアントが読むと、その下に既読と表示されます。

送信から約2分後に、クライアントにあなたのメッセージを含むメールが届きます。

• その2分の間に送ったメッセージは同じメールにまとめられるため、短いメッセージを続けて送っても何通ものメールにはなりません。
• それまでにクライアントがクライアントリンクでメッセージを読んだ場合、メールは送信されません。
• メールは入力用リンクのメールと同じ方法で送信されます（ホワイトラベルメールを参照）。言語は、最後にメールで送ったクライアントリンクの言語になります。
• 最後にメールで送ったリンクがまだ有効であれば、クライアントリンクを開く確認して返信ボタンが含まれます。有効期限が切れている場合、メールにはボタンなしでメッセージだけが記載され、クライアントはそのメールに返信して回答します。新しいリンクは作成されません。
• メールは、最後にリンクをメールで送ったアドレスに届きます。その後フォームのクライアントのメールアドレスを変更した場合は、古いリンクを含めずに新しいアドレスに届きます。

クライアントがフォームについて受け取るすべてのメールと同じく、このメールも冒頭に代行会社のロゴと名前が表示されます。これはワークスペース設定 → ブランドでオフにできます。

メールで返信する

クライアントは、回答するためにリンクを開く必要はありません。他のメールと同じようにメールに返信でき、その返信は1分ほどでスレッドに（メール経由）の印付きで表示されます。

• 保存されるのは返信の本文だけです。その下に引用されたメールや一般的な署名は除かれます。
• 返信は、メールの送信先のアドレスから送る必要があります。別のアドレスから転送された返信は受け付けられません。
• 添付ファイルは保存されません。 クライアントが書類を添付した場合はスレッドにその旨が表示されるので、代わりにクライアントリンクからアップロードしてもらってください（書類の保管を参照）。
• 不在通知などの自動返信は無視されます。

返信がスレッドに届くように、フォームについてクライアントに送るすべてのメール（入力用リンク、リマインダー、メッセージの通知）には、reply+…@reply.ds160.ioのようなDS160.ioの返信用アドレスが使われます。これには、自社のSMTPサーバーから送るメールも含まれます。そのため、入力用リンクのメールに返信したクライアントのメッセージは、あなたの受信トレイではなく、フォームのコミュニケーションスレッドに届きます。

クライアントからメッセージが届いたとき

クライアントがリンクから、またはメールでメッセージを送ると、約2分後に、フォームの担当者にその内容と、コミュニケーションページを開く返信ボタンを含むメールが届きます。担当者がワークスペースを離れている場合は、代わりにワークスペースのオーナーに届きます。あなたのメッセージの場合と同じく、チームの誰かがすでに読んでいれば何も送信されません。

返信はコミュニケーションページから行ってください。そのメールに返信しても、クライアントには届きません。

これらを含め、フォームについて送信されたすべてのメールは、フォームのメールページに一覧表示されます。