クライアントの名前などの個人情報は入力しないでください。
チームメンバー
同僚をビジネスワークスペースに追加して同じフォームで作業できるようにし、メンバーと管理者のどちらにするかを選び、フォームをメンバーに割り当てる方法と、後から役割を変更したりワークスペースから削除したりする方法を説明します。
ビジネスワークスペースでは、全員が同じフォームで作業します。追加した人には、自分が作成したものだけでなく、ワークスペース内のすべてのフォームが表示されます。メンバーの追加はすぐに完了し、費用もかかりません。1人あたりの料金はなく、追加できる人数にも上限はありません。
前提条件。 メンバーの追加、削除、役割の変更は、ビジネスワークスペースのオーナーと管理者が行えます。追加する人は、自分のDS160.ioアカウントを持っている必要があります。
チームメンバーを追加する
- 同僚がまだアカウントを持っていない場合は、DS160.ioの無料アカウントを作成するよう依頼してください。追加できるのは、すでにアカウントがあるメールアドレスだけです。
- ワークスペース設定 → チームとアクセスを開き、チームメンバーを探します。
- メンバーを追加をクリックし、メールアドレスを入力して、役割としてメンバーまたは管理者を選びます。
- メンバーを追加をクリックします。
すぐにメンバーになります。招待は送信されず、相手が承認する必要もないため、ご自身で本人に伝えてください。そのメールアドレスのユーザーが存在しないと表示された場合は、その人がまだ新規登録していないか、別のアドレスで新規登録しています。
役割
| 役割 | できること |
|---|---|
| メンバー | ワークスペース内のすべてのフォームを開き、作成し、編集できます。提出の確認とクライアントへのメッセージ送信もできます。 |
| 管理者 | メンバーができることすべてに加えて、メンバーの追加と削除、役割の変更、クライアントへの入力用リンクの送信、フォームの割り当て変更とアーカイブ、APIキーの管理、ワークスペースの設定（ブランディング、クライアント入力、オンライン提出、コミュニケーション、請求）の変更ができます。 |
| オーナー | 管理者ができることすべてに加えて、登録カードとカスタムドメインを管理できます。オーナーはワークスペースを作成した人です。オーナーは1人で、この役割を他の人に譲ったり削除したりすることはできません。 |
オーナーと管理者には、クライアントがフォームの入力を終えたときの確認の準備完了など、代行会社宛てのメールも届きます。
フォームをチームメンバーに割り当てる
すべてのフォームは、1人のメンバーに割り当てられます。新しいフォームは作成した人に割り当てられ、オーナーと管理者は新しいDS-160フォームページの担当者で別の人を選べます。ワークスペースの全員が引き続きすべてのフォームを閲覧・編集できます。割り当ては、誰が担当しているかを示すものです。
オーナーと管理者は、フォーム一覧からフォームの割り当てを変更できます。
- 1つのフォーム： その行、またはフォームのページ上部にある担当者ボタンをクリックし、メンバーを選びます。
- 複数のフォーム： フォームにチェックを入れて「割り当て…」をクリックし、メンバーを選んで割り当てをクリックします。
メンバーには、フォームの名前を記載したメールが届きます。一度にいくつ割り当てても、メールは1通です。それ以降、それらのフォームでのクライアントのメッセージは、そのメンバーにメールで届きます。自分にフォームを割り当てた場合は、何も送信されません。自分のフォームだけを表示するには、一覧の上にある担当者を開き、自分が担当を選びます。
役割を変更する、またはメンバーを削除する
チームメンバーで、その人の行にある「⋮」メニューを開きます。
- 管理者にするまたはメンバーにするで、役割を変更します。
- ワークスペースから削除で、メンバーから外します。その人はワークスペースのフォームにアクセスできなくなりますが、フォームはそのまま残ります。その人が作成したフォームや割り当てられていたフォームは、他の全員のためにワークスペースに残ります。
オーナーの行にはメニューがありません。自分でワークスペースから抜ける方法はないため、オーナーまたは管理者に削除を依頼してください。
新しいメンバーに表示される内容
次回ログインすると、サイドバー上部のワークスペース切り替えに、すべてのアカウントにある個人のワークスペースと並んで、そのワークスペースが表示されます。選ぶと、そのフォーム画面が開きます。
追加した時点ですでにログインしていて、ワークスペースのフォームにアクセス権がないと表示される場合は、一度ログアウトしてから再度ログインしてもらってください。
メンバーにはワークスペース設定は表示されません。サイドバーに表示されるのは、オーナーと管理者だけです。