クライアントの名前などの個人情報は入力しないでください。
クライアントに同意を求める
クライアントが何かに回答する前に、クライアントリンク上で代行会社名義のプライバシー通知に同意してもらいます。同意の求め方の設定、クライアントに表示される画面、フォームに残る同意の記録、クライアントが同意を撤回した場合の流れを説明します。
クライアントのDS-160の回答には健康状態や犯罪歴が含まれ、GDPRのもとでは、データの管理者であるあなたには、その取り扱いについての法的根拠が必要です。通常はクライアントの明示的な同意です。この同意をクライアントリンクで求めることができます。クライアントは何かを閲覧したり回答したりする前に、代行会社名義のプライバシー通知を読み、1つのチェックボックスにチェックを入れて同意します。
前提条件。 この機能はビジネスワークスペースのオーナーと管理者向けです。既定ではオフで、オンにした場合にのみリンクで同意が求められます。
オンにする
ワークスペース設定 → クライアント受付を開き、クライアントの同意を探します。新しいクライアントリンクで同意を求めるにチェックを入れ、保存します。
これは、それ以降に作成するリンクの既定値になります。すでに送ったリンクは、これまでどおりに機能します。リンクを作成またはメールで送るときは、最初にクライアントの同意を求めるにチェックが入った状態で始まり、そのリンクだけチェックを外すこともできます（設定がオフのときに、特定のリンクでチェックを入れることもできます）。APIで作成したリンクは、リクエストでrequireConsentを送らない限り、この設定に従います。
クライアントに表示される内容
同意を求めるリンクでは、クライアントにはまず、あなたのブランディングのもとで始める前にの画面が表示され、次の内容が含まれます。
- プライバシー通知へのリンク。収集する情報、その理由、受け取る者、クライアントの権利について説明しています。
- データの処理方法へのリンク。あなたのソフトウェア提供者、それが従う契約、データの保護方法について説明しています。
- チェックを入れる1つのボックス。同意が明示的なものになるよう、健康状態と犯罪歴に関する回答を明記しています。
同意するまで、リンクには他に何も表示されず、回答、書類、メッセージも受け付けません。同意しないを選んだ場合は何も記録されず、あなたに連絡するよう案内されます。
どちらのページも私たちが作成するため、あなたが自分で通知を起草する必要はありません。代行会社名と、ワークスペース設定 → ブランドの連絡先が自動で入り、それ以外の文面はすべてのワークスペースで共通です。独自の通知をアップロードしたり、代わりに独自の通知にリンクしたりする方法はありません。ページではあなたを「当社」と呼び、私たちのことは「ソフトウェア提供者」とだけ記載しています。各クライアントの同意記録には、同意した通知のバージョンが記録されます。同意をオンにする前にページをお読みください。あなたはこれらのページをこのクライアントへのあなたの通知として採用し、その責任を引き続き負います。代行会社名がない場合や、ブランディングを非表示にしたリンクでは、ページは「このリンクを送った事業者」と記載します。
私たちがあなたに代わってクライアントのデータをどのように処理するかは、データ処理契約に定めています。文面に関するご質問はprivacy@ds160.ioまでお寄せください。
クライアントが同意した後
同意を求めるのはフォームごとに1回です。同じフォームの別のリンクでは、再度求められることはありません。
フォームの概要には、クライアントが同意した日時と、リンクの送信先のアドレスが表示されます。私たちは日時、通知のバージョンと言語、使用したブラウザを保存しますが、IPアドレスは保存しません。APIのフォームのエンドポイントも、同じ記録を返します。
クライアントが同意を撤回した場合
リンクのすべてのページの下部に同意を撤回があります。クライアントが同意を撤回すると、再度同意しない限り、そのリンクからフォームを変更できなくなり、ワークスペースのオーナーと管理者にメールが届きます。何も削除されません。クライアントが情報の消去を希望する場合は、privacy@ds160.ioにメールでご連絡いただければ、30日以内に削除します。再度同意するまで、フォームの概要には撤回したことが表示されます。