クライアントの名前などの個人情報は入力しないでください。
クライアントへの情報入力リンクのメール送信
フォームのクライアントカードからクライアントを招待します。安全な情報入力リンクを代行会社のアドレスからクライアントの言語でメール送信するか、コピー用のリンクを作成できます。テンプレートの編集や送信内容の確認もできます。
各フォームの概要の上部にはクライアントカードがあります。そこにクライアントのメールアドレスを入力してクライアントを招待をクリックすると、クライアントに安全な情報入力リンクが1通のメールで届きます。送信元は、代行会社のアドレスを接続している場合はそのアドレス、接続していない場合はあなたに代わってDS160.ioになります。その後、同じカードに、クライアントがリンクを開いたかどうかと、次のリマインダーがいつ送られるかが表示されます。
前提条件。 この手順は、ビジネスワークスペースのオーナーと管理者向けです。リンクをメールで送るには、フォームにクライアントのメールアドレスが必要です。ホワイトラベルメール（SMTP）は任意です。設定すると、DS160.ioのアドレスではなく自社のアドレスからメールが送られます。
クライアントを招待する
フォームを開きます。クライアントカードはフォーム名の下にあります。フォームにまだクライアントのメールアドレスがない場合は、カードにメールアドレスの入力欄があります。クライアントのアドレスを入力し、クライアントを招待をクリックします。アドレスはフォームに保存され、リンクがすぐにメールで送られます。フォームにすでにアドレスがある場合（たとえばフォームの作成時に入力した場合）は、ボタンにそのアドレスが表示されます：maria.garcia@example.comを招待。ホワイトラベルメールを接続していない場合は、ボタンの下に、メールがあなたに代わってDS160.ioから送られることを示す注記が表示されます。
フォームの作成時にクライアントを招待することもできます。フォームの作成を参照してください。
クライアントを招待すると、カードに状況が表示されます：招待した日時、リンクを開いたかどうか、次のリマインダー、リンクの有効期限です。再送信をクリックすると新しいリンクがメールで送られます。以前のリンクも引き続き使えます。アドレスを変更するには、アドレスの横の鉛筆アイコンをクリックします。フォームの一覧でも同じ情報がひと目でわかります。クライアントがレビューの準備ができたと伝えるまで、各フォームには未招待、招待済み、クライアントがリンクを開封のいずれかが表示されます。まだ送っていないフォームだけを表示するには、一覧のクライアントフィルターで未招待を選びます。
クライアントに届くメールの内容は次のとおりです。
- 代行会社から送信：SMTPサーバーを接続している場合はそれを通じて、そうでない場合はあなたに代わってDS160.ioから送られます。それぞれの送信方法、SMTPなしの場合の1日あたりの上限、クライアントの返信の送り先については、ホワイトラベルメールを参照してください。
- ロゴと名前をヘッダーに表示：ワークスペース設定 → ブランドのロゴと名前を使います。この表示はオフにすることもできます（下のロゴに関するセクションを参照）。
…/c/<code>の形式のリンクを含む短いメッセージ。カスタムドメインを設定している場合、リンクにはそのドメインが使われます。- クライアントの言語で送信：メールと情報入力フォームはどちらもワークスペースのクライアントリンクのデフォルト言語を使うため、メッセージはクライアントに表示されるフォームと一致します。
リンクは、ワークスペースのデフォルトの日数が経過すると失効します。変更しない限り30日です。失効すると、カードにその旨が表示され、新しいリンクを送信が表示されます。
クライアントがリンクを開かない場合は、プラットフォームに代わりに催促させることができます。非アクティブ時の自動リマインダーを参照してください。
短縮リンクと、リンクが開かれた経路
すべてのクライアントリンクには、ds160.io/c/Ab3dE7gH9jKmのような短縮形（カスタムドメインがあればそのドメイン上）があり、WhatsAppのメッセージやSMSにも収まります。当社がクライアントに送るメールではこの短縮形を使い、コピーボタンでも同じものがコピーされます。
リンクを自分で送りたい場合は、クライアントカードのまたはリンクをコピーをクリックします。リンクが作成され、コピーできるようにその場に表示されます。ただし、クライアントのメールアドレスがない場合、クライアントにはリマインダーもメッセージの通知も届かず、カードにもその旨が表示されます。
カードのリンクを管理をクリックすると、フォームのクライアントリンクページが開きます。ここには、そのフォームのために作成されたすべてのリンク、メールの送信先、有効期限、クライアントが最後に開いた日時が表示されます。リンクをコピーをクリックすると有効なリンクの短縮形をもう一度コピーでき、取り消すをクリックするとリンクが使えなくなります。取り消し済み・期限切れを表示をクリックすると、もう使えないリンクが一覧表示されます。クライアントがリンクを開くと、最終アクセスには開いた経路も表示されます：リンクのメール、リマインダー、メッセージのメール、コピーしたリンク、APIで作成したリンクのいずれかです。短縮リンクの導入前に作成されたリンクには、どちらも表示されません。
クライアントリンクのデフォルト設定
ワークスペース設定 → クライアント受付にある3つの設定で、新しいクライアントリンクの初期状態が決まります。
- クライアントリンクのデフォルト言語：クライアントが最初にリンクを開いたときに表示される言語で、リンクに関するメールの言語でもあります。クライアントはフォームの中で言語を切り替えることもできます。
- クライアントリンクのデフォルト有効期限：リンクの有効日数で、1〜365日です。変更しない限り、新しいクライアントリンクの有効期間は30日です。
- どの写真でもアップロードを許可：クライアントにDS-160の写真の規定を守らせる代わりに、どんな写真でも受け付けて自分でチェックします。書類の保存と写真の自動処理を参照してください。
デフォルト設定は、プラットフォーム内でリンクが作成されるすべての場所で適用されます。
- クライアントを招待するリンクや、クライアントカードからコピーするリンクには、3つすべてが使われます。
- クライアントカードと新しいDS-160フォームページでは、ボタンの下の1行にリンクの設定がまとめて表示されます（例：「リンクの有効期間：30日 · Español · 同意を求める」）。変更をクリックすると、そのリンクだけについて有効期間（日数）、既定の言語、代行会社のブランディングを非表示、どんな写真でもアップロードを許可、同意ステップを設定できます。
デフォルトを変更しても、影響を受けるのはその後に作成されるリンクだけです。すでに送ったリンクは、作成時の設定のままです。APIで作成されたリンクは、独自のexpiresInDaysとdefaultLanguageを指定するため、これらのデフォルトは適用されません。
非アクティブ時のリマインダーを使う場合は、最後のリマインダーをデフォルトの有効期限の当日かそれより前に設定してください。有効期限より後に設定したリマインダーは設定画面で印が付き、リンクの有効期間がそれより長く設定されたクライアントにしか届きません。
クライアントへのメールに表示されるロゴと名前
フォームについてクライアントに届くメール（情報入力リンク、非アクティブ時のリマインダー、新しいメッセージの通知）は、代行会社のロゴと名前で始まります。どちらもワークスペース設定 → ブランドの設定で、クライアントが情報入力ページで目にするものと同じです。ロゴを追加していない場合、メールには名前だけが表示されます。
このヘッダーは、カスタムテンプレートを含むテンプレートの上に表示され、テンプレートエディターのプレビューにも表示されます。テンプレートがすでに代行会社の名前で始まっている場合は、ブランドのクライアントへのメールの上部にロゴと名前を表示するのチェックを外して保存してください。
ロゴはメールの中に埋め込まれて送られるため、クライアントはウェブからの画像の読み込みを許可しなくてもロゴを見ることができます。
メールテンプレートをカスタマイズする
デフォルトでは、情報入力のメールの文面は当社が用意します。代わりに独自の文面を送るには、ワークスペース設定 → コミュニケーション → クライアント向けメールテンプレートを開きます（オーナー／管理者、ビジネスワークスペース）。テンプレートはプレーンテキストで、件名と本文の両方を編集できます。
テンプレートは言語ごとです。言語を選び、件名と本文を書いて保存します。リンクを送るときは、ワークスペースのクライアントリンクのデフォルト言語のテンプレートが使われます。その言語のテンプレートを書いていない場合は、同じ言語の当社の組み込みのデフォルトが使われます。別の言語で書いたテンプレートが使われることはありません。
件名または本文に次の変数を入れると、メールの送信時に置き換えられます。
{{clientLink}}：安全な情報入力リンク。本文には必須で、これがないとテンプレートを保存できません。{{expiryDate}}：リンクの有効期限の日付で、クライアントの言語の数字表記です。日本語では2026/06/30、英語では06/30/2026。月の名前を使わないため、翻訳されないまま残る部分はありません。{{agencyName}}：代行会社の名前。{{formName}}：フォームの名前。{{customerEmail}}：クライアントのメールアドレス。
エディターには、入力に合わせてサンプルの値を使ったプレビューが表示されます。デフォルトに戻すを使うと、選んだ言語のテンプレートが削除され、当社の組み込みの文面に戻ります。
送信内容を確認する
フォームの概要からメールを開くと、…/forms/<form>/emailsでそのフォームのメール履歴を確認できます。そのフォームについて送信されたすべてのメールが、受信者、種類、件名、送信日時とともに時系列で一覧表示され、各項目をクリックするとメッセージの本文を読めます。
このログには、送信したクライアント情報入力リンクのほか、プラットフォームのフォーム通知（「確認の準備完了」やクライアントのアクティビティに関するお知らせなど）も含まれます。オーナー／管理者のみが閲覧でき、範囲はあなたのワークスペースとフォームに限られます。他のワークスペースのメールやプラットフォームのメールが表示されることはありません。