Typ geen persoonsgegevens, zoals de naam van een klant.
Groepen formulieren: gezinnen en reisgroepen
Houd de formulieren van een gezin of een reisgroep bij elkaar: wie de hoofdaanvrager is, hoe elke aanvrager verwant is en ieders voortgang op één pagina.
Gezinnen en reisgroepen dienen voor één reis meerdere DS-160-formulieren in. Een groep houdt die formulieren bij elkaar: één pagina laat zien wie erin zit, hoe elke aanvrager verwant is aan de hoofdaanvrager en hoe ver elk formulier is.
Voor wie. Iedereen in een werkruimte, zakelijk of persoonlijk. In een persoonlijk account is een groep uw gezin, zoals de laatste sectie uitlegt.
Wat een groep is
Een groep is een set formulieren die samen worden ingediend. Elke aanvrager houdt een eigen formulier: eigen antwoorden, een eigen klantlink, een eigen indiening en, in een zakelijke werkruimte, een eigen tegoed. Een groep verandert geen antwoorden. Hij houdt de formulieren bij elkaar, zodat u het gezin of de reis op één pagina volgt.
Een formulier zit in hoogstens één groep.
De hoofdaanvrager en relaties
De hoofdaanvrager is degene van wie de visa van de anderen afhangen: de E-2-investeerder, de H-1B-werknemer, de J-1-uitwisselingsbezoeker. Bij een bezoekersvisum is het gewoon het gezinshoofd. De relatie van ieder ander wordt opgegeven ten opzichte van de hoofdaanvrager:
| Relatie | Voor |
|---|---|
| Echtgeno(o)t(e) | De man of vrouw van de hoofdaanvrager. Een groep heeft er één. |
| Kind | De zoon of dochter van de hoofdaanvrager. |
| Ouder | De moeder of vader van de hoofdaanvrager. |
| Ander familielid | Iedereen anders uit de familie van de hoofdaanvrager. |
| Geen familie | Een reiziger die geen familie is, zoals iemand in een reisgroep. Alleen in zakelijke werkruimtes. |
Een reisgroep heeft meestal geen hoofdaanvrager, en dan is iedereen erin Geen familie.
Een groep maken
Er zijn vier manieren om formulieren in een groep te zetten:
- Op de pagina Nieuw DS-160-formulier, in het onderdeel Groep: kies een groep of Nieuwe groep, en de relatie van de aanvrager. Het formulier komt in de groep zodra het is aangemaakt.
- Op het overzicht van een formulier, klik op Aan groep toevoegen. Kies een groep, of Nieuwe groep en de naam ervan. Het eerste formulier in een nieuwe groep is meestal dat van de hoofdaanvrager.
- Op de pagina van de groep, klik op Bestaand formulier toevoegen en kies een formulier dat nog in geen groep zit.
- Op de pagina Groepen (zakelijke werkruimtes) klikt u op Nieuwe groep en geeft u de groep een naam. De groep begint leeg en gaat open, klaar voor Bestaand formulier toevoegen of Aanvrager toevoegen.
Zit een formulier in een groep, dan toont het overzicht een regel als Groep: Reddy family · Echtgeno(o)t(e) · Formulieren in de groep: 3, met Uit groep verwijderen. Een formulier uit de groep verwijderen laat het formulier zelf zoals het was.
Een aanvrager toevoegen
Aanvrager toevoegen op de pagina van de groep (in een persoonlijk account Een familielid toevoegen) maakt een nieuw formulier op basis van dat van de hoofdaanvrager. Geef het een naam en de relatie van de aanvrager tot de hoofdaanvrager. In een groep zonder hoofdaanvrager, zoals een reisgroep, kiest u het formulier waarop het nieuwe gebaseerd wordt; in zo’n groep is iedereen Geen familie.
Het nieuwe formulier begint met:
- Overgenomen: de reis (reisplannen en het adres in de VS), het contactpunt in de VS en het voorkeursconsulaat. Voor een echtgeno(o)t(e) of kind ook het woonadres; voor een kind het primaire telefoonnummer.
- Afgeleid uit de antwoorden van de hoofdaanvrager:
- de visumklasse, volgens de tabel hieronder;
- voor een H-4- of L-2-echtgeno(o)t(e) of -kind en een J-2-echtgeno(o)t(e) de naam van de hoofdaanvrager op de pagina Doel van visum, en voor H-4 en L-2 het ontvangstnummer van de petitie van de hoofdaanvrager;
- voor een J-2-echtgeno(o)t(e) het SEVIS ID en programmanummer van de hoofdaanvrager;
- voor een echtgeno(o)t(e) diens eigen naam, geboorte, nationaliteit en burgerlijke staat uit de echtgenotenpagina van de hoofdaanvrager, en de hoofdaanvrager op diens eigen echtgenotenpagina;
- voor een kind de hoofdaanvrager en diens echtgeno(o)t(e) als ouders;
- wie betaalt: betaalt de hoofdaanvrager de eigen reis, dan betaalt hij of zij ook die van de nieuwe aanvrager; een werkgever die voor de hoofdaanvrager betaalt, wordt het bedrijf dat betaalt;
- de reisgenoten: iedereen anders in de groep, of de naam van de reisgroep.
- Leeg gelaten voor de aanvrager: paspoort, telefoon en e-mail, werk, opleiding, eerdere reizen en de veiligheidsvragen.
| Hoofdaanvrager | Echtgeno(o)t(e) | Kind |
|---|---|---|
| E-1, E-2 (handelaar, investeerder, leidinggevende) | E1-SP, E2-SP | E1-CH, E2-CH |
| E-3 | E3D-SP | E3D-CH |
| F-1 | F2-SP | F2-CH |
| H-1B, H-1B1, H-1C, H-2A, H-2B, H-3 | H4-SP | H4-CH |
| J-1 | J2-SP | J2-CH |
| L-1 | L2-SP | L2-CH |
| M-1 | M2-SP | M2-CH |
| O-1, O-2 | O3-SP | O3-CH |
| P-1, P-2, P-3 | P4-SP | P4-CH |
| R-1 | R2-SP | R2-CH |
| TN | TD-SP | TD-CH |
Een ouder of ander familielid van een bezoeker (B-1/B-2) krijgt dezelfde klasse. De ouder van een werknemer krijgt er geen, omdat er geen afhankelijkenklasse voor bestaat.
Is de hoofdaanvrager een echtgeno(o)t(e) die zich voegt bij een werknemer wiens formulier hier niet wordt ingediend, dan krijgt een kind de kindklasse van hetzelfde visum (H4-CH bij H4-SP), met de gegevens van de werknemer overgenomen uit het eigen formulier van de hoofdaanvrager.
Voor een J-2-kind, en voor F-2 en M-2, wordt alleen de klasse ingevuld: beantwoord de vragen over de hoofdaanvrager zelf.
Zodra het formulier is aangemaakt, noemt DS160.io wat u moet controleren, zoals een contactpunt in de VS dat leeg is gelaten omdat dat van de hoofdaanvrager diens echtgeno(o)t(e) is. In een zakelijke werkruimte gebruikt het nieuwe formulier een formuliertegoed, zoals elk formulier dat u aanmaakt; in een persoonlijk account is het gratis.
Antwoorden gelijk houden
Sommige antwoorden horen op elk formulier in een groep gelijk te zijn, en DS160.io controleert ze:
- Voor iedereen: de reisplannen, het adres in de VS, het contactpunt in de VS en het voorkeursconsulaat.
- Alleen voor het gezin (de hoofdaanvrager, de echtgeno(o)t(e) en de kinderen): het woonadres. Bij een reisgroep wordt het woonadres van de leden nooit gecontroleerd.
- Reisgenoten: elk formulier wordt vergeleken met de reisgenoten die de groep het geeft.
Als een antwoord afwijkt, meldt een oranje melding dat op de pagina van de groep, op het overzicht van het formulier en op het scherm waar een indiening begint. Het is een waarschuwing: de indiening kan toch beginnen.
Klik om het op te lossen op Deze antwoorden voor de groep gebruiken ernaast. Kies van wie de rest van de groep de antwoorden overneemt, en welke, en klik op Wijzigingen bekijken. Elk formulier toont wat er zou veranderen, oud → nieuw. Vink de formulieren aan die u wilt wijzigen en bevestig. Elke wijziging verschijnt in de geschiedenis van dat formulier.
- Een formulier dat is ingediend, of waarvan een indiening loopt, wordt nooit gewijzigd.
- Een formulier dat de aanvrager zelf invult en al heeft beantwoord, blijft uitgevinkt: vink het aan om het toch te wijzigen.
- Als een antwoord tussen het voorbeeld en uw bevestiging is veranderd (omdat de aanvrager het heeft aangepast, bijvoorbeeld), blijft het zoals het is en wordt het daarna gemeld.
Sommige verschillen kloppen: het contactpunt in de VS van een echtgeno(o)t(e) hoeft niet dat van de hoofdaanvrager te zijn. Klik op Dit verschil is bedoeld onder het antwoord, en de groep waarschuwt er voor dat formulier niet meer over. Het staat onder Verschillen gemarkeerd als bedoeld, waar Opnieuw controleren de waarschuwing terugbrengt.
Met de hele groep werken
Boven de lijst met aanvragers:
- Volgende indiening starten opent het indieningsscherm van de volgende aanvrager wiens formulier volledig is en nog niet is ingediend of in indiening is, in de volgorde van de lijst. Elke indiening start u daar, met eigen instellingen, één tegelijk: niets start uit zichzelf een indiening.
- Iedereen uitnodigen (zakelijke werkruimtes, eigenaren en beheerders) mailt elke aanvrager die het eigen formulier invult en een klant-e-mail heeft een eigen klantlink, met de standaard linkinstellingen van uw werkruimte. Aanvragers die al zijn uitgenodigd blijven uitgevinkt, en aanvragers voor wie de contactpersoon invult, vallen erbuiten: die bereikt u via de groepslink, hieronder.
- Alles toewijzen (zakelijke werkruimtes, eigenaren en beheerders) wijst elk formulier in de groep toe aan één teamlid.
De pagina Groepen
In een zakelijke werkruimte toont Groepen in de zijbalk, onder Formulieren, alle groepen in de werkruimte, de nieuwste eerst. Elke regel toont:
- de naam van de groep, die de pagina van de groep opent;
- hoeveel formulieren erin zitten, de hoofdaanvrager en de contactpersoon;
- wanneer de groep voor het laatst is gewijzigd.
Nieuwe groep maakt een lege groep en opent die. Gearchiveerde tonen zet gearchiveerde groepen in de lijst, gemarkeerd als Gearchiveerd.
De pagina van de groep
Open een groep via de regel op het overzicht van een formulier, of via de naam van de groep onder een formulier op het scherm Formulieren. In een zakelijke werkruimte toont de pagina Groepen in de zijbalk alle groepen; in een persoonlijk account opent Mijn gezin in de zijbalk de groep van uw gezin.
De pagina toont het formulier van elke aanvrager met:
- Relatie, die u ter plekke kunt wijzigen. Een groep heeft één hoofdaanvrager en één echtgeno(o)t(e).
- Voortgang: hoeveel onderdelen klaar zijn, en één markering per onderdeel. Groen is klaar, oranje is begonnen, rood moet worden verbeterd, grijs is nog niet begonnen. Wijs een markering aan om de naam van het onderdeel te zien.
- In een zakelijke werkruimte Ingevuld door (de contactpersoon van de groep of de aanvrager), de status van de klant met de link en aan wie het formulier is toegewezen. Bij een formulier dat de contactpersoon invult, is de status die van de groepslink: Uitgenodigd via de contactpersoon, daarna Contactpersoon heeft link geopend. Het scherm Formulieren toont hetzelfde.
Via het menu aan het eind van elke rij maakt Instellen als hoofdaanvrager die aanvrager de hoofdaanvrager. Elke relatie wordt opgegeven ten opzichte van de hoofdaanvrager, dus DS160.io vraagt u de relatie van elke andere aanvrager tot de nieuwe te kiezen; er verandert geen antwoord. Uit groep verwijderen haalt het formulier uit de groep.
In een zakelijke werkruimte noemt de kop ook de contactpersoon van de groep: degene die de formulieren voor de groep invult. Dat is vaak de hoofdaanvrager, en soms iemand zonder eigen formulier, zoals de hr-contactpersoon van een werkgever of de organisator van een reis. De contactpersoon en Ingevuld door bepalen wat de groepslink opent, hieronder.
Gebruik Groep archiveren als de reis voorbij is. De formulieren blijven in de groep en veranderen niet, maar de groep wordt niet meer aangeboden als u een formulier aan een groep toevoegt, en kan pas weer worden gewijzigd als u hem terughaalt met Groep terughalen.
De groepslink
In een zakelijke werkruimte kan de contactpersoon van de groep via één link elk formulier invullen dat is gemarkeerd als ingevuld door de contactpersoon, in plaats van een klantlink per formulier. De contactpersoon heeft geen account nodig.
Om hem te versturen, noemt u de contactpersoon in de kop van de groep, met naam en e-mailadres. De kaart Groepslink op de pagina van de groep toont dan de instellingen van de link op één regel, met Wijzigen om ze voor deze link in te stellen, en:
- Link e-mailen naar … (eigenaren en beheerders) mailt de contactpersoon de link, vanaf uw bureau zoals uw klantuitnodigingen, op uw aangepaste domein als u er een hebt.
- Nieuwe link kopiëren maakt een link en kopieert die, om op een andere manier te versturen.
Daaronder staan de links die tot nu toe zijn gemaakt: wanneer elke link is gemaakt, naar wie hij is verstuurd, wanneer hij is geopend en wanneer hij verloopt, met Intrekken.
De link opent een pagina met uw branding, de naam van de groep en de formulieren erin:
- Een formulier dat de contactpersoon invult, toont de voortgang en Openen, dat dezelfde pagina’s opent als een klantlink, met Alle formulieren van je groep om terug te gaan.
- Een formulier dat een aanvrager zelf invult, toont alleen of die zijn link heeft gekregen en heeft geopend. De contactpersoon ziet die antwoorden nooit.
De contactpersoon ziet de namen die u de formulieren hebt gegeven, dus geef ze namen zoals u dat voor de klant zou doen. Zijn de formulieren van de contactpersoon volledig, dan markeert Alles naar het bureau sturen elk volledig formulier als klaar voor beoordeling. U krijgt één e-mail Klaar voor beoordeling voor de groep, en formulieren die niet volledig zijn, blijven bij de contactpersoon.
De e-mail aan de contactpersoon noemt de groep en somt de formulieren op die hij invult, in de taal van de link. De tekst is van ons: het is geen van uw klant-e-mailsjablonen. Opent de contactpersoon hem niet, dan volgen de herinneringen de groepslink in plaats van de eigen link van elk formulier. Berichten die u stuurt over een formulier dat de contactpersoon invult, gaan naar de contactpersoon.
Een link werkt tot hij verloopt of u hem intrekt. De groep archiveren, of de contactpersoon wijzigen of verwijderen, trekt al zijn links in. Een formulier opent niet meer via de link zodra het de groep verlaat of wordt ingesteld als ingevuld door de aanvrager.
Volwassenen vullen hun eigen formulier in. Standaard opent de link elk formulier dat is gemarkeerd als dat van de contactpersoon. Om volwassenen bij hun eigen formulier te houden, vinkt u Volwassenen in een groep vullen zelf in en geven zelf toestemming aan onder Werkruimte-instellingen → Klantintake → Groepen. De link van de contactpersoon opent dan alleen de formulieren van aanvragers onder de 18, volgens de geboortedatum op het formulier, of van een Kind zonder ingevulde geboortedatum. Volwassenen krijgen hun eigen klantlinks.
Op een link die om toestemming vraagt, gaat de contactpersoon per formulier akkoord, namens de aanvrager: zie klanten om toestemming vragen.
Reisgroepen
In een reisgroep vullen de meeste reizigers hun eigen formulier in, en de contactpersoon, bijvoorbeeld de organisator van de reis, helpt ze op weg. Via de groepslink kan de contactpersoon ook:
- Link versturen naar een aanvrager die het eigen formulier invult. Hebt u het e-mailadres van de aanvrager, dan gaat de link daarheen. Zo niet, dan typt de contactpersoon het in en wordt het op het formulier bewaard; een adres dat u hebt ingevoerd, kan de contactpersoon nooit wijzigen. De e-mail is uw klantuitnodigingssjabloon in de taal van de link, of onze ingebouwde, nooit tekst van de contactpersoon. Elke aanvrager kan zo één link per dag krijgen, en het logboek Klantlinks van het formulier markeert hem met Verstuurd door de groepsleider.
- Reiziger toevoegen zolang de groep ruimte heeft. De ruimte stelt u in op de kaart Groepslink: Reizigers die de leider kan toevoegen is het maximale aantal formulieren in de groep, gearchiveerde niet meegeteld. Laat u het leeg, dan voegt de contactpersoon niemand toe. Het formulier van de reiziger wordt gemaakt op basis van dat van de hoofdaanvrager (zonder hoofdaanvrager op basis van het eigen formulier van de contactpersoon of het eerste in de groep), zoals Aanvrager toevoegen dat doet, als Geen familie en ingevuld door de reiziger. Het kost een formuliertegoed, zoals elk formulier dat u aanmaakt.
Elke keer dat de contactpersoon een link verstuurt of een reiziger toevoegt, krijgen de eigenaren en beheerders van de werkruimte een e-mail.
De formulieren van een groep vinden
Op het scherm Formulieren toont elk formulier in een groep de naam van de groep onder zijn eigen naam, met een link naar de pagina van de groep. In een zakelijke werkruimte toont het filter Groep, naast Klant, de formulieren van één groep. De pagina Groepen in de zijbalk toont alle groepen.
In een persoonlijk account
Een persoonlijk account heeft één groep: uw gezin.
- Op het overzicht van uw formulier maakt Een familielid toevoegen het formulier van een familielid op basis van dat van de hoofdaanvrager. Het eerste maakt een groep met de naam Mijn gezin, met uw formulier als hoofdaanvrager. Hernoem hem op de pagina van de groep.
- Iedereen erin is familie van de hoofdaanvrager: een echtgeno(o)t(e), een kind, een ouder of een ander familielid.
- U vult elk formulier zelf in, dus er is geen contactpersoon en geen Ingevuld door.
- Zodra de groep bestaat, opent Mijn gezin in de zijbalk de pagina van de groep.
Om in te dienen voor klanten, of voor mensen die geen familie van u zijn, gebruikt u een zakelijke werkruimte. Die biedt klantlinks, teamleden en zoveel groepen als u nodig hebt, reisgroepen inbegrepen.