Typ geen persoonsgegevens, zoals de naam van een klant.
Klanten om toestemming vragen
Laat klanten op hun klantlink akkoord gaan met een privacyverklaring op naam van uw agentschap voordat ze iets beantwoorden, met een registratie van hun toestemming op het formulier.
De DS-160-antwoorden van uw klanten bevatten hun gezondheids- en strafrechtelijke verleden, en onder de AVG (GDPR) hebt u als verwerkingsverantwoordelijke een rechtsgrond daarvoor nodig, meestal hun uitdrukkelijke toestemming. U kunt de klantlink daarom laten vragen: voordat de klant iets kan zien of beantwoorden, leest hij een privacyverklaring op naam van uw agentschap en vinkt hij één vakje aan om akkoord te gaan.
Vereisten. Dit is voor eigenaren en beheerders van een Business-werkruimte. Het staat standaard uit: links vragen alleen om toestemming als u het inschakelt.
Inschakelen
Open Werkruimte-instellingen → Klantintake en zoek Toestemming van de klant. Vink Om toestemming vragen op nieuwe klantlinks aan en klik op Opslaan.
Dit is de standaard voor links die vanaf dat moment worden gemaakt. Links die u al hebt verzonden, blijven werken zoals voorheen. Wanneer u een link maakt of e-mailt, staat Vraag de klant eerst om toestemming al aangevinkt, en u kunt het voor die ene link uitvinken (of het aanvinken op een link terwijl de instelling uit staat). Links die via de API worden gemaakt, volgen de instelling, tenzij het verzoek requireConsent meestuurt.
Wat uw klant ziet
Op een link die om toestemming vraagt, ziet de klant eerst een scherm Voordat u begint, in uw huisstijl, met:
- een link naar de Privacyverklaring, waarin staat wat er wordt verzameld, waarom, wie het ontvangt en wat zijn rechten zijn;
- een link naar Hoe uw gegevens worden verwerkt, waarin uw softwareleverancier wordt beschreven, de overeenkomst waaronder die werkt en hoe die de gegevens beschermt;
- één vakje om aan te vinken, dat de antwoorden over gezondheid en strafrechtelijk verleden noemt, zodat de toestemming uitdrukkelijk is.
Totdat de klant akkoord gaat, toont de link verder niets en accepteert hij geen antwoorden, documenten of berichten. Kiest de klant Ik ga niet akkoord, dan wordt er niets vastgelegd en wordt hem gevraagd contact met u op te nemen.
Wij schrijven beide pagina’s, dus u hoeft zelf geen verklaring op te stellen. De naam van uw agentschap en de contactgegevens uit Werkruimte-instellingen → Branding worden ingevuld; de rest van de tekst is voor elke werkruimte gelijk, en u kunt geen eigen verklaring uploaden of er in plaats daarvan naar linken. Op de pagina’s bent u “wij” en worden wij alleen genoemd als “een softwareleverancier”. De toestemmingsregistratie van elke klant vermeldt met welke versie van de verklaring hij akkoord ging. Lees de pagina’s voordat u toestemming inschakelt: u neemt ze over als uw verklaring aan deze klanten en blijft er verantwoordelijk voor. Zonder agentschapsnaam, of op een link die de branding verbergt, spreken de pagina’s van “het bedrijf dat u deze link heeft gestuurd”.
Hoe wij de gegevens van uw klanten namens u verwerken, staat in onze verwerkersovereenkomst. Vragen over de tekst kunt u sturen naar privacy@ds160.io.
Zodra de klant akkoord gaat
De klant wordt één keer per formulier gevraagd. Een andere link voor hetzelfde formulier vraagt het niet opnieuw.
Het overzicht van het formulier toont wanneer de klant akkoord ging en het adres waarnaar de link is verzonden. We bewaren het tijdstip, de versie en taal van de verklaring en de gebruikte browser, maar niet het IP-adres. Het formulier-endpoint van de API geeft dezelfde registratie terug.
Als de klant zijn toestemming intrekt
Elke pagina van de link heeft onderaan Toestemming intrekken. Wanneer een klant zijn toestemming intrekt, kan zijn link het formulier niet meer wijzigen tenzij hij opnieuw akkoord gaat, en krijgen de eigenaren en beheerders van de werkruimte een e-mail. Er wordt niets verwijderd: als de klant wil dat zijn gegevens worden gewist, mail dan naar privacy@ds160.io en wij verwijderen ze binnen 30 dagen. Het overzicht van het formulier toont de intrekking totdat de klant opnieuw akkoord gaat.