Typ geen persoonsgegevens, zoals de naam van een klant.
Teamleden
Voeg collega's toe aan je Business-werkruimte zodat ze aan dezelfde formulieren werken, kies wie beheerder is, en wijzig later rollen of verwijder mensen.
Iedereen in een Business-werkruimte werkt aan dezelfde formulieren: wie je toevoegt, ziet elk formulier in de werkruimte, niet alleen de formulieren die hij zelf heeft gemaakt. Iemand toevoegen kost een ogenblik en niets aan geld. Er zijn geen kosten per gebruiker en er is geen limiet op het aantal mensen.
Vereisten. Mensen toevoegen, verwijderen en rollen wijzigen is voor eigenaren en beheerders van een Business-werkruimte. Degene die je toevoegt, heeft een eigen DS160.io-account nodig.
Een teamlid toevoegen
- Vraag je collega om een gratis DS160.io-account aan te maken als hij er nog geen heeft. Je kunt alleen een e-mailadres toevoegen waarvoor al een account bestaat.
- Open Werkruimte-instellingen → Team en toegang en zoek Teamleden.
- Klik op Lid toevoegen, vul het E-mailadres in en kies een Rol: Lid of Beheerder.
- Klik op Lid toevoegen.
Hij is meteen lid. Er wordt geen uitnodiging verstuurd en er valt niets te accepteren, dus laat het hem zelf weten. Zie je dat er geen gebruiker met dat e-mailadres bestaat, dan heeft hij zich nog niet aangemeld, of met een ander adres.
Rollen
| Rol | Wat ze kunnen |
|---|---|
| Lid | Elk formulier in de werkruimte openen, aanmaken en bewerken, indieningen bekijken en klanten berichten sturen. |
| Beheerder | Alles wat een Lid kan, plus mensen toevoegen en verwijderen en hun rol wijzigen, intakelinks naar klanten sturen, formulieren opnieuw toewijzen en archiveren, API-sleutels beheren en de instellingen van de werkruimte wijzigen (huisstijl, klantintake, e-filing, communicatie, facturering). |
| Eigenaar | Alles wat een Beheerder kan, plus de opgeslagen kaart en het eigen domein. De eigenaar is degene die de werkruimte heeft aangemaakt; er is er één, en die rol kan niet aan iemand anders worden gegeven of worden afgenomen. |
Eigenaren en beheerders krijgen ook de e-mails die voor het bureau bedoeld zijn, zoals Klaar voor beoordeling wanneer een klant zijn formulier heeft afgerond.
Een rol wijzigen of iemand verwijderen
Open in Teamleden het menu ⋮ op de rij van de persoon:
- Maak beheerder of Maak lid wijzigt de rol.
- Uit werkruimte verwijderen haalt de persoon eruit. Hij verliest de toegang tot de formulieren van de werkruimte, en de formulieren blijven waar ze zijn: alles wat hij heeft gemaakt of toegewezen kreeg, blijft in de werkruimte voor de anderen.
De rij van de eigenaar heeft geen menu. Je kunt een werkruimte niet zelf verlaten; vraag een eigenaar of beheerder om je te verwijderen.
Wat een nieuw lid ziet
De volgende keer dat hij inlogt, staat de werkruimte in de werkruimtewisselaar boven in de zijbalk, naast de persoonlijke werkruimte die elk account heeft. Wie hem kiest, komt op het scherm Formulieren.
Was hij al ingelogd toen je hem toevoegde, en zeggen de formulieren van de werkruimte dat hij geen toegang heeft, dan moet hij uitloggen en opnieuw inloggen.
Leden zien Werkruimte-instellingen niet: dat staat alleen in de zijbalk van eigenaren en beheerders.