Comunicação com os clientes

Cada formulário em um workspace Business tem a sua própria conversa de Comunicação: uma conversa entre a sua equipe e o cliente que está preenchendo o formulário. Peça um documento que falta, esclareça uma resposta ou diga ao cliente o que acontece em seguida, sem sair do DS160.io nem procurar o e-mail certo na sua caixa de entrada.

Pré-requisitos. A Comunicação está disponível em workspaces Business, e todos os membros do workspace podem ler e escrever nela, não apenas Proprietários e Administradores. Para contatar o cliente por e-mail, o formulário precisa de um e-mail do cliente (definido ao criar o formulário ou na visão geral do formulário).

Onde a conversa fica

Para a sua equipe: abra o formulário e clique em Comunicação na visão geral. Um número no botão mostra quantas mensagens do cliente ninguém da equipe leu ainda. Abrir a página as marca como lidas para todos.

Para o seu cliente: a mesma conversa aparece como um painel de Comunicação na visão geral do link de cliente, abaixo do formulário. O painel informa que a conversa é com a sua agência, que está preparando a solicitação dele, e mostra as suas mensagens com o nome da sua agência.

A conversa pertence ao formulário, não a um link. Se um link expirar e você enviar um novo, o cliente continua vendo a conversa inteira.

Enviar uma mensagem

O seu cliente só recebe e-mails se o formulário tiver um e-mail do cliente. Informe-o no campo E-mail do cliente na visão geral do formulário, ou ao criar o formulário. Sem ele, as suas mensagens ficam salvas na conversa mesmo assim, mas o cliente não é avisado: só as verá na próxima vez que abrir o link de cliente.

Digite na caixa na parte inferior da conversa e clique em Enviar. A sua mensagem aparece imediatamente, e Vista aparece abaixo dela assim que o cliente a lê.

Cerca de dois minutos depois do envio, o cliente recebe um e-mail com a sua mensagem:

Tudo o que você enviar nesses dois minutos vai no mesmo e-mail, para que algumas mensagens rápidas não virem vários e-mails.
Se o cliente ler a mensagem no link de cliente antes disso, nenhum e-mail é enviado.
O e-mail sai da mesma forma que os seus e-mails com o link de admissão: através do seu e-mail com sua marca (SMTP), se você o tiver configurado, ou pelo DS160.io em seu nome, se não tiver. Ele é escrito no idioma do último link de cliente que você enviou a ele por e-mail.
Ele inclui um botão Ver e responder que abre o link de cliente, desde que o último link que você enviou por e-mail ainda seja válido. Se tiver expirado, o e-mail leva a sua mensagem sem botão, e o cliente responde respondendo ao e-mail. Nenhum link novo é criado para ele.
Ele vai para o endereço ao qual você enviou um link pela última vez. Se desde então você alterou o e-mail do cliente no formulário, ele vai para o novo endereço, sem o link antigo.

Responder por e-mail

Os clientes não precisam abrir o link para responder. Eles podem responder ao e-mail como a qualquer outro, e a resposta aparece na conversa em cerca de um minuto, marcada como (por e-mail).

Só a resposta em si é mantida. O e-mail citado abaixo dela e uma assinatura padrão são descartados.
A resposta deve vir do endereço para o qual o e-mail foi enviado. Uma resposta encaminhada de outro endereço não é aceita.
Os anexos não são mantidos. Se um cliente anexar um documento, a conversa informa isso, e ele deve enviá-lo pelo link de cliente (veja Armazenamento de documentos).
Respostas automáticas, como mensagens de ausência, são ignoradas.

Para que as respostas cheguem à conversa, todo e-mail que enviamos a um cliente sobre um formulário (links de admissão, lembretes e avisos de mensagem) usa um endereço de resposta do DS160.io, como reply+…@reply.ds160.io. Isso inclui os e-mails enviados pelo seu próprio servidor SMTP. Por isso, os clientes que respondem ao seu e-mail com o link de admissão caem na conversa de Comunicação do formulário, e não na sua própria caixa de entrada.

Quando o cliente escreve para você

Quando um cliente envia uma mensagem, pelo link ou por e-mail, o responsável pelo formulário recebe um e-mail cerca de dois minutos depois com o que ele escreveu e um botão Reply (Responder) que abre a página de Comunicação. Se o responsável tiver saído do workspace, quem recebe é o proprietário do workspace. Assim como nas suas mensagens, nada é enviado se alguém da sua equipe já a tiver lido.

Responda pela página de Comunicação. Responder a esse e-mail não chega ao cliente.

Todo e-mail enviado sobre um formulário, incluindo estes, aparece na página E-mails do formulário.