Início rápido para escritórios de imigração

Este guia leva um escritório de imigração do cadastro ao primeiro DS-160 enviado, mantendo a revisão do advogado: nós preenchemos o DS-160 oficial, e o seu advogado o confere no CEAC e o assina lá. Se hoje os seus casos estão no Docketwise, você traz os que estão em aberto a partir dos PDFs deles, em vez de digitá-los de novo. Seu primeiro formulário é gratuito.

Antes de começar

• Quem configura: a pessoa que faz o cadastro se torna o Proprietário do espaço de trabalho. Escolha quem ficará com o cartão cadastrado, normalmente o sócio-gestor ou o gerente do escritório.
• Um cartão: um espaço de trabalho empresarial precisa de um cartão cadastrado para ficar ativo. Nada é cobrado no cadastro, e o primeiro formulário que você criar é gratuito. Veja Forma de pagamento e seu primeiro formulário gratuito.
• As contas da sua equipe: cada pessoa que você adicionar precisa ter a própria conta no DS160.io.
• Um caso em aberto para testar: um PDF de DS-160 do Docketwise, ou o Application ID de um DS-160 que já está no CEAC.

1. Cadastre o seu escritório

Abra o formulário de cadastro para empresas, ou clique em Teste seu próximo DS-160 de graça na página de escritórios de imigração. Preencha:

• Nome do escritório ou agência: exibido aos seus clientes como o nome por trás do formulário e dos e-mails deles.
• Nome do espaço de trabalho: o que a sua equipe vê no DS160.io.
• O que melhor descreve você?: escolha Escritório de imigração.
• DS-160 esperados por mês, e o e-mail e a senha do Proprietário.

Digite o código de 6 dígitos que enviamos por e-mail e depois adicione um cartão na tela de cobrança que aparece em seguida. O espaço de trabalho fica ativo assim que o cartão é salvo.

2. Adicione seus advogados e paralegais

Abra Configurações do espaço de trabalho → Equipe e acesso, clique em Adicionar membro, informe o e-mail de um colega e escolha uma função. Não há cobrança por usuário.

Atribua cada formulário à pessoa que cuida dele, para que as mensagens do cliente cheguem a ela. Veja Membros da equipe.

3. Mantenha a revisão do advogado antes da assinatura

A assinatura de um DS-160 não pode ser desfeita, por isso a maioria dos escritórios pede que um advogado confira a solicitação antes de ela ser enviada. Abra Configurações do espaço de trabalho → Envio eletrônico, ative Parar antes de assinar em Revisão antes de assinar e clique em Salvar. A partir daí, todo envio para na página Assinar e enviar do CEAC como Pronto para assinar, com um PDF de todas as páginas, para que o advogado revise e assine no ceac.state.gov.

Veja Revisar um DS-160 no CEAC antes de assinar.

4. Responda uma única vez às perguntas do escritório

Na mesma página Envio eletrônico, defina as respostas que são iguais em todos os formulários:

• Padrões do preparador do formulário: o nome e o endereço do seu escritório, o nome do preparador e a relação com o requerente. A seção do preparador do DS-160 então some dos formulários dos clientes, e nós a preenchemos. Veja Padrões do preparador do formulário.
• Resposta à pergunta de segurança: uma resposta aleatória para cada formulário, ou uma única resposta que o seu escritório usa para todos os clientes. Veja Resposta à pergunta de segurança.

5. Traga os seus casos em aberto

Na tela Formulários, clique em Novo formulário DS-160 e escolha a partir de onde o formulário começa:

• Importar do Docketwise: imprima em PDF o formulário inteligente DS-160 do cliente no Docketwise e envie o arquivo. Veja Importar um DS-160 do Docketwise.
• Importar do CEAC: leia um DS-160 já iniciado ou enviado no CEAC com o Application ID dele. Veja Importar um DS-160 do CEAC.
• Uma cópia de um formulário: para um cliente que volta e cujo formulário anterior já está no DS160.io.

Toda importação mostra o que será trazido antes de o formulário ser criado, e lista o que conferir depois.

6. Colete as respostas de clientes novos

Para um cliente novo, comece por Um formulário em branco, digite o e-mail do cliente e deixe marcada a opção Enviar ao cliente um link por e-mail quando o formulário for criado. O cliente responde no próprio idioma, em um link seguro do seu escritório, e a sua equipe lê as respostas em inglês. Você pode pedir antes o consentimento dele a um aviso de privacidade em nome do seu escritório, e lembrá-lo automaticamente se ele não abrir o link.

Veja Enviar aos clientes o link de admissão e Pedir o consentimento dos clientes.

7. Revise, envie e guarde o registro

1. Quando o cliente termina, Proprietários e Administradores recebem um e-mail Pronto para revisão. Abra o formulário, leia as respostas ao lado da versão em inglês e corrija o que for preciso. Veja Revisar as respostas de um cliente.
2. Clique em Ver envios, escolha a embaixada ou o consulado e clique em Novo envio. Nós preenchemos todas as páginas no CEAC e digitamos os códigos de segurança; só se o CEAC recusar o nosso enviamos um e-mail para você digitar um.
3. O envio para como Pronto para assinar. O advogado lê o PDF, abre a solicitação no ceac.state.gov com os Detalhes do envio e a assina lá.
4. Guarde a página de confirmação do CEAC no dossiê do cliente. Baixar PDF no formulário gera um PDF numerado das respostas com o nome do seu escritório. Veja Baixar um formulário em PDF.

Resultado esperado

A sua equipe está em um único espaço de trabalho, os dados do preparador e a resposta de segurança do escritório são definidos uma única vez, os casos em aberto estão importados e cada DS-160 aguarda como Pronto para assinar pelo advogado. Se um envio parar por outro motivo, veja Resolver um envio que não terminou.

Próximos passos

• Coloque o seu logotipo e o seu nome nos links e e-mails dos clientes em Configurações do espaço de trabalho → Marca.
• Sirva os links de cliente no domínio do seu próprio escritório: Domínios personalizados.
• Envie os e-mails aos clientes a partir do endereço do seu escritório: E-mail com sua marca (SMTP).
• Mantenha juntos os formulários de uma família: Grupos de formulários.