Não digite dados pessoais, como o nome de um cliente.
Pedir o consentimento dos clientes
Faça com que os clientes concordem com um aviso de privacidade em nome da sua agência no link de cliente antes de responderem qualquer coisa, com um registro do consentimento no formulário.
As respostas do DS-160 dos seus clientes incluem o histórico de saúde e criminal deles e, segundo o RGPD (GDPR), você, como controlador desses dados, precisa de uma base legal para isso, normalmente o consentimento explícito. Você pode fazer com que o link de cliente o peça: antes que o cliente possa ver ou responder qualquer coisa, ele lê um aviso de privacidade em nome da sua agência e marca uma caixa para concordar.
Pré-requisitos. Isto é para Proprietários e Administradores de um workspace Business. Fica desativado por padrão: os links só pedem consentimento quando você ativa a opção.
Ativar
Abra Configurações do workspace → Captação de clientes e encontre Consentimento do cliente. Marque Pedir consentimento nos novos links de cliente e clique em Salvar.
Esse passa a ser o padrão para os links criados a partir de então. Os links que você já enviou continuam funcionando como antes. Ao criar ou enviar um link por e-mail, Pedir primeiro o consentimento do cliente já vem marcado, e você pode desmarcá-lo para aquele link (ou marcá-lo em um link enquanto a configuração estiver desativada). Os links criados pela API seguem a configuração, a menos que a solicitação envie requireConsent.
O que o seu cliente vê
Em um link que pede consentimento, o cliente vê primeiro uma tela Antes de começar, com a sua marca, contendo:
- um link para o Aviso de privacidade, que informa o que é coletado, por quê, quem recebe os dados e quais são os direitos dele;
- um link para Como seus dados são tratados, que descreve o seu fornecedor de software, o acordo sob o qual ele trabalha e como protege os dados;
- uma caixa para marcar, que menciona as respostas sobre saúde e antecedentes criminais para que o consentimento seja explícito.
Até que ele concorde, o link não mostra mais nada e não aceita respostas, documentos nem mensagens. Se ele escolher Não concordo, nada é registrado e ele é orientado a entrar em contato com você.
Nós escrevemos as duas páginas, então você não precisa redigir um aviso próprio. Elas são preenchidas com o nome da sua agência e os dados de contato de Configurações do workspace → Marca; o restante do texto é igual para todos os workspaces, e não há como enviar o seu próprio aviso nem apontar para ele no lugar. Nas páginas, você é “nós” e nós aparecemos apenas como “um fornecedor de software”. O registro de consentimento de cada cliente indica com qual versão do aviso ele concordou. Leia as páginas antes de ativar o consentimento: você as adota como o seu aviso para esses clientes e continua responsável por elas. Sem nome de agência, ou em um link que oculta a marca, as páginas se referem à “empresa que lhe enviou este link”.
Como tratamos os dados dos seus clientes em seu nome está descrito no nosso Acordo de Tratamento de Dados. Dúvidas sobre o texto podem ser enviadas para privacy@ds160.io.
Depois que o cliente concorda
O cliente é perguntado uma vez por formulário. Outro link para o mesmo formulário não pergunta de novo.
A visão geral do formulário mostra quando o cliente concordou e o endereço para o qual o link foi enviado. Guardamos o horário, a versão e o idioma do aviso e o navegador que ele usou, mas não o endereço IP. O endpoint de formulário da API retorna o mesmo registro.
Se o cliente retirar o consentimento
Todas as páginas do link têm Retirar consentimento no rodapé. Quando um cliente retira o consentimento, o link dele não pode mais alterar o formulário, a menos que ele concorde novamente, e os Proprietários e Administradores do workspace recebem um e-mail. Nada é apagado: se o cliente quiser que suas informações sejam excluídas, envie um e-mail para privacy@ds160.io e nós as excluímos em até 30 dias. A visão geral do formulário mostra a retirada até que ele concorde novamente.