Enviar aos clientes o link de admissão

Cada formulário pode carregar o endereço de e-mail do cliente ao qual pertence. Uma vez definido, você pode enviar a esse cliente o link seguro de admissão com um clique — a partir do endereço da sua própria agência, se você tiver conectado um, ou pelo DS160.io em seu nome, se não tiver — e revisar em um só lugar tudo o que foi enviado para o formulário.

Pré-requisitos. Este fluxo é para Proprietários e Administradores de um workspace Business. Para enviar o link, o formulário precisa de um e-mail de cliente. O e-mail com sua marca (SMTP) é opcional: ele envia o e-mail a partir do seu próprio endereço em vez do endereço do DS160.io.

Defina o e-mail do cliente

Abra um formulário e localize o campo E-mail do cliente na visão geral do formulário. Clique no lápis para editar, digite o endereço do cliente e salve (Enter para salvar, Escape para cancelar). O endereço deve ser um e-mail válido; envie um valor vazio para limpá-lo.

Uma vez definido, o endereço também aparece como uma pequena etiqueta na linha do formulário na sua lista de formulários, para que você veja de imediato quais formulários têm um cliente associado.

Envie o link de admissão

Com um e-mail de cliente definido, aparece um botão Enviar link ao cliente ao lado dele. Se você não tiver conectado o e-mail com sua marca, uma nota abaixo do botão informa que o e-mail será enviado pelo DS160.io em seu nome.

Clique nele, confirme na caixa de diálogo e a plataforma envia ao seu cliente um link seguro de admissão. O e-mail é:

• Da sua agência — enviado através do seu servidor SMTP, a partir do nome e endereço de remetente que você configurou. Sem configurações de SMTP, ele vem de support@ds160.io com o nome “Sua agência via DS160.io”, as respostas vão para o seu e-mail de contato de marca branca (ou, se você não tiver definido um, para o do proprietário do workspace) e uma linha no final informa que o DS160.io o enviou em seu nome. Enviando dessa forma, um workspace pode enviar até 200 e-mails a clientes por dia, incluindo lembretes e e-mails de teste; o seu próprio servidor SMTP não tem esse limite.
• Uma mensagem simples, em texto sem formatação, que contém um link no formato …/client-intake/<form>?token=…. Se você tiver configurado um domínio personalizado, o link o utiliza.
• No idioma do seu cliente — o e-mail e o formulário de admissão usam o idioma de link de cliente padrão do seu workspace (definido em Configurações do Workspace → Admissão de clientes), para que a mensagem corresponda ao formulário que o seu cliente vê.

O link expira após o número de dias padrão do seu workspace, 30 a menos que você o altere. Envie um novo a qualquer momento se ele vencer. Durante o envio, o botão mostra Enviando… e depois Link enviado quando termina.

Se um cliente não abrir o link, você pode fazer com que a plataforma o lembre por você — veja os lembretes automáticos de inatividade.

Altere quanto tempo os links duram

Os novos links de cliente duram 30 dias, a menos que você altere isso. Para definir o seu próprio padrão, abra Configurações do Workspace → Admissão de clientes, digite um número de dias de 1 a 365 em Validade padrão do link do cliente e clique em Salvar.

O padrão vale em todo lugar onde um link é criado na plataforma:

• Um link enviado com Enviar link ao cliente dura esse número de dias.
• Nas páginas Criar link de cliente e Novo formulário DS-160, Expira em (dias) começa no padrão, e você ainda pode escolher outro número para aquele link.

Alterar o padrão afeta apenas os links criados depois: um link já enviado mantém a validade com que foi criado. Links criados pela API sempre informam o próprio expiresInDays, então o padrão não se aplica a eles.

Se você usa lembretes de inatividade, mantenha o último no dia padrão ou antes. Um lembrete definido depois dele é marcado nas configurações e só chega aos clientes cujo link foi configurado para durar mais.

Personalize o modelo do e-mail

Por padrão, redigimos o e-mail de admissão por você. Para enviar a sua própria redação, abra Configurações do Workspace → Comunicação → Modelos de e-mail para clientes (Proprietário/Administrador, workspaces Business). Os modelos são em texto sem formatação e você pode editar tanto o assunto quanto o corpo.

Os modelos são por idioma. Escolha um idioma, escreva o seu assunto e corpo e salve. Ao enviar um link, usamos o seu modelo para o idioma de link de cliente padrão do seu workspace. Se você não tiver escrito um modelo nesse idioma, recorremos ao nosso modelo padrão integrado nesse mesmo idioma — nunca ao seu modelo de outro idioma.

Insira estas variáveis no assunto ou no corpo e nós as substituímos quando o e-mail é enviado:

• {{clientLink}} — o link seguro de admissão. Obrigatório no corpo; você não pode salvar um modelo sem ele.
• {{expiryDate}} — a data em que o link expira, em números no formato do idioma do cliente: 30/06/2026 em português, 06/30/2026 em inglês. Sem nome do mês, então nada fica sem tradução.
• {{agencyName}} — o nome da sua agência.
• {{formName}} — o nome do formulário.
• {{customerEmail}} — o endereço de e-mail do cliente.

O editor mostra uma pré-visualização ao vivo com valores de exemplo enquanto você digita. Use Restaurar para o padrão para remover o seu modelo do idioma selecionado e voltar à nossa redação integrada.

Revise o que foi enviado

Abra E-mails na visão geral do formulário para ver o histórico de e-mails do formulário em …/forms/<form>/emails. Você verá uma lista cronológica de todos os e-mails enviados para esse formulário — destinatário, tipo, assunto e quando saiu — e pode clicar em qualquer entrada para ler o corpo da mensagem.

Este registro inclui os links de admissão que você envia, além das notificações de formulário da plataforma (como “pronto para revisão” e atualizações de atividade do cliente). É somente para Proprietário/Administrador e está limitado ao seu workspace e formulário — nunca expõe e-mails de outros workspaces nem da plataforma.