Trimiterea către clienți a linkului de intake

Fiecare formular poate purta adresa de e-mail a clientului căruia îi aparține. Odată setată, poți trimite acelui client linkul său securizat de intake cu un singur clic — de la adresa propriei tale agenții, dacă ai conectat una, sau de la DS160.io în numele tău, dacă nu — și poți vedea dintr-un singur loc tot ce s-a trimis pentru formular.

Cerințe preliminare. Acest flux este pentru Proprietarii și Administratorii unui workspace Business. Pentru a trimite linkul, formularul are nevoie de un e-mail de client. E-mailul cu marca ta (SMTP) este opțional: trimite e-mailul de la propria ta adresă în loc de cea a DS160.io.

Setează e-mailul clientului

Deschide un formular și caută câmpul E-mail client în prezentarea generală a formularului. Apasă creionul pentru a edita, scrie adresa clientului și salvează (Enter pentru a salva, Escape pentru a anula). Adresa trebuie să fie un e-mail valid; trimite o valoare goală pentru a o șterge.

Odată setată, adresa apare și ca o mică etichetă pe rândul formularului în lista ta de formulare, ca să vezi dintr-o privire ce formulare au un client asociat.

Trimite linkul de intake

Cu un e-mail de client setat, apare un buton Trimite linkul clientului lângă el. Dacă nu ai conectat e-mailul cu marca ta, o notă sub buton arată că e-mailul pleacă de la DS160.io în numele tău.

Apasă-l, confirmă în dialog, iar platforma trimite clientului tău un link securizat de intake. E-mailul este:

• De la agenția ta — trimis prin serverul tău SMTP, de la numele și adresa de expeditor pe care le-ai configurat. Fără setări SMTP, vine de la support@ds160.io sub numele „Agenția ta via DS160.io”, răspunsurile ajung la adresa ta de contact pentru e-mailul cu marca ta (sau, dacă nu ai setat una, la cea a proprietarului workspace-ului), iar un rând de la final spune că DS160.io l-a trimis în numele tău. Trimițând astfel, un workspace poate trimite cel mult 200 de e-mailuri către clienți pe zi, inclusiv mementourile și e-mailurile de test; propriul tău server SMTP nu are o astfel de limită.
• Un mesaj simplu, în text simplu, care conține un link de forma …/client-intake/<form>?token=…. Dacă ai configurat un domeniu personalizat, linkul îl folosește.
• În limba clientului tău — e-mailul și formularul de intake folosesc limba implicită pentru linkul clientului din workspace-ul tău (setată în Setări Workspace → Preluare clienți), astfel încât mesajul să corespundă formularului pe care îl vede clientul.

Linkul expiră după numărul implicit de zile al workspace-ului tău, 30 dacă nu îl schimbi. Trimite unul nou oricând, dacă a expirat. În timpul trimiterii, butonul afișează Se trimite…, apoi Link trimis când este gata.

Schimbă cât durează linkurile

Linkurile noi pentru clienți durează 30 de zile, dacă nu schimbi asta. Pentru a-ți seta propria valoare implicită, deschide Setări Workspace → Preluare clienți, introdu un număr de zile între 1 și 365 la Expirarea implicită a linkului pentru client și apasă Salvează.

Valoarea implicită se aplică oriunde se creează un link pe platformă:

• Un link trimis cu Trimite linkul clientului durează atâtea zile.
• Pe paginile Creează link pentru client și Formular DS-160 nou, Expiră în (Zile) pornește de la valoarea implicită, iar pentru un anumit link poți alege în continuare alt număr.

Schimbarea valorii implicite afectează doar linkurile create ulterior: un link deja trimis își păstrează expirarea cu care a fost creat. Linkurile create prin API își declară mereu propriul expiresInDays, așa că valoarea implicită nu li se aplică.

Dacă folosești memento-uri de inactivitate, păstrează-l pe ultimul în ziua implicită sau înainte de ea. Un memento setat după aceasta este marcat în setări și ajunge doar la clienții al căror link a fost setat să dureze mai mult.

Personalizează șablonul de e-mail

În mod implicit redactăm noi e-mailul de intake pentru tine. Pentru a trimite propriul text, deschide Setări spațiu → Comunicare → Șabloane de e-mail pentru clienți (Proprietar/Administrator, spații de tip Business). Șabloanele sunt în text simplu și poți edita atât subiectul, cât și conținutul.

Șabloanele sunt pentru fiecare limbă. Alege o limbă, scrie subiectul și conținutul și salvează. Când trimiți un link, folosim șablonul tău pentru limba implicită a linkului de client din spațiul tău. Dacă nu ai scris un șablon în acea limbă, revenim la șablonul nostru implicit în aceeași limbă — niciodată la șablonul tău dintr-o altă limbă.

Inserează aceste variabile în subiect sau în conținut, iar noi le înlocuim la trimiterea e-mailului:

• {{clientLink}} — linkul securizat de intake. Obligatoriu în conținut; nu poți salva un șablon fără el.
• {{expiryDate}} — data de expirare a linkului, în cifre, în formatul limbii clientului: 30.06.2026 în română, 06/30/2026 în engleză. Fără numele lunii, deci nimic nu rămâne netradus.
• {{agencyName}} — numele agenției tale.
• {{formName}} — numele formularului.
• {{customerEmail}} — adresa de e-mail a clientului.

Pe măsură ce scrii, editorul afișează o previzualizare în timp real cu valori de exemplu. Folosește Resetează la valoarea implicită pentru a elimina șablonul tău pentru limba selectată și a reveni la textul nostru integrat.

Vezi ce s-a trimis

Deschide E-mailuri din prezentarea generală a formularului pentru a vedea istoricul de e-mailuri al formularului la …/forms/<form>/emails. Vei obține o listă cronologică a fiecărui e-mail trimis pentru acel formular — destinatar, tip, subiect și când a fost trimis — și poți apăsa pe orice intrare pentru a citi corpul mesajului.

Acest jurnal include linkurile de intake pe care le trimiți, plus notificările formularului de la platformă (cum ar fi „gata de revizuire” și actualizările de activitate a clientului). Este doar pentru Proprietar/Administrator și este limitat la workspace-ul și formularul tău — nu expune niciodată e-mailuri din alte workspace-uri sau ale platformei.