Clientes: pessoas que voltam

Os clientes voltam: uma renovação, uma nova viagem, o visto do cônjuge ou dos filhos. Um cliente é a pessoa com quem você trata, um para cada endereço de e-mail do espaço de trabalho. Os formulários dele podem ser para ele mesmo ou para a família: um pai que envia o próprio formulário e os dos três filhos é um cliente com quatro formulários. Cada formulário dele fica vinculado a ele, então uma única página mostra os formulários, os envios e os Application IDs. Use este guia para adicionar clientes, vincular formulários a eles e encontrar formulários que já pertencem juntos.

Antes de começar

Quem pode usar clientes: qualquer pessoa de um espaço de trabalho empresarial. Uma conta pessoal mantém a família junta em Minha família.
O que um cliente guarda: um nome que você escolhe e um e-mail, que todo cliente precisa ter. Todo o resto está nos formulários dele, um para cada pessoa para quem ele envia.
Um cliente por endereço de e-mail: dois clientes de um espaço de trabalho nunca compartilham um endereço, com letras maiúsculas ou minúsculas. O endereço de login de um membro da equipe nunca é o de um cliente.
Um cliente por formulário: um formulário tem no máximo um cliente. Um cliente pode ter quantos formulários forem necessários.

Clientes e grupos

Um cliente é uma pessoa com quem você trata, acompanhada ao longo do tempo. Um grupo reúne formulários enviados juntos para uma viagem, como os de uma família ou de um grupo de viagem. Os dois funcionam lado a lado: o grupo de uma família tem quatro formulários e, quando um dos pais trata com você por todos eles, os quatro formulários ficam vinculados a esse pai como cliente.

Adicionar clientes

Abra Clientes na barra lateral, abaixo de Grupos.
Clique em Novo cliente. Dê um nome e um e-mail, e clique em Criar. A página do cliente abre. Um endereço que outro cliente já tem é recusado, e o campo avisa: Ana Popescu já tem este e-mail. O endereço de um membro da equipe também é recusado: Este é o endereço de um membro da equipe, não de um cliente.

Você também pode começar por um formulário: na visão geral de um formulário, clique em Vincular a um cliente e escolha Um novo cliente para este formulário (ele começa com o nome e o e-mail do cliente do formulário, e precisa de um e-mail para ser criado) ou Alguém que já está em Clientes. Se o endereço em Um novo cliente para este formulário já for de um cliente, a janela diz Este é o e-mail de Ana Popescu: o formulário será vinculado a este cliente. e Vincular vincula o formulário a esse cliente. Na página Novo formulário DS-160, escolha alguém em Cliente existente, na seção Cliente, ou digite um E-mail do cliente (veja abaixo), e o novo formulário é vinculado assim que é criado.

Exemplo: como isto aparece na plataforma

Depois que um formulário é vinculado, a visão geral dele mostra uma linha como Cliente: Ana Popescu · Formulários: 3, com Alterar e Remover. Remover o vínculo deixa o formulário e o cliente como estavam. O e-mail do cliente do formulário sai junto, porque é o do cliente. A tela Formulários mostra o cliente de cada formulário abaixo do nome dele, e o filtro Cliente mostra os formulários de um cliente.

A página de um cliente

A página de um cliente mostra todos os formulários dele, do mais novo ao mais antigo, com quando cada um foi iniciado, quando foi enviado, as classes de visto solicitadas e o Application ID do CEAC.

Editar muda o nome ou o e-mail do cliente; um cliente não pode ficar sem e-mail, e o novo endereço não pode ser o de outro cliente nem o de um membro da equipe. Arquivar esconde o cliente em Clientes e mantém os formulários vinculados; Mostrar arquivados encontra o cliente de novo e Restaurar o traz de volta.

Um cliente para cada endereço de e-mail

Cada endereço de e-mail pertence a no máximo um cliente do espaço de trabalho, e o e-mail do cliente de um formulário é o e-mail do cliente ao qual ele está vinculado.

Em um formulário sem cliente, digitar um endereço no cartão Cliente, ou em E-mail do cliente na página Novo formulário DS-160, vincula o formulário por esse endereço:
- Se um cliente já o tem, o formulário é vinculado a ele: Este é o e-mail de Ana Popescu: o formulário será vinculado a este cliente.
- Se nenhum cliente o tem, aparece um campo Nome do cliente com Isto adiciona um cliente com este endereço. No cartão Cliente ele começa com o nome do formulário. Na página Novo formulário DS-160 ele começa vazio, com o nome do formulário como exemplo; se ficar vazio, o cliente recebe o nome do formulário.
- Se for o endereço de login de um membro da equipe (algumas agências digitam o próprio quando o solicitante não tem um), o formulário o mantém sem cliente: Este é o endereço de um membro da equipe: o formulário o mantém, sem cliente.
Em um formulário vinculado, o cartão Cliente mostra o endereço com Do cliente Ana Popescu. Alterá-lo ali altera o e-mail do cliente e, com ele, o e-mail do cliente de todos os formulários dessa pessoa: Este é o e-mail de Ana Popescu: alterá-lo aqui altera em todos os formulários dessa pessoa. O endereço de outro cliente ou de um membro da equipe é recusado. Não dá para apagá-lo ali; Remover na linha do cliente do formulário o tira.
Editar na página de um cliente altera o e-mail do cliente em todos os formulários dele, e Mesclar dá aos formulários movidos o e-mail do cliente.
Na página Novo formulário DS-160, escolher alguém em Cliente existente coloca o e-mail dessa pessoa em E-mail do cliente, onde não pode ser alterado. Uma cópia de um formulário para o mesmo e-mail do cliente é vinculada ao cliente do formulário copiado.

Encontrar pessoas que já têm formulários

Na primeira vez que você abre Clientes, o DS160.io compara os formulários do espaço de trabalho e lista os que parecem ser da mesma pessoa, sejam quais forem os endereços de e-mail: o mesmo número de passaporte, ou o mesmo nome e data de nascimento. Formulários de demonstração ficam de fora.

Clique em Revisar em Formulários que podem ser da mesma pessoa.
Em cada sugestão, confira os formulários e clique em Mesma pessoa para vincular todos a um cliente (um novo, ou o cliente que alguns deles já têm), ou em Não é a mesma pessoa. Se nenhum dos formulários tiver cliente ainda, Mesma pessoa abre Um novo cliente para estes formulários e pede um nome e um e-mail (começando pelo nome do formulário mais recente e pelo e-mail do cliente dos formulários); depois clique em Criar e vincular formulários. Se esse endereço já for de um cliente, a janela diz Este é o e-mail de Ana Popescu: estes formulários serão vinculados a este cliente. e os formulários são vinculados a esse cliente. Uma sugestão recusada não volta para os mesmos formulários.
Clique em Comparar de novo mais tarde para comparar os formulários outra vez, depois que novos forem adicionados.

A visão geral de um formulário também avisa quando ele parece ser de um cliente que você já tem, com Vincular a e o nome do cliente.

A comparação lê as respostas quando é executada e guarda só quais formulários pertencem juntos, nunca o número do passaporte, o nome ou a data de nascimento que coincidiram.

Um cliente adicionado duas vezes

Um cliente que escreveu de dois endereços de e-mail pode acabar como dois clientes. Na página de um dos dois clientes, clique em Mesclar e escolha o outro em Cliente a mesclar. Os formulários dele passam para este cliente e recebem o e-mail dele, e o outro é arquivado com um link para o cliente ao qual foi mesclado.

Solução de problemas

Não há o item Clientes na barra lateral. Clientes são para espaços de trabalho empresariais. Em uma conta pessoal, use Minha família.
O campo diz “Ana Popescu já tem este e-mail.” Cada cliente tem o próprio endereço. Abra Ana Popescu em Clientes e vincule o formulário a ela ou, se os dois forem o mesmo cliente, use Mesclar.
O campo diz “Este é o endereço de um membro da equipe, não de um cliente.” Digite o endereço do próprio cliente. Um formulário sem cliente pode manter o endereço de um membro da equipe, mas nenhum cliente pode ter um.
Por que dois dos meus clientes foram mesclados? Eles compartilhavam um endereço de e-mail quando a regra de um cliente por endereço começou. Cada conjunto desses foi mesclado no cliente mais antigo, com os formulários; os outros estão arquivados e marcados como mesclados, e Mostrar arquivados os encontra.
Uma sugestão junta duas pessoas diferentes. Clique em Não é a mesma pessoa. Gêmeos com o mesmo nome e data de nascimento, ou um número de passaporte digitado no formulário errado, podem parecer iguais.
Um formulário não aparece na página de um cliente. Ele está vinculado a outro cliente, ou a nenhum. Na visão geral do formulário, clique em Alterar ou Vincular a um cliente.