Не вводите персональные данные, например имя клиента.
Запрос согласия у клиентов
Пусть клиенты соглашаются с уведомлением о конфиденциальности от имени вашего агентства в клиентской ссылке до того, как начнут отвечать, а их согласие фиксируется в форме.
Ответы ваших клиентов в DS-160 включают сведения об их здоровье и судимостях, и по GDPR вам, как контролёру их данных, нужно законное основание для их обработки — обычно это явное согласие. Клиентская ссылка может запрашивать его: прежде чем клиент сможет что-либо увидеть или ответить, он читает уведомление о конфиденциальности от имени вашего агентства и ставит один флажок, чтобы согласиться.
Предварительные требования. Это для владельцев и администраторов рабочего пространства Business. Функция выключена по умолчанию: ссылки запрашивают согласие, только если вы её включите.
Как включить
Откройте Настройки рабочего пространства → Приём клиентов и найдите Согласие клиента. Установите флажок Запрашивать согласие в новых клиентских ссылках и нажмите Сохранить.
Это значение по умолчанию для ссылок, созданных с этого момента. Уже отправленные ссылки работают как прежде. Когда вы создаёте ссылку или отправляете её по почте, флажок Сначала запросить согласие клиента уже установлен, и его можно снять для этой конкретной ссылки (или установить для ссылки, пока настройка выключена). Ссылки, созданные через API, следуют настройке, если в запросе не передан requireConsent.
Что видит клиент
В ссылке, запрашивающей согласие, клиент сначала видит экран Прежде чем начать с вашим брендингом, на котором есть:
- ссылка на Уведомление о конфиденциальности, где сказано, что собирается, зачем, кто это получает и каковы его права;
- ссылка на страницу Как обрабатываются ваши данные, где описаны ваш поставщик программного обеспечения, соглашение, по которому он работает, и то, как он защищает данные;
- один флажок, в тексте которого прямо названы ответы о здоровье и судимостях, чтобы согласие было явным.
Пока клиент не согласится, ссылка больше ничего не показывает и не принимает ни ответов, ни документов, ни сообщений. Если он выберет Я не согласен(-на), ничего не записывается, а ему предлагают связаться с вами.
Обе страницы пишем мы, поэтому составлять собственное уведомление вам не нужно. В них подставляются название вашего агентства и контактные данные из Настройки рабочего пространства → Брендинг; остальной текст одинаков для всех рабочих пространств, а загрузить собственное уведомление или указать ссылку на него вместо этого нельзя. На страницах «мы» — это вы, а о нас говорится только как о «поставщике программного обеспечения». В записи о согласии каждого клиента указано, с какой версией уведомления он согласился. Прочитайте страницы, прежде чем включать согласие: вы принимаете их как своё уведомление для этих клиентов и несёте за них ответственность. Если название агентства не задано или ссылка скрывает брендинг, страницы говорят о «компании, которая отправила вам эту ссылку».
Как мы обрабатываем данные ваших клиентов от вашего имени, описано в нашем Соглашении об обработке данных. Вопросы о тексте направляйте на privacy@ds160.io.
Когда клиент согласился
Согласие запрашивается один раз на форму. Другая ссылка на ту же форму не спрашивает повторно.
В обзоре формы видно, когда клиент согласился, и адрес, на который была отправлена ссылка. Мы храним время, версию и язык уведомления и браузер клиента, но не его IP-адрес. Эндпоинт формы в API возвращает ту же запись.
Если клиент отзывает согласие
Внизу каждой страницы ссылки есть Отозвать согласие. Когда клиент отзывает согласие, его ссылка больше не может изменять форму, пока он не согласится снова, а владельцы и администраторы рабочего пространства получают письмо. Ничего не удаляется: если клиент хочет, чтобы его данные были стёрты, напишите на privacy@ds160.io, и мы удалим их в течение 30 дней. Обзор формы показывает отзыв, пока клиент не согласится снова.