Клиенты: люди, которые возвращаются

Клиенты возвращаются: продление, новая поездка, виза для супруга или детей. Клиент — это заказчик, с которым вы работаете, по одному на каждый адрес электронной почты в рабочем пространстве. Его формы могут быть для него самого или для его семьи: родитель, который подаёт на себя и троих детей, — это один клиент с четырьмя формами. Каждая его форма привязана к нему, поэтому на одной странице видны его формы, подачи и Application ID. Это руководство поможет добавить клиентов, привязать к ним формы и найти формы, которые уже относятся друг к другу.

Перед началом

• Кто может пользоваться клиентами: все участники делового рабочего пространства. Личный аккаунт держит семью вместе в разделе Моя семья.
• Что хранится о клиенте: имя, которое вы выбираете, и адрес электронной почты, который обязателен для каждого клиента. Всё остальное находится в его формах, по одной на каждого человека, за которого он подаёт.
• Один клиент на адрес электронной почты: у двух клиентов одного рабочего пространства не может быть одного адреса, в каком бы регистре он ни был написан. Адрес, с которым участник команды входит в систему, никогда не бывает адресом клиента.
• Один клиент на форму: у формы не больше одного клиента. У клиента может быть сколько угодно форм.

Клиенты и группы

Клиент — это один заказчик, за которым вы следите во времени. Группа объединяет формы, которые подаются вместе на одну поездку, например семьи или туристической группы. Они работают вместе: в группе семьи четыре формы, и если по всем ним с вами общается один из родителей, все четыре формы привязаны к этому родителю как к их клиенту.

Как добавить клиентов

1. Откройте Клиенты на боковой панели, под пунктом Группы.
2. Нажмите Новый клиент. Укажите имя и адрес электронной почты, затем нажмите Создать. Откроется страница клиента. Адрес, который уже есть у другого клиента, не принимается, и поле сообщает об этом: Этот адрес уже есть у клиента Ana Popescu. Адрес участника команды тоже не принимается: Это адрес участника команды, а не клиента.

Можно начать и с формы: в обзоре формы нажмите Привязать к клиенту, затем выберите Новый клиент для этой формы (в нём сначала стоят название формы и email клиента из формы; без адреса электронной почты его не создать) или Человек, который уже есть в клиентах. Если адрес в Новый клиент для этой формы уже принадлежит клиенту, окно сообщает: Это адрес Ana Popescu: форма будет привязана к этому клиенту., и Привязать привязывает форму к этому клиенту. На странице Новая форма DS-160 выберите человека в поле Существующий клиент в разделе Клиент или введите Email клиента (см. ниже), и новая форма будет привязана сразу после создания.

Когда форма привязана, в её обзоре появляется строка вроде Клиент: Ana Popescu · Форм: 3 с кнопками Изменить и Удалить. Удаление привязки оставляет форму и клиента без изменений. Email клиента у формы при этом тоже удаляется: это адрес клиента. Список форм показывает клиента каждой формы под её названием, а фильтр Клиент показывает формы одного клиента.

Страница клиента

На странице клиента видны все его формы, от новых к старым, с датой начала, датой подачи, классами виз, на которые подавались, и Application ID в CEAC.

Изменить меняет имя или адрес электронной почты клиента; оставить клиента без адреса нельзя, и новый адрес не может принадлежать другому клиенту или участнику команды. Архивировать скрывает его из клиентов, а его формы остаются привязанными; Показать архивные снова показывает его, а Вернуть из архива восстанавливает.

Один клиент на каждый адрес электронной почты

Каждый адрес электронной почты принадлежит не более чем одному клиенту рабочего пространства, а email клиента у формы — это адрес клиента, к которому она привязана.

• У формы без клиента адрес, введённый в карточке Клиент или в поле Email клиента на странице Новая форма DS-160, привязывает форму по этому адресу:
  • Если этот адрес уже есть у клиента, форма переходит к нему: Это адрес Ana Popescu: форма будет привязана к этому клиенту.
  • Если его нет ни у одного клиента, появляется поле Имя клиента с подписью Будет добавлен клиент с этим адресом. В карточке Клиент в нём сначала стоит название формы. На странице Новая форма DS-160 оно пустое, с названием формы в виде подсказки; если оставить его пустым, клиент получит название формы.
  • Если это адрес, с которым участник команды входит в систему (некоторые агентства вводят свой адрес, когда у заявителя его нет), форма сохраняет его без клиента: Это адрес участника команды: форма сохранит его, но без клиента.
• У привязанной формы карточка Клиент показывает адрес с подписью Из карточки клиента Ana Popescu. Если изменить его там, изменится адрес клиента, а с ним и email клиента во всех его формах: Это адрес Ana Popescu: изменив его здесь, вы измените его во всех формах этого клиента. Адрес другого клиента или участника команды не принимается. Очистить его там нельзя; его убирает Удалить в строке клиента формы.
• Изменить на странице клиента меняет email клиента во всех его формах, а Объединить даёт перенесённым формам адрес этого клиента.
• На странице Новая форма DS-160 выбор человека в поле Существующий клиент подставляет его адрес в Email клиента, где его нельзя изменить. Копия формы с тем же email клиента привязывается к клиенту исходной формы.

Как найти людей, у которых уже есть формы

Когда вы впервые открываете Клиенты, DS160.io сравнивает формы рабочего пространства и показывает те, что, похоже, заполнены для одного человека, с какими бы адресами электронной почты они ни были: тот же номер паспорта или те же имя и дата рождения. Демо-формы не учитываются.

1. Нажмите Проверить в блоке Формы, которые могут принадлежать одному человеку.
2. Для каждого предложения проверьте формы, затем нажмите Один и тот же человек, чтобы привязать их все к одному клиенту (новому или к тому, который уже есть у некоторых из них), или Разные люди. Если ни у одной из форм ещё нет клиента, Один и тот же человек открывает Новый клиент для этих форм и запрашивает имя и адрес электронной почты (сначала там стоят название самой новой формы и email клиента из форм); затем нажмите Создать и привязать формы. Если этот адрес уже принадлежит клиенту, окно сообщает: Это адрес Ana Popescu: эти формы будут привязаны к этому клиенту., и формы привязываются к этому клиенту. Отклонённое предложение больше не появится для тех же форм.
3. Нажмите Сравнить снова позже, чтобы снова сравнить формы после добавления новых.

В обзоре формы также указано, если она похожа на уже существующего клиента, с кнопкой Привязать к и именем клиента.

Сравнение читает ответы во время запуска и сохраняет только то, какие формы относятся друг к другу, но никогда не номер паспорта, имя или дату рождения, которые совпали.

Один заказчик добавлен дважды

Заказчик, который писал с двух адресов электронной почты, может оказаться двумя клиентами. На странице одного из двух клиентов нажмите Объединить и выберите другого в поле Клиент для объединения. Его формы перейдут к этому клиенту и получат его адрес, а сам он будет архивирован со ссылкой на клиента, с которым его объединили.

Решение проблем

• На боковой панели нет пункта Клиенты. Клиенты есть только в деловых рабочих пространствах. В личном аккаунте используйте Моя семья.
• Поле сообщает «Этот адрес уже есть у клиента Ana Popescu.» У каждого клиента свой адрес. Откройте Ana Popescu в разделе Клиенты и привяжите форму к нему или, если это один и тот же заказчик, нажмите Объединить.
• Поле сообщает «Это адрес участника команды, а не клиента.» Введите собственный адрес клиента. Форма без клиента может хранить адрес участника команды, но у клиента такого адреса быть не может.
• Почему два моих клиента объединились? У них был общий адрес электронной почты, когда ввели правило «один клиент на адрес». Каждая такая группа была объединена в самого старого клиента вместе с формами; остальные архивированы и помечены как объединённые, и Показать архивные находит их.
• Предложение называет двух разных людей. Нажмите Разные люди. Близнецы с одинаковыми именем и датой рождения или номер паспорта, введённый не в ту форму, могут выглядеть одинаково.
• Формы нет на странице клиента. Она привязана к другому клиенту или ни к какому. В обзоре формы нажмите Изменить или Привязать к клиенту.