Автоматические напоминания о бездействии
Автоматически напоминайте клиентам, не открывшим ссылку для заполнения, — в выбранные вами дни и своим текстом для каждого напоминания.
Когда вы отправляете клиенту ссылку для заполнения, некоторые так и не открывают её. Напоминания о бездействии делают эту работу за вас — автоматически повторно отправляют клиенту напоминание по заданному вами графику, пока он не откроет ссылку.
Предварительные требования. Это для владельцев и администраторов рабочего пространства Business. Напоминания отправляются так же, как и ссылка: через вашу почту под вашим брендом (SMTP), если вы её настроили, а если нет — от DS160.io от вашего имени. Ссылка должна быть отправлена кнопкой Отправить ссылку клиенту (ссылки, созданные иным способом, не получают напоминаний).
Включение напоминаний
Откройте Настройки рабочего пространства → Приём клиентов и найдите Напоминания о бездействии. Установите флажок, чтобы включить их — по умолчанию они выключены.
После включения добавьте одно или несколько напоминаний. Каждое напоминание — это число дней после отправки ссылки, и все они отсчитываются от этого первого письма, а не от предыдущего напоминания.
Например, напоминания на 3, 7, 10, 15 и 25 день отправляются на 3-й, 7-й, 10-й, 15-й и 25-й день после отправки ссылки. По умолчанию клиентские ссылки действуют 30 дней, поэтому 25-й день хорошо подходит для последнего напоминания. Используйте Добавить напоминание, чтобы добавить напоминание (до 30 — по одному на каждый день 30-дневной ссылки), и Удалить, чтобы убрать его, затем Сохранить. Дни сохраняются по порядку, в каком бы порядке вы их ни ввели.
Напоминание, назначенное позже стандартного срока действия ссылок в вашем рабочем пространстве (30 дней, если вы не изменили его), помечается в настройках: оно отправляется только по ссылкам, срок действия которых вы задали дольше стандартного.
Когда напоминания отправляются (а когда нет)
Напоминание отправляется только при выполнении всех условий:
- Ссылка была отправлена клиенту кнопкой Отправить ссылку клиенту.
- Клиент ни разу её не открыл — как только он открывает ссылку, все последующие напоминания прекращаются.
- Ссылка не истекла (клиентские ссылки действуют 30 дней, если вы не задали иное) и не отозвана.
- Форма ещё заполняется — напоминания прекращаются, если она завершена или архивирована.
Напоминания отправляются на тот адрес, на который изначально была отправлена ссылка, на том же языке, что и исходное приглашение, и ведут на ту же защищённую страницу заполнения (с использованием вашего пользовательского домена, если он есть). Если позже вы удалите напоминания, лишние просто прекратятся.
Если наступил срок сразу нескольких напоминаний, например потому что вы включили напоминания для ссылок, отправленных несколько недель назад, клиент получит только последнее из них, а не поток писем. Дальше график продолжается как обычно.
Настройка письма-напоминания
По умолчанию мы составляем напоминание за вас на языке вашего клиента. Чтобы отправлять собственный текст, откройте Настройки рабочего пространства → Коммуникация → Шаблоны писем клиентам, выберите Напоминание о бездействии в селекторе шаблонов и отредактируйте тему и текст. Если в поле Напоминание выбрано Все напоминания, это письмо отправляется с каждым напоминанием.
Отдельное письмо для напоминания
У каждого напоминания может быть свой текст, поэтому напоминание на 3-й день и последнее напоминание перед истечением ссылки могут звучать по-разному. Под каждым напоминанием в разделе Напоминания о бездействии нажмите Изменить письмо: откроется редактор шаблонов, где в поле Напоминание уже выбрано это напоминание (например, Напоминание 2 · день 7). Напишите тему и текст и нажмите Сохранить. После этого в строке напоминания указано, на каких языках у него есть собственное письмо.
Изменить письмо появляется после сохранения графика, поэтому сначала сохраните новые или изменённые напоминания. При удалении напоминания удаляется и его собственное письмо; при изменении дня оно сохраняется.
Для каждого напоминания мы используем первое из следующих писем, которое есть на языке клиента:
- Собственное письмо этого напоминания.
- Письмо для варианта Все напоминания.
- Наш встроенный текст.
Чтобы напоминание перестало использовать собственное письмо на каком-то языке, откройте его в редакторе и нажмите Использовать письмо для всех напоминаний.
Шаблоны задаются для каждого языка и используют те же переменные, что и письмо со ссылкой для заполнения — {{clientLink}} (обязательна в тексте), {{expiryDate}}, {{agencyName}}, {{formName}} и {{customerEmail}}. Редактор показывает предпросмотр в реальном времени, и вы можете отправить тестовое письмо себе. Полное руководство по редактированию шаблонов см. в разделе Отправка клиентам ссылки для заполнения.