Отправка клиентам ссылки-приглашения

В каждой форме можно хранить адрес e-mail клиента, к которому она относится. После того как адрес указан, вы можете в один клик отправить этому клиенту его защищённую ссылку-приглашение — с адреса вашего агентства, если вы его подключили, а если нет — от DS160.io от вашего имени — и в одном месте просматривать всё, что было отправлено по этой форме.

Предварительные условия. Этот процесс предназначен для владельцев и администраторов рабочего пространства Business. Чтобы отправить ссылку, в форме должен быть указан e-mail клиента. Отправка писем под вашим брендом (SMTP) необязательна: с ней письмо уходит с вашего собственного адреса, а не с адреса DS160.io.

Укажите e-mail клиента

Откройте форму и найдите поле E-mail клиента в обзоре формы. Нажмите карандаш для редактирования, введите адрес клиента и сохраните (Enter — сохранить, Escape — отменить). Адрес должен быть корректным e-mail; отправьте пустое значение, чтобы очистить его.

После сохранения адрес также отображается небольшой меткой в строке формы в вашем списке форм, чтобы вы сразу видели, к каким формам привязан клиент.

Отправьте ссылку-приглашение

Когда e-mail клиента указан, рядом появляется кнопка Отправить ссылку клиенту. Если вы не подключили письма под вашим брендом, под кнопкой появляется пометка о том, что письмо будет отправлено от DS160.io от вашего имени.

Нажмите её, подтвердите в диалоге — и платформа отправит вашему клиенту защищённую ссылку-приглашение. Это письмо:

• От вашего агентства — отправлено через ваш SMTP-сервер, с настроенными вами именем и адресом отправителя. Без настроек SMTP оно приходит с адреса support@ds160.io с именем отправителя «Ваше агентство via DS160.io», ответы идут на ваш контактный e-mail для писем под вашим брендом (а если он не указан — на e-mail владельца рабочего пространства), а строка внизу письма сообщает, что DS160.io отправил его от вашего имени. При такой отправке рабочее пространство может отправлять до 200 писем клиентам в день, включая напоминания и тестовые письма; для вашего собственного SMTP-сервера такого ограничения нет.
• Простое текстовое сообщение со ссылкой вида …/client-intake/<form>?token=…. Если вы настроили пользовательский домен, ссылка использует его.
• На языке вашего клиента — письмо и форма приёма используют язык ссылки для клиента по умолчанию, заданный в рабочем пространстве (Настройки рабочего пространства → Приём клиентов), чтобы сообщение соответствовало форме, которую видит клиент.

Ссылка действует столько дней, сколько задано по умолчанию в вашем рабочем пространстве: 30, если вы не изменили это значение. Если она истекла, в любой момент отправьте новую. Во время отправки кнопка показывает Отправка…, а затем Ссылка отправлена по завершении.

Измените срок действия ссылок

Новые ссылки для клиентов действуют 30 дней, если вы не измените это значение. Чтобы задать свой срок по умолчанию, откройте Настройки рабочего пространства → Приём клиентов, введите число дней от 1 до 365 в поле Срок действия ссылки клиента по умолчанию и нажмите Сохранить.

Срок по умолчанию применяется везде, где на платформе создаётся ссылка:

• Ссылка, отправленная кнопкой Отправить ссылку клиенту, действует это число дней.
• На страницах Создать ссылку для клиента и Новая форма DS-160 поле Истекает через (дни) изначально равно сроку по умолчанию, и для конкретной ссылки можно указать другое число.

Изменение срока по умолчанию касается только ссылок, созданных после него: уже отправленная ссылка сохраняет срок, с которым была создана. Ссылки, созданные через API, всегда указывают собственный expiresInDays, поэтому срок по умолчанию к ним не применяется.

Если вы используете напоминания о неактивности, ставьте последнее не позже срока по умолчанию. Напоминание после него отмечается в настройках и доходит только до клиентов, чья ссылка была создана с более долгим сроком.

Настройте шаблон письма

По умолчанию мы составляем письмо-приглашение за вас. Чтобы отправлять собственный текст, откройте Настройки пространства → Коммуникация → Шаблоны писем для клиентов (Владелец/Администратор, бизнес-пространства). Шаблоны — это простой текст, и вы можете редактировать как тему, так и текст.

Шаблоны задаются для каждого языка. Выберите язык, напишите тему и текст и сохраните. При отправке ссылки мы используем ваш шаблон для языка ссылки-приглашения, заданного по умолчанию в вашем пространстве. Если для этого языка шаблона нет, мы используем наш встроенный шаблон на том же языке — но никогда ваш шаблон с другого языка.

Вставьте эти переменные в тему или текст, и мы заменим их при отправке письма:

• {{clientLink}} — защищённая ссылка-приглашение. Обязательна в тексте; без неё шаблон сохранить нельзя.
• {{expiryDate}} — дата окончания действия ссылки цифрами в формате языка клиента: 30.06.2026 на русском, 06/30/2026 на английском. Без названия месяца, поэтому ничего не остаётся непереведённым.
• {{agencyName}} — название вашего агентства.
• {{formName}} — название анкеты.
• {{customerEmail}} — адрес электронной почты клиента.

По мере ввода редактор показывает предпросмотр с примерными значениями. Нажмите Сбросить к шаблону по умолчанию, чтобы удалить ваш шаблон для выбранного языка и вернуться к нашему встроенному тексту.

Просматривайте отправленное

Откройте Письма из обзора формы, чтобы увидеть историю писем формы по адресу …/forms/<form>/emails. Вы получите хронологический список всех писем, отправленных по этой форме, — получатель, тип, тема и время отправки, — и можете нажать на любую запись, чтобы прочитать текст сообщения.

Этот журнал включает отправленные вами ссылки-приглашения, а также уведомления формы от платформы (например, «готово к проверке» и сообщения об активности клиента). Он доступен только владельцу/администратору и ограничен вашим рабочим пространством и формой — он никогда не показывает письма других рабочих пространств или платформы.