Ne saisissez pas de données personnelles, comme le nom d'un client.
Importer un DS-160 depuis Docketwise
Imprimez en PDF le formulaire intelligent DS-160 d'un client depuis Docketwise avec les bons réglages de Chrome, envoyez-le, vérifiez ce qui a été repris et corrigez un import qui échoue.
Vous transférez des dossiers depuis Docketwise ? Commencez un formulaire à partir du DS-160 que vous y avez déjà, au lieu de tout ressaisir. Vous imprimez en PDF le formulaire intelligent DS-160 du client, vous l’envoyez, et vous voyez ce qui sera importé avant que le formulaire soit créé. Le formulaire s’ouvre ensuite avec les réponses du client déjà en place, prêt à être vérifié, envoyé au client ou déposé électroniquement.
Avant de commencer
- Un espace de travail professionnel. L’import depuis Docketwise n’est proposé que dans les espaces de travail professionnels.
- Chrome sur un ordinateur. L’import lit la mise en page d’un PDF enregistré avec Enregistrer au format PDF de Chrome.
- Les réponses du client remplies dans le formulaire sur Docketwise. L’import ne lit que ce que l’impression montre.
- Un crédit de formulaire. Créer le formulaire en utilise un, comme n’importe quel autre formulaire.
Si Docketwise a déjà créé la demande sur le CEAC, vous pouvez plutôt la reprendre depuis le CEAC avec son Application ID : voir Importer un DS-160 depuis le CEAC.
1. Imprimer le DS-160 depuis Docketwise
- Dans Docketwise, ouvrez le formulaire intelligent DS-160 du client à son étape de collecte (Intake).
- Ouvrez le menu des actions (l’icône d’imprimante) et choisissez Print questions. Cochez Select all : Print questions n’imprime que les questions cochées, et un PDF qui n’en contient qu’une partie n’importe que celles-ci. La version imprimable s’ouvre dans un nouvel onglet.
- Dans cet onglet, lancez l’impression et choisissez Enregistrer au format PDF. Utilisez Chrome et, dans Plus de paramètres, activez Graphiques d’arrière-plan : sans cela, les réponses choisies avec des boutons et des cases à cocher n’apparaissent pas dans le PDF.
Les réglages d’impression qui comptent
| Réglage | Choix | Pourquoi |
|---|---|---|
| Print questions | Select all | Seules les questions cochées sont imprimées, donc seules celles-ci peuvent être importées. |
| Navigateur | Chrome | L’import lit la mise en page que Chrome donne à la page. |
| Destination | Enregistrer au format PDF | Une imprimante PDF, comme Microsoft Print to PDF, enregistre une mise en page que l’import ne sait pas lire. |
| Graphiques d’arrière-plan | Activé, dans Plus de paramètres | Sans cela, les réponses choisies avec des boutons et des cases à cocher manquent dans le PDF. |
| Tout le reste | Laissez le format du papier, les marges et l’échelle tels quels | L’import lit les mises en page habituelles de Chrome, y compris une page réduite pour tenir. |
2. Envoyer le PDF
Sur l’écran Formulaires, cliquez sur Nouveau formulaire DS-160, choisissez Importer depuis Docketwise et déposez le PDF dans la zone d’envoi, ou sélectionnez-le. Les PDF jusqu’à 25 Mo sont acceptés.
- Si le PDF ne contient qu’une partie du DS-160, la page indique les onglets Docketwise qui n’y figurent pas. Imprimez de nouveau les questions avec Select all, ou créez le formulaire à partir de ce PDF et remplissez le reste plus tard.
- Si le PDF n’indique pas le motif du voyage, choisissez le visa. Sans cela, les réponses des pages propres au visa, comme les pages du visa E, seraient laissées de côté. Il est enregistré dans le formulaire comme motif du voyage, que vous pourrez modifier ensuite.
3. Vérifier ce qui sera importé
Avant toute création, la page lit le PDF et vous montre :
- Vérifiez qu’il s’agit du bon demandeur : le nom, la date et le lieu de naissance, la nationalité, le passeport, le visa, l’adresse du domicile, l’e-mail, le téléphone et la situation familiale, tels qu’ils seront enregistrés.
- Réponses par section : combien de réponses vont dans chaque section du formulaire.
- À vérifier après l’import : les réponses importées à regarder, par exemple une réponse longue que l’impression de Docketwise a tronquée.
- Non importé : les réponses qui n’ont pas pu être reprises, regroupées par motif.
| Motif | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Illisible tel qu’imprimé | L’impression ne contient pas de valeur utilisable : un numéro de sécurité sociale masqué en XXX-XX-1234, une date connue seulement au mois ou à l’année, ou un nom complet saisi tout en majuscules ou tout en minuscules, si bien que les noms de famille ne se distinguent pas des prénoms. Saisissez-les à la main. |
| Aucune option du DS-160 ne correspond | La réponse indique un choix que le DS-160 ne propose pas. |
| Question non reconnue | Une question que l’import ne connaît pas encore. |
| Non demandé pour cette demande | Le DS-160 ne la pose que pour d’autres types de visa ou d’autres réponses, par exemple un numéro de pétition sur un E-2. |
| Non demandé sur le DS-160 | Docketwise le recueille, pas le DS-160 : les enfants, l’adresse d’un parent, plusieurs questions de sécurité que le Département d’État a supprimées. |
Le nom du formulaire est rempli avec le nom du demandeur, sauf si vous en avez saisi un. Les réponses sont enregistrées en majuscules, comme le fait l’éditeur du formulaire. Cliquez sur Créer le formulaire pour le créer.
4. Après l’import
L’aperçu du formulaire affiche une bannière Importé depuis Docketwise avec la date et le nom du fichier, Télécharger le PDF d’origine et Voir le rapport d’import. La page du rapport liste les réponses à vérifier, chacune reliée à sa section, et tout ce qui n’a pas été importé. Le PDF d’origine reste avec le formulaire et chaque téléchargement est consigné dans l’historique du formulaire. Dans l’historique des champs, chaque réponse importée apparaît comme créée par la personne qui a lancé l’import, avec la mention Importé depuis Docketwise.
Les réponses à compléter à la main
Ouvrez Voir le rapport d’import et traitez-le avant le dépôt électronique :
- À vérifier après l’import : ouvrez chaque réponse depuis son lien et comparez-la avec Docketwise, par exemple une réponse longue que l’impression a tronquée.
- Illisible tel qu’imprimé : saisissez ces réponses, comme le numéro de sécurité sociale complet ou une date exacte.
- Tout ce que le DS-160 demande et que Docketwise n’a pas recueilli : l’aperçu du formulaire marque une section comme incomplète tant que ses questions obligatoires n’ont pas de réponse. Remplissez-les vous-même, ou envoyez au client son lien pour qu’il les termine : voir Envoyer aux clients leur lien d’accueil.
Lorsque toutes les sections sont complètes, le formulaire est prêt à être relu et déposé électroniquement comme n’importe quel autre : voir Examiner les réponses d’un client.
Dépannage
Si le PDF ne peut pas être importé, la page en indique la raison. Chaque message, et que faire :
| La page indique | Que faire |
|---|---|
| Ce fichier n’est pas un PDF | Envoyez le PDF que vous avez enregistré depuis Docketwise, pas une capture d’écran ni un fichier Word. |
| Ce PDF est trop volumineux pour être importé | La limite est de 25 Mo. Un DS-160 enregistré avec Enregistrer au format PDF de Chrome est bien plus léger ; un fichier de cette taille est en général un scan, qui ne peut pas être importé non plus. |
| Ce PDF est protégé par un mot de passe | Enregistrez-le de nouveau depuis Docketwise sans mot de passe et envoyez ce fichier. |
| Ce PDF n’a pas pu être ouvert | Le fichier semble endommagé ou incomplet, souvent à cause d’un téléchargement interrompu. Enregistrez-le de nouveau et envoyez le nouveau fichier. |
| Ce PDF contient des images des pages et non leur texte | C’est un scan, une photo, ou une imprimante PDF a enregistré les pages en images. Imprimez de nouveau les questions et enregistrez la page avec Enregistrer au format PDF de Chrome. |
| Ce PDF n’est pas un DS-160 imprimé depuis Docketwise | Il n’a pas de titre « DS-160 for … ». Ouvrez le DS-160 du client à son étape Intake, choisissez Print questions et enregistrez cette page. |
| Ce DS-160 n’a pas été enregistré avec « Enregistrer au format PDF » de Chrome | Imprimez de nouveau les questions dans Chrome et choisissez Enregistrer au format PDF comme destination, pas une imprimante PDF comme Microsoft Print to PDF. |
| Nous n’avons pu lire aucune réponse dans ce PDF | En général, seules certaines questions étaient cochées dans Print questions. Imprimez de nouveau avec Select all. |
| Aucune réponse n’a pu y être lue | Le formulaire dans Docketwise est vide. Vérifiez que les réponses du client y sont remplies, puis imprimez de nouveau les questions. |
| Une mise en page que l’import ne sait pas encore lire | L’imprimer de nouveau ne devrait pas aider. Nous sommes prévenus quand un import échoue, afin de pouvoir prendre en charge cette mise en page. Pour l’instant, créez le formulaire sans l’importer. |
| Le PDF n’a pas pu être lu. Réessayez. | Un problème est survenu de notre côté. Envoyez de nouveau le PDF dans une minute. |
Un PDF dont l’import échoue est conservé, chiffré, pendant 30 jours afin que nous puissions adapter l’import à sa mise en page, puis il est supprimé.
PDF pris en charge et non pris en charge
| S’importe | Ne s’importe pas |
|---|---|
| Un formulaire intelligent DS-160 imprimé avec Print questions et enregistré avec Enregistrer au format PDF de Chrome | Un scan ou une photo des pages imprimées |
| Le même avec seulement certains onglets cochés : seuls ces onglets s’importent, et la page indique ceux qui manquent | Un PDF enregistré par une imprimante PDF, comme Microsoft Print to PDF |
| Une page réduite pour tenir lors de l’impression | Un PDF protégé par un mot de passe |
| Tout type de visa proposé par le DS-160, y compris les pages E-1 et E-2 | D’autres formulaires et questionnaires Docketwise, ou un DS-160 venant d’un autre outil |