Démarrage rapide pour les cabinets d'immigration

Ce guide accompagne un cabinet d’immigration de l’inscription à son premier DS-160 déposé, en conservant la relecture de l’avocat : nous remplissons le DS-160 officiel, et votre avocat le vérifie sur le CEAC puis le signe sur place. Si vos dossiers sont aujourd’hui dans Docketwise, vous reprenez ceux en cours à partir de leurs PDF au lieu de tout ressaisir. Votre premier formulaire est offert.

Avant de commencer

• Qui s’en charge : la personne qui s’inscrit devient le Propriétaire de l’espace de travail. Choisissez celle qui détiendra la carte enregistrée, en général l’avocat associé gérant ou le responsable administratif du cabinet.
• Une carte : un espace de travail professionnel a besoin d’une carte enregistrée pour être actif. Rien n’est débité à l’inscription, et le premier formulaire que vous créez est offert. Voir Mode de paiement et votre premier formulaire offert.
• Les comptes de votre équipe : chaque personne que vous ajoutez doit avoir son propre compte DS160.io.
• Un dossier en cours pour essayer : un PDF de DS-160 issu de Docketwise, ou l’Application ID d’un DS-160 déjà sur le CEAC.

1. Inscrivez votre cabinet

Ouvrez le formulaire d’inscription professionnelle, ou cliquez sur Testez gratuitement votre prochain DS-160 sur la page cabinets d’immigration. Renseignez :

• Nom du cabinet ou de l’agence : affiché à vos clients comme le nom derrière leur formulaire et leurs e-mails.
• Nom de l’espace de travail : ce que votre équipe voit dans DS160.io.
• Qu’est-ce qui vous décrit le mieux ? : choisissez Cabinet d’immigration.
• DS-160 attendus par mois, ainsi que l’e-mail et le mot de passe du Propriétaire.

Saisissez le code à 6 chiffres que nous vous envoyons par e-mail, puis ajoutez une carte sur l’écran de facturation qui suit. L’espace de travail est actif dès que la carte est enregistrée.

2. Ajoutez vos avocats et assistants juridiques

Ouvrez Paramètres de l’espace de travail → Équipe et accès, cliquez sur Ajouter un membre, saisissez l’e-mail d’un collègue et choisissez un rôle. Il n’y a pas de frais par utilisateur.

Attribuez chaque formulaire à la personne qui suit le dossier, pour que les messages du client lui parviennent. Voir Membres de l’équipe.

3. Gardez la relecture de l’avocat avant la signature

La signature d’un DS-160 est irréversible : la plupart des cabinets font donc vérifier la demande par un avocat avant son dépôt. Ouvrez Paramètres de l’espace de travail → Dépôt électronique, activez S’arrêter avant la signature sous Relecture avant signature, puis cliquez sur Enregistrer. Chaque soumission s’arrête alors sur la page Signer et soumettre du CEAC avec le statut Prêt à signer, accompagnée d’un PDF de toutes les pages, pour que l’avocat la relise et la signe sur ceac.state.gov.

Voir Relire un DS-160 sur le CEAC avant la signature.

4. Répondez une seule fois aux questions du cabinet

Sur la même page Dépôt électronique, définissez les réponses identiques sur tous les formulaires :

• Valeurs par défaut du préparateur : le nom et l’adresse de votre cabinet, le nom du préparateur et son lien avec le demandeur. La section du préparateur du DS-160 disparaît alors des formulaires des clients, et nous la remplissons. Voir Valeurs par défaut du préparateur de la demande.
• Réponse à la question de sécurité : une réponse aléatoire pour chaque formulaire, ou une seule réponse que votre cabinet utilise pour tous ses clients. Voir Réponse à la question de sécurité.

5. Reprenez vos dossiers en cours

Sur l’écran Formulaires, cliquez sur Nouveau formulaire DS-160 et choisissez le point de départ du formulaire :

• Importer depuis Docketwise : imprimez en PDF le formulaire intelligent DS-160 du client depuis Docketwise, puis envoyez-le. Voir Importer un DS-160 depuis Docketwise.
• Importer depuis le CEAC : relisez un DS-160 déjà commencé ou déposé sur le CEAC grâce à son Application ID. Voir Importer un DS-160 depuis le CEAC.
• Une copie d’un formulaire : pour un client qui revient et dont le formulaire précédent est déjà dans DS160.io.

Chaque import montre ce qui sera repris avant la création du formulaire, et indique ce qu’il faut vérifier ensuite.

6. Recueillez les réponses des nouveaux clients

Pour un nouveau client, partez d’Un formulaire vierge, saisissez l’e-mail du client et laissez cochée la case Envoyer un lien au client par e-mail dès la création du formulaire. Le client répond dans sa langue, sur un lien sécurisé de votre cabinet, et votre équipe lit les réponses en anglais. Vous pouvez d’abord lui demander son consentement à un avis de confidentialité au nom de votre cabinet, et le relancer automatiquement s’il n’ouvre pas le lien.

Voir Envoyer aux clients leur lien d’accueil et Demander le consentement des clients.

7. Relisez, déposez et conservez la trace

1. Lorsque le client a terminé, les propriétaires et administrateurs reçoivent un e-mail Prêt pour révision. Ouvrez le formulaire, lisez les réponses à côté de leur version anglaise et corrigez ce qui doit l’être. Voir Examiner les réponses d’un client.
2. Cliquez sur Voir les soumissions, choisissez l’ambassade ou le consulat et cliquez sur Nouvelle soumission. Nous remplissons chaque page sur le CEAC et saisissons ses codes de sécurité ; ce n’est que si le CEAC refuse le nôtre que nous vous écrivons pour que vous en saisissiez un.
3. La soumission s’arrête avec le statut Prêt à signer. L’avocat lit le PDF, ouvre la demande sur ceac.state.gov à l’aide des Détails de la soumission et la signe sur place.
4. Conservez la page de confirmation du CEAC dans le dossier du client. Télécharger le PDF sur le formulaire produit un PDF numéroté de ses réponses au nom de votre cabinet. Voir Télécharger un formulaire en PDF.

Résultat attendu

Votre équipe travaille dans un seul espace de travail, les informations du préparateur et la réponse de sécurité du cabinet sont définies une fois pour toutes, les dossiers en cours sont importés et chaque DS-160 attend l’avocat avec le statut Prêt à signer. Si une soumission s’arrête pour une autre raison, voir Corriger une soumission qui n’a pas abouti.

Étapes suivantes

• Mettez votre logo et votre nom sur les liens et e-mails envoyés aux clients dans Paramètres de l’espace de travail → Identité visuelle.
• Servez les liens client sur le domaine de votre cabinet : Domaines personnalisés.
• Envoyez les e-mails aux clients depuis l’adresse de votre cabinet : E-mail en marque blanche (SMTP).
• Regroupez les formulaires d’une même famille : Groupes de formulaires.